SAP-Add-ons von inPuncto: Zusatzfunktionen für das SAP-System

SAP-Add-ons kommen immer dann zum Einsatz, wenn die umfangreichen Standardfunktionen eines SAP-Systems die Anforderungen der Anwender nicht mehr erfüllen. Dank SAP-Add-ons lässt sich ein bereits vorhandene SAP-System nämlich ganz gezielt um genau diese Zusatzfunktionen erweitern – und zwar ohne neue Systeme oder Datenbanken zu implementieren. Im Gegensatz zu sogenannten Plug-ins werden Add-ons tief in bereits vorhandene Systeme integriert und benötigen keine Schnittstellen zu anderen Systemen.

SAP-Add-ons von inPuncto

Mit den SAP-Add-ons von inPuncto lassen sich bereits vorhandene SAP-Systeme erweitern, um dokumentenbasierte Geschäftsprozesse zu automatisieren. Die Lösungen reichen hierbei von der Dokumenterfassung über den Workflow bis hin zur Archivierung.

Capture Software für Papier- und elektronische Dokumente

Die Scanner-Software biz²Scanner verbindet beliebige Dokumentenscanner mit dem SAP-System. Dank der nahtlosen Scanneranbindung lassen sich Dokumente in nur einem Arbeitsschritt direkt in das SAP-System überführen. So können z.B. sensible Unterlagen (z.B. Personaldokumente) direkt am Arbeitsplatz mit dem Dokumentenscanner erfasst und automatisch einem Business-Objekt zugeordnet werden. Die SAP-Scanner-Software lässt sich auch als Capture-Client im Rahmen von hochvolumigen Posteingangs- & Dokumentenverarbeitungs-Szenarien einsetzen.

SAP-Add-on für die automatische Posteingangsverarbeitung

Das serverbasierte SAP-Add-on biz²ScanServer zur Posteingangsverarbeitung & Dokumentenverarbeitung verfügt über mehrere Eingangskanäle (z.B. für Scans, Files, E-Mails, XMLs etc.), d.h. der Posteingangsverarbeitungs-Server von inPuncto ist im Rahmen der Eingangskanäle flexibel und nicht auf ein bestimmtes Format fixiert. Die Aufgaben des Posteingangsverarbeitungs-Servers ist es die eingescannten Dokumente oder elektronischen Dokumente nach SAP zu bringen, diese dort zu bearbeiten, mit den jeweiligen Business-Objekten zu verknüpfen und zu archivieren.

Workflow-Tool zur Steuerung von Prüfungs- und Freigabeprozessen

Elektronische Workflows zur Dokumentenprüfung & Dokumentenfreigabe können mit dem SAP-Add-on biz²DocumentControl realisiert werden. Mit dem Workflow-Management-Tool lassen sich in Abhängigkeit vom Inhalt des Dokuments automatisch elektronische Workflows zur Dokumentenfreigabe initiieren und zielgerichtet steuern, sodass die relevanten, erforderlichen Prozessbeteiligten gemäß des Genehmigungsverfahren am elektronischen Workflow beteiligt werden. Dies ist auch für Nicht-SAP-User oder von unterwegs via Web oder E-Mail, sogar via E-Mail ohne Internet-Verbindung möglich, z.B. im Flugzeug oder im Zug.

SAP-Add-on zu Einbindung von E-Mails und MS-Office

Mit dem SAP-Add-on biz²Office lassen sich Dokumente und Inhalte bidirektional zwischen SAP und MS-Office synchronisieren. Das Add-on bildet beide Welten ab: Werden Daten in Microsoft-Office oder SAP geändert, so werden sie im jeweils anderen System automatisch aktualisiert. Das Tool eignet sich außerdem zur automatischen Erzeugung von Microsoft Word-Dokumente mit Daten aus SAP (z.B. personalisierte Mitarbeiteranschreiben). Diese lassen sich mit wenigen Klicks automatisch erstellen und direkt mit aktuellen Daten aus SAP befüllen.

SAP-Add-on zur Visualisierung von elektronischen Akten

Mit dem Dokumentenbrowser biz²Explorer lassen sich elektronische Aktenstrukturen als "eAkte" direkt in SAP abbilden. Das heißt, dass Informationen nicht mehr mühsam durch unzählige Transaktionssprünge in SAP zusammengesucht werden müssen, sondern dass sich diese direkt im SAP-Interface strukturiert anzeigen lassen. So lassen sich alle businessrelevanten Objekte sowie deren Abhängigkeiten und Verknüpfung zu Dokumenten verwalten.

SAP-Dokumenten-Viewer

Anders als Plug-in-Viewer, bei denen sich die Anwender komplett außerhalb der SAP-Business-Logik und den jeweiligen Berechtigungen befinden, ist der SAP-Dokumentenviewer biz²Viewer von inPuncto tief in SAP integriert und wird auch von SAP aus gesteuert, sodass entsprechende Berechtigungen für die Dokumentbetrachtung und -bearbeitung übernommen werden können. Dies ist besonders in sensiblen Bereichen von Unternehmen und Organisationen von großer Bedeutung, z.B. im Personalbereich.

SAP-Add-on für die Archivierung

Die SAP-Archiv-Software biz²Archiver von inPuncto ist SAP-zertifiziert und deckt alle Ablage- und Archivierungsformen ab. Im Gegensatz zu einem Content-Server ist das inPuncto Archiv ein gesetzeskonformes SAP-Archiv, das auch zur vollständigen Komprimierung und Verschlüsslung von Daten und Dokumenten dient. Mit dem inPuncto-Zusatzmodul für Crypto- bzw. Verschlüsselungstechniken wird eine normale Festplatte zu einem WORM-fähigen Medium.

Dank der inPuncto Add-ons lässt sich ein bereits vorhandenes SAP-System gezielt um Zusatzfunktionen zur automatischen Dokumentenverarbeitung, Dokumentenerzeugung und Dokumentenarchivierung erweitern. Da die Software modular und flexibel ist, können die einzelnen Tools auch miteinander kombiniert und kundenspezifisch angepasst werden.

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PEGASOS wird zentrales ECM-System im Klinikum Braunschweig

In einem umfangreichen Ausschreibungsverfahren des Städtischen Klinikums Braunschweig (SKBS) konnte die Marabu EDV-Beratung und -Service GmbH mit ihrem PEGASOS ECM-System mehrfach überzeugen. Sie erhielt den Zuschlag für die Einführung einer IHE-konformen und revisionssicheren Archivierungsplattform für den medizinischen und den administrativen Bereich sowie für die Implementierung eines digitalen Vertragsmanagements. Bestandteil des Auftrages ist außerdem die Ablösung des bestehenden Archivsystems.

In einem ersten Schritt werden die Altdaten mit Signaturen und Zeitstempeln migriert. Die bestehenden Archivfunktionalitäten werden übernommen und durch neue Module und Ausbaustufen zu einer ganzheitlichen klinischen und administrativen ECM-Plattform erweitert. Zentrales Ziel im medizinischen Bereich ist der Aufbau einer eigenen IHE-Affinity-Domain, in der sämtliche im PEGASOS-Archiv zusammengeführten Daten standardisiert auf Basis von IHE-Profilen kommuniziert werden können. „Hier konnte Marabu mit seiner IHE-Kompetenz aus diversen erfolgreich umgesetzten Projekten punkten“, erläutert Reinhard Harweg, Chief Information Officer des Klinikums Braunschweig.

Die Patientendokumente kommen aus KIS, PACS und diversen Subsystemen ins Archiv, bei Bedarf IHE-enabled durch PEGASOS. Dazu wird das ECM-System innerhalb der IHE-Domain die Rollen Repository, Registry, Consumer und Source abbilden und auch ein Master-Patient-Index und XCA-Gateway stehen zur Verfügung. Neben der IHE-Konformität unterstützt PEGASOS die qualifizierte elektronische Signatur und Zeitstempelung der Patientendokumente. Damit ist das Klinikum bestens gerüstet für die zunehmende Digitalisierung und Vernetzung im Gesundheitswesen.

Im administrativen Bereich wird das neue PEGASOS Vertragsmanagement für eine einheitliche Ablage und Verwaltung aller Verträge des SKBS sorgen. Dadurch sind Verträge schneller auffindbar, Fristen und Vertragslaufzeiten können einfach überwacht und ein übergreifendes Reporting realisiert werden. „Mit diesem Schritt können wir sowohl etwas für unsere Wirtschaftlichkeit tun als auch unsere Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit entlasten“, freut sich Geschäftsführer Dr. Andreas Goepfert, Klinikum Braunschweig.

Eine Herausforderung des Projektes wird auch die Unterstützung bei der Zertifizierung vom Bundesamt für Informationstechnik (BSI) nach ISO 27001 BSI Grundschutz, die im Zusammenspiel mit dem PEGASOS ECM-System erneuert werden muss. Hier gilt es höchsten Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit zu genügen. Doch Harweg ist angesichts von Marabus qualitativ hochwertiger Ausschreibungsbearbeitung und der bisherigen Projekterfahrung überzeugt, dass diese große Aufgabe gemeinschaftlich erfolgreich gelöst werde.

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LIB-IT baut Vertriebspartnernetz aus

Mit FILERO hat die LIB-IT DMS GmbH aus Pleidelsheim ein erstklassiges Enterprise Information Management System (EIMS) am Markt etabliert, das Unternehmen und Organisationen in allen Aspekten der Digitalen Transformation unterstützt, die mit Daten und Dokumenten zu tun haben: von der Eingangspost über die elektronische Ablage bis hin zur GoBD-konformen Archivierung und Big Data.

„Ideale Vertriebspartner für FILERO sind Systemhäuser, die ihren Kunden unser EIMS als Supplement oder Archivierungskomponente im Zusammenspiel mit Standardsoftware wie ERP- oder FiBu-Systemen oder auch branchenspezifischer Spezialsoftware anbieten können“ erläutert Dagmar Causley, Geschäftsführende Gesellschafterin der LIB-IT DMS GmbH.

Da FILERO ein universelles System ist, können auf diese Weise bei den Bestandskunden der Systemhäuser vielfach drängende Probleme gelöst werden, ohne dafür viele verschiedene Softwarepakete einsetzen zu müssen. Mit FILERO lassen sich Themen wie Vertragsmanagement, Wiedervorlage (mit Versand von Erinnerungsmails), Digitale Personalakte, Firmenwagenverwaltung, Verwaltung von Marketingaktivitäten, Projekt- und Qualitätsmanagement u.v.a.m. leicht, flexibel und schnell in adaptierte Applikationen umsetzen, die kunden- oder branchenspezifisch ausgelegt sein können.

„Als Vertriebspartner sind aber natürlich auch Consultants oder Softwareberater willkommen, die im Kundenauftrag Software für Stammdatenmanagement, digitale Akte und Archivierung, Dokumenten- und E-Mail-Management, Vertragsmanagement oder Workflow suchen“ ergänzt Dagmar Causley.

Alle Vertriebspartner können, sofern sie dies möchten, nach entsprechenden Trainings FILERO Systeme in eigener Verantwortung implementieren und konfigurieren, wodurch sie ihren Kunden als alleiniger Ansprechpartner einen kompletten Rundumservice inklusiver aller Dienstleistungen aus einer Hand anbieten können.

Bei LIB-IT erhalten die Partner neben Kundenschutz und fairen Einkaufskonditionen natürlich auch Unterstützung in den Bereichen Marketing und Vertrieb.

Bei der CEBIT in Hannover haben Interessenten für eine Vertriebspartnerschaft vom 12. –  15. Juni 2018 die Gelegenheit, sich direkt mit Dagmar Causley über die Möglichkeiten einer Kooperation zu unterhalten. Sie finden die LIB-IT DMS GmbH in Halle 13 am Stand C49 (bei InterSystems).

Alle, die nicht die Möglichkeit haben die CEBIT zu besuchen, können gerne direkt per Mail an dcausley@lib-it.de Kontakt aufnehmen.

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Vorteile von SAP-DMS-Lösungen für das Management

Das manuelle Scannen, Zuordnen, Archivieren und Bearbeiten eingehender Dokumente ist zeitintensiv, aufwendig und fehleranfällig. Mit den SAP-Add-on-Produkten von inPuncto kann ein bereits vorhandenes SAP-System um zusätzliche Automatisierungsfunktionen für alle dokumentenbasierte Prozesse erweitert werden. Die Bearbeitung wird dadurch beschleunigt, Fehler reduziert und es wird eine hohe Transparenz bei geringerem Aufwand geschaffen.

Die SAP-DMS-Lösungen von inPuncto sorgen für einen schnellen ROI

Die SAP-Zusatzsoftware von inPuncto ist schlank, modular und flexibel erweiterbar. Das hat den Vorteil, dass Unternehmen nur in die Softwarekomponenten investieren müssen, die sich für die jeweiligen Unternehmensprozesse lohnt. Das beste: Die inPuncto SAP-Add-on-Lösungen lassen sich zusätzlich zu den umfangreichen branchenneutralen Standardfunktionen auch individuell auf spezifische Brachen- und Unternehmensbedürfnisse anpassen – und das alles bei einer transparenten und moderaten Lizenzpolitik sowie geringen Anschaffungskosten. In Verbindung mit den kurzen Einführungszeiten, der hohen Akzeptanz bei den Anwendern aufgrund der intuitiven Bedienung und einem minimalen Schulungsbedarf amortisieren sich die Anschaffungskosten dank der gesparte Zeit durch die Prozessautomatisierung sehr schnell. Mit den nahtlos integrierbaren Lösungen für das Dokumentenmanagement in SAP können vorhandene SAP-Lizenzen optimal ausgenutzt werden und die Anschaffung von teuren Drittsystemen und Infrastrukturen ist überflüssig.

Synergieeffekte dank der SAP-DMS-Lösungen von inPuncto

Jedes inPuncto Add-on-Produkt lässt sich außerdem modulübergreifend für mehrere Anwendungsbereiche nutzen und gemeinsam mit anderen Produkten für vielfältige Lösungen einsetzen. Der Posteingangsverarbeiter eignet sich beispielsweise nicht nur für Eingangsrechnungen, sondern erfasst auch Lieferscheine, Auftragsbestätigungen oder Personaldokumente, extrahiert die Dokumentdaten, gleicht diese mit den SAP-Stammdaten ab und initiiert entsprechende SAP-Workflows. Auf Wunsch kann zudem auf bestehende Lösungen aufgebaut oder die Add-ons lassen sich auch für andere Bereiche mit vergleichsweise geringen Zusatzkosten einsetzen.

SAP-DMS-Lösungen aus einer Hand

Die inPuncto GmbH bietet Unternehmen gemeinsam mit ihren Business-Partnern ein komplettes Lösungsangebot für die Automatisierung von dokumentenbasierten Geschäftsprozessen: Add-on-Lösungen und -Produkte, Beratung, perfekt abgestimmte Hardware und eine hohe Supportqualität. Jeder Kunde hat einen persönlichen Ansprechpartner, der tagsüber per Telefon oder jederzeit per E-Mail erreichbar ist und immer lösungsorientiert, schnell und pragmatisch handelt.

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UNITI expo: eurodata forciert zukunftsweisendes Tankstellen-Management

In diesem Jahr stellt eurodata bei seinem Messeauftritt auf der UNITI expo das reibungslose Zusammenspiel seiner Branchenlösungen in den Mittelpunkt. Ein besonderes Augenmerk gilt dabei der neuen Archivierungslösung edarchiv sowie der digitalen Personaleinsatzplanung und Lohnabrechnung.

Wer sein Tankstellen-Business zukunftssicher ausrichten möchte, findet im Software-Portfolio von eurodata exakt die Lösungen, die er für die Digitalisierung seiner Prozesse benötigt. Von einer mobilen Zeiterfassung über eine webbasierte Personaleinsatzplanung und Lohnabrechnung, ein Tankstellen-Abrechnung-System bis hin zur Archivierung, bietet eurodata alles aus einer Hand – in der sicheren eurodata Cloud, flexibel und ganzheitlich miteinander verbunden.

Seit Jahrzehnten vertrauen Tankstellenunternehmer auf eurodata, den führenden Anbieter von IT-Systemlösungen und Dienstleistungen für die Tankstellen- und Mineralölbranche. eurodatas Tankstellen-Abrechnungs-System edtas ist Europas Nr. 1, die Cloudlösung edlohn ist Deutschlands Marktführer bei der Online-Lohnabrechnung und auch die digitale Personaleinsatzplanung edpep wurde bereits mehrfach ausgezeichnet.

Speziell für die Mineralölbranche bietet eurodata mit edoil eine attraktive Komplettlösung und mit edrms, eine Retail-Management-Suite, die den Betreibern von Tankstellenshops das Leben erleichtert. Neu im Portfolio ist edarchiv, die webbasierte Plattform für ein umfassendes, sicheres und extrem einfaches Archivieren. Durch das Zusammenspiel von edtas und edarchiv können sich zahlreiche Synergien ergeben – beispielsweise, indem automatisch von im Archiv gespeicherten Be¬legen oder Kassendaten Buchungsvorschläge für den Steuer¬berater abgeleitet werden. Somit ist edarchiv deutlich mehr als eine schlichte Ablagemöglichkeit für Dateien. edarchiv räumt die vom Gesetzgeber aufgestellten hohen Hürden der Archivierung mit einer sicheren, langfristigen und über¬sichtlichen Archivierung aller relevan¬ten Daten aus dem Weg.

Die UNITI expo ist die europäische Leitmesse der Tankstellen-Branche. Sie findet vom 15. bis 17. Mai 2018 auf der Stuttgarter Messe statt. Laut Veranstalter werden auf diesem Branchentreff, bei dem sich alles um neue Technologien, Trends und erfolgsversprechende Geschäftsmodelle dreht, über 450 Aussteller aus 36 Ländern vertreten sein.

Der eurodata-Stand befindet sich in Halle 5, Stand 5C 30. Weitere Informationen unter: www.eurodata.de

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Erste Seamless Solutions-Lösungen auf der conhIT zertifiziert

Am 17. April 2018 wurden auf der conhIT die ersten Seamless Solutions-Lösungen zertifiziert: Der Universal Archive Viewer ergänzt das PEGASOS ECM-System der Firma Marabu EDV-Beratung und -Service GmbH um den zertifizierten DICOM-Viewer der CHILI GmbH. PEGASOS-eDPaaS zusammen mit der DMI GmbH & Co. KG ermöglicht die unkomplizierte Auslagerung digitaler Objekte in das DMI-Langzeitarchiv.

Der von Marabu initiierte Seamless Solutions-Ansatz verfolgt das Ziel, neben den technischen Belangen im Betrieb von Lösungskombinationen auch den Bereich der Services so weit zu standardisieren, dass der Kunde größtmögliche Projekt- und Investitionssicherheit erhält. Entlang des Rahmenwerks sind alle Projektschritte von der Beratung über die Umsetzung hin zum Support beschrieben und jederzeit nachvollziehbar.

„Wir freuen uns sehr, CHILI und DMI als erste Seamless Solutions-Partner gewonnen zu haben. Unsere Lösungen ergänzen sich ideal, so dass wir einen echten Mehrwert für die Gesundheitsversorger bieten können“, resümiert Ralf Günther, Geschäftsführer der Marabu EDV GmbH. Der Universal Archive Viewer zusammen mit CHILI bietet die Möglichkeit, DICOM-Objekte direkt aus dem PEGASOS ECM-System zu öffnen, und zwar in voller Befundqualität. Die Kommunikation der beiden Lösungen erfolgt via IHE. Eine Voranzeige im integrierten PEGASOS-Viewer ist ebenfalls möglich. Das Zertifikat nahm Geschäftsführer Dr. Uwe Engelmann entgegen.

Das Zertifikat für die Seamless Solutions-Lösung PEGASOS-eDPaaS wurde an Christoph Schmelter, Geschäftsführer der DMI GmbH & Co. KG, übergeben. Die Kombination des PEGASOS ECM-Systems mit eDPaaS (eDigital Preservation as a Service) ermöglicht die automatische Auslagerung originär elektronisch erzeugter Objekte in das revisionssichere DMI Langzeitarchiv und entlastet die Speicherkapazitäten der Gesundheitseinrichtungen.

Marabu arbeitet mit verschiedenen Partnern an weiteren Seamless Solutions-Lösungen, die in Kürze vorgestellt werden.

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10 Jahre conhIT – 10 Jahre Leidenschaft für Datensicherung bei FAST LTA

  • FAST LTA zum 10. Mal auf der conhIT 2018 – Halle 4.2, Stand E-105
  • Silent Cube und Silent Brick System für revisions- und rechtssichere Archivierung von Daten wird von Kunden aus dem Healthcare-Umfeld stark genutzt
  • FAST LTA Archivsysteme erleichtern es Unternehmen, EU-DSGVO-konform zu speichern und zu löschen

Die FAST LTA AG, Spezialist für Produkte und Dienste zur Speicherung großer Datenmengen mit integrierter Datensicherung, zeigt auf der conhIT 2018, vom 17. bis 19. April in Berlin, aktuelle Einsatzszenarien für die Datensicherung und Archivierung im Healthcare-Umfeld. Der Marktführer für revisionssichere Archivierungslösungen im Healthcare-Bereich in Deutschland, stellt unter dem Motto „10 Jahre conhIT, 10 Jahre Leidenschaft für Datensicherung“, in Halle 4.2, Stand E-105, die erfolgreichen Systeme für Datensicherung, den Silent Cube und das Silent Brick System vor. FAST LTA ist seit 2008 jedes Jahr auf Europas führender Veranstaltung für Gesundheits-IT vertreten. In diesem Jahr ist das Thema Digitalisierung und Datensicherheit vor dem Hintergrund der EU-DSGVO besonders wichtig. Die Archivsysteme der Münchner erleichtern es Krankenhäusern, Kommunen und Unternehmen, die Auflagen der EU-DSGVO umzusetzen. FAST LTA blickt hier auf die Erfahrung mit tausenden Silent Cubes-Installationen zurück, die als eigenständige WORM-Speicher genutzt werden. Diese werden in über der Hälfte der deutschen Krankenhäuser eingesetzt und bieten revisionssichere Archivierung unter anderem nach den gesetzlichen Vorgaben GDPdU, GoBS und der RöV.

Die Systeme von FAST LTA erfüllen die Pflicht zur Datenintegrität durch Datenarchivierung schon seit Markteinführung vor 10 Jahren. Die Zertifizierung umfasst explizit auch die Möglichkeit, Daten unter Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu löschen. Weitere Zertifizierung für Software aus den Bereichen Healthcare, öffentliche Verwaltung, Dokumenten-Management-Systeme, HMS und Archivierung gewährleisten eine optimale Zusammenarbeit mit bestehenden Archivlösungen. Dies stellt FAST LTA durch das „Approved Solution“ Programm sicher. Dabei werden zusammen mit Lösungsanbietern verschiedene Konfigurationen getestet und darauf abgestimmt, dass diese optimal mit den Archivierungslösungen von FAST LTA zusammenarbeiten. Für mehr als 100 solcher Kombinationen wurde das inzwischen bestätigt.

Neben dem tausendfach bewährten Silent Cube ist durch Einführung des Silent Brick WORM nun auch das Silent Brick System als revisionssicherer Archivspeicher einsetzbar. Dies erweitert den Einsatzbereich des elastisch flexiblen Speichers über Backup- und Archiv-Anwendungen hinaus. Der Silent Brick WORM kann neben festplattenbasierten oder mit SSDs bestückten Silent Bricks (Silent Brick Flash) im Drive oder im Controller/Shelf eingesetzt werden. Revisionssichere Archive skalieren unabhängig von anderen Anwendungen. Wie bei FAST LTA üblich, werden auch hier Wartungsverträge zu gleichbleibenden Konditionen mit bis zu 10 Jahren Laufzeit angeboten.

FAST LTA auf der conhIT 2018 in Halle 4.2, Stand E-105

Social Media
Twitter: https://twitter.com/fastlta
Xing: https://www.xing.com/…
LinkedIn: https://www.linkedin.com/…
Facebook: https://www.facebook.com/…
Video-Kanal: https://vimeo.com/fastlta

Kundenreferenzen
http://www.fast-lta.de/de/referenzen

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SAP-ECM-Software für das Dokumentenmanagement

Vor allem im Mittelstand ist die Dokumentenverwaltung häufig noch papierbasiert. Das Dokumentenmanagement ist dadurch zeitintensiv und fehleranfällig, außerdem benötigen Papierarchive viel Platz und immer wieder verschwinden einzelne Dokumente. Hinzu kommt, dass die Papierakten und -dokumente nur an einem einzigen Ort im Unternehmen gelagert werden und deshalb nicht dezentral verfügbar sind. Das ist besonders umständlich, wenn ein Unternehmen beispielsweise mehrere Niederlassungen hat oder abteilungsübergreifend mit den entsprechenden Dokumenten gearbeitet wird.

Deshalb ist es naheliegend diese Papierdokumente zunächst zu digitalisieren und für die Dokumentenverwaltung ein das bereits vorhandene SAP-System mit entsprechenden Zusatzfunktionen zu erweitern, um zeitraubende Routineaufgaben zu automatisieren.

Die inPuncto SAP-ECM-Add-ons für das Dokumentenmanagement lassen sich ohne zusätzliche Schnittstellen oder Systembrüche in SAP integrieren, wodurch der Nutzen des vorhandenen SAP-Systems maximiert werden kann. Außerdem verfügen die inPuncto-Add-ons bereits über umfangreiche Standardfunktionen. Die Software lässt sich aber auch flexibel an die Bedürfnisse einzelner Branchen und Unternehmen anpassen, um Geschäftsprozesse optimal zu automatisieren.

SAP-ECM-Software für die automatische Dokumentenerfassung und Dokumentenverarbeitung

Eingehende Dokumente (in Papierform oder digital) lassen sich entweder einzeln oder im Stapel erfassen, auslesen und zum Beispiel mit Barcodes für die spätere Zuordnung kennzeichnen. Hierfür hat inPuncto den Scanner-Client biz²Scanner sowie den Posteingangsverarbeitungserver biz²ScanServer entwickelt: Der biz²Scanner erfasst die Dokumente und im biz²ScanServer können die erfassten Dokumente unabhängig von ihrer Dokumentart via OCR/ICR ausgelesen, im Hintergrund mit den SAP-Stammdaten abgeglichen, separiert und entsprechend weitergeleitet werden.

Prozessoptimierung des SAP-Dokumentenmanagements durch Prüf- und Freigabeworkflows

Bei der Prüfung und Freigabe von Dokumenten wie z. B. Rechnungen, Banfen und Bestellungen sind oftmals mehrere Personen mit unterschiedlichen Aufgaben und Berechtigungen beteiligt. Damit die Dokumente nicht manuell an den nächsten Bearbeiter weitergeleitet werden müssen, lassen sich mit dem inPuncto Workflow-Management-Tool biz²DocumentControl aufgrund der bereits in SAP hinterlegten Kompetenzregelungen vordefinierte Workflows einrichten, sodass die Dokumente automatisch an den nächsten richtigen Prüfer weitergeleitet werden. Auch Nicht-SAP-Experten können über E-Mail oder die Weboberfläche in den Workflow einbezogen werden. Sämtliche Bearbeitungsschritte werden im Rechnungscockpit protokolliert, sodass der aktuelle Bearbeitungsstatus von einzelnen Dokumenten jederzeit nachvollzogen werden kann.

SAP-ECM-Software für das Führen und Verwaltung von digitalen Akten

Elektronische Personalakten aber auch digitale Patientenakten, Vertragsakten, Kundenalten etc. bieten zahlreiche Vorteile: Die elektronischen Akten sind über SAP aufrufbar, lassen sich mittels der in SAP hinterlegten Berechtigungen vor unbefugten Zugriffen schützen und bieten eine übersichtliche Aktenstruktur. Dank des SAP-Dokumentenbrowsers biz²Explorer von inPuncto können berechtigte Nutzer deshalb schnell und dezentral auf die gewünschte Akten zugreifen, diese durchsuchen und gegebenenfalls bearbeiten. Im Personalbereich lassen sich außerdem sämtliche Zugriffe und Änderungen an einzelnen eAkten protokollieren.

Revisionssichere Archivierung von Daten und Dokumenten mit SAP-ECM-Zusatzsoftware

Um Daten und Dokumente revisionssicher zu archivieren bietet die SAP-Archiv-Software biz²Archiver von inPuncto vielfältige Möglichkeiten: Sowohl Eingangsrechnungen als auch Lieferscheine können beispielsweise via ArchiveLink-Verknüpfung mit dem Barcode-Verfahren (mit und ohne OCR/ICR-Texterkennung) archiviert werden. Dokumente lassen sich aber auch direkt an die Business-Objekte scannen und archivieren. Die Zuordnung der Dokumente erfolgt entweder manuell, voll- oder halbautomatisch. Dank der Übernahme der SAP-Logiken müssen Benutzer und Berechtigungen nicht doppelt gepflegt werden. Die inPuncto-Archivsoftware ist „SAP Certified for Integration with SAP NetWeaver“.

Die inPuncto SAP-ECM-Lösungen für das Dokumentenmanagement: 100% in SAP integriert, flexibel und intuitiv zu bedienen

Die inPuncto SAP-ECM-Software für das Dokumentenmanagement benötigt keine zusätzliche Infrastruktur oder Hardware, da sie ohne weitere Schnittstellen oder Medienbrüche in das bereits vorhandene SAP-System integriert wird. Weil die Software unternehmens- und branchenneutral ist, lassen sich spezifische Anpassungen an der Standardsoftware vornehmen, um dokumentenbasierte Geschäftsprozesse optimal zu automatisieren. Dank der intuitiv bedienbaren Oberfläche wird die Zusatzsoftware von den Anwendern schnell akzeptiert und es besteht – wenn überhaupt – nur ein minimaler Schulungsbedarf.

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Kostenreduktion

Der Wunsch nach Prozessoptimierungen in Unternehmen, bei stetig ansteigenden Kosten, ist allgegenwärtig. Immer mehr Unternehmen sind auf der Suche nach Optimierungsmöglichkeiten, um bestehende Kosten zu reduzieren. Durch die Digitalisierung sind neue Möglichkeiten entstanden. Vor allem die klassische Papierablage lässt enormes Verbesserungspotenzial zu.
In Zeiten der immer schneller ablaufenden Prozesse in einem Unternehmen können durch die Nutzung von elektronischen Archivierungssystemen enorme Vorteile in einem Unternehmen erzielt werden. Schnelle und effiziente Suchfunktionen ermöglichen einen optimalen Workflow. Dokumente und deren Inhalte werden automatisch durchsucht und bei Bedarf kategorisiert. Eine Zeitersparnis ist spürbar.
Die Verwendung einer digitalen Datenarchivierung spart Raum- und Lagerkosten und senkt somit die fixen Kosten in einem Unternehmen. Besonders der Platzbedarf einer papiergebundenen Archivierung ist enorm. Eine daraus resultierende Ersparnis durch die Minimierung von bestehenden Kosten garantiert eine Gewinnsteigerung.
Weitere Aspekte zum Thema Sicherheit und Verfügbarkeit durch digitale Datenarchivierung spielen ebenso eine wichtige Rolle. Mehr dazu finden Sie auf unserem aktuellen Blogbeitrag.
Mit dem StarFinder® DIGITAL ARCHIV können Sie die positiven Aspekte der papierlosen Archivierung optimal nutzen, die tägliche minutenlange Dokumentensuche minimieren und so mittel- und langfristig Kosten einsparen.

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Professionelles Informationsmanagement mit FILERO und estos

Das FILERO Enterprise Information Management System (EIMS) bietet einen umfassenden Lösungsweg für Enterprise Content Management und erlaubt einer Organisation, Mehrwert aus ihren verschiedenen Content Formaten zu erzeugen. In einem Unternehmen vorhandene Kontakt- und Adressdaten können zusammen mit allen anderen Daten und Dokumenten des Unternehmens GoBD-konform (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) in FILERO vorgehalten, archiviert und im Tagesgeschäft verwendet werden.

Der Hersteller von FILERO, die LIB-IT DMS GmbH, hat sich Ende 2017 für eine Kooperation mit estos, unabhängiger Hersteller für Unified Communications & CTI Software entschieden und eine unidirektionale Schnittstelle für den LDAP-Server MetaDirectory entwickelt. Letzterer führt unterschiedliche Datenbanken zu einem einzigen, unternehmensweit einsetzbaren, konsistenten LDAP-Verzeichnis zusammen. Anwender von FILERO profitieren durch diese Schnittstelle, da über die Replikation der Daten in das MetaDirectory die Informationen aus FILERO auch in anderen eingesetzten Programmen unternehmensweit zur Verfügung stehen. Dabei werden Versionierung und Zugriffsrechte auf die sensiblen Daten über FILERO gesteuert und zentral gemanaged.

In der Praxis kann dieses Zusammenspiel wie folgt aussehen:
Bei der Änderung eines Personen- oder Adressdatensatzes in FILERO wird eine Änderungsdatei für das MetaDirectory bereitgestellt. Die Änderungen werden gesammelt und alle 30 Minuten verarbeitet. Einmal täglich (z. B. immer morgens um 06:00 Uhr) wird der gesamte Adress- und Personenbestand aus FILERO exportiert und zum Zweck der vollständigen Synchronisation an das MetaDirectory geschickt.

Durch den Einsatz des MetaDirectory ist so auch eine tiefere Verzahnung von FILERO mit Unified Communications Software wie beispielsweise ProCall Enterprise von estos möglich. Dadurch öffnet sich z. B. bei Anrufeingang ein Gesprächsfenster, das wichtige Informationen über den Anrufer bereitstellt. Welche Informationen angezeigt werden, kann ein Unternehmen individuell festlegen. In diesem Gesprächsfenster werden auch Informationen, die in FILERO vorliegen angezeigt.

Über estos:
estos – enables easy communication
Die estos GmbH ist unabhängiger Hersteller innovativer Bausteine für Unified Communications. estos entwickelt seit 1997 professionelle Standardsoftware für kleine und mittelständische Unternehmen, die damit ihre Geschäftsprozesse in kommunikationsintensiven Bereichen verbessern.

Als Technologieführer hat estos seine Kompetenzen im Bereich Computer Telefonie Integration (CTI), Unified Messaging Software (UMS), SIP-, XMPP-, LDAP- sowie WebRTC-basierten Anwendungen, die eine unkomplizierte Audio/Video-Kommunikation ermöglichen.

estos GmbH
Petersbrunner Str. 3a
82319 Starnberg
https://www.estos.de
Kontakt: Susanna Heine, Deputy Head of Marketing & Communications
susanna.heine@estos.de

Über LIB-IT DMS GmbH:
LIB-IT ist spezialisiert auf Management und Archivierung von Unternehmensdaten aller Art und bietet dafür mit FILERO eine hochflexible, einfach zu bedienende, web-basierte Software, die sich jeder Unternehmensgröße auf ideale Weise anpasst.

FILERO ist als offenes System konzipiert und verfügt über zahlreiche Standard-Schnittstellen, unter anderem zu Software aus den Bereichen Finanzbuchhaltung und ERP.

LIB-IT DMS GmbH
Riedbachstr. 5
74385 Pleidelsheim
http://www.lib-it.de

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