Rechnungsbearbeitung bei der City1 Group mit M-Files-Lösung der DMSFACTORY

Die City1 Group, Projektentwickler, Bauträger und Bestandsverwalter mit Hauptsitz in Neu-Isenburg, hat das ECM-System M-Files für die Rechnungsbearbeitung, -freigabe und elektronische Archivierung eingeführt, implementiert von der DMSFACTORY GmbH. Zur Gesamtlösung gehören neben M-Files die erforderlichen Scanner und eine Software zum Auslesen der Rechnungsdaten, ABBYY Flexi Capture for Invoices.

Papierrechnungen wurden bei City 1 früher per Hauspost an die verschiedenen Freigeber geschickt, einen automatisierten Prüfungs- und Freigabeprozess gab es nicht. Die Buchungssätze wurden manuell in DATEV und die Branchenanwendung COOR für das Baukostenmanagement übertragen. Es kostete viel Zeit, Rechnungen zuzuordnen und freizugeben. Außerdem gingen in der Kommunikation mit den unterschiedlichen Baustellen und Gewerken immer wieder Belege verloren. Verzug und z.T. hohe Skontoverluste ließen sich nicht vermeiden.

Die monatlich rund 500 eingehenden Belege teilen sich auf in allgemeine Rechnungen, Baurechnungen und einen kleinen Teil Kassenbelege. Jede Eingangsrechnung wird nun in der Poststelle auf einem Stapel der jeweiligen Kategorie abgelegt. Die jeweils erste Rechnungsseite erhält einen Barcodeaufkleber mit eindeutiger fortlaufender Nummer, anschließend folgt das Scannen. Die ABBYY-Software liest die Kopfdaten aus, eine Mitarbeiterin prüft kurz, ob alles richtig erkannt wurde und im nächsten Schritt exportiert die Scansoftware das erzeugte PDF/A-Dokument samt der Rechnungsdaten als XML-Datei nach M-Files, wo es rechtssicher im Archiv abgelegt wird. Die Rechnung wird einem bestimmen Projekt/Sachbearbeiter bzw. einer Abteilung zugewiesen und damit startet der Rechnungsfreigabeworkflow, über den die Freigeber eine Benachrichtigung mit Link auf die digitalisierte Rechnung erhalten. Gleichzeitig stellt das System die Buchungssätze in Form von CSV-Dateien für die Anfangsbuchung in DATEV bereit.

M-Files ist für die einzelnen Gesellschaften der City 1 Group mandantenfähig aufgebaut und wurde von der DMSFACTORY mit der DATEV-Software sowie COOR verbunden. Knapp 30 Mitarbeiter/innen arbeiten permanent mit M-Files, die sowohl in der Firmenzentrale, aber auch in externen Büros und auf Baustellen sitzen.

Gestiegene Transparenz über den Rechnungsstatus und weniger Skontoverluste sind für City1 Group-Geschäftsführer Vassilios Farmakis die größten Vorteile des neuen Rechnungsprüfungsprozesses. „Wir sehen im Workflow ganz genau, wo die Bearbeitung klemmt und können entsprechend nachhaken“, erklärt er. „M-Files kann nicht nur als Rechnungsfreigabeprogramm genutzt werden, sondern lässt sich später zur digitalen Verwaltung verschiedenster Dokumentarten ausbauen, zum Beispiel für Bauaktenpläne, Schriftverkehr mit Kunden und weitere Dokumente.“

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Professionelles Liegenschaftsmanagement mit UniPRO/Real Estate

Immobilienmakler, Projektentwickler und Bauträger – sie sind die Zielgruppe von UniPRO/Real Estate, der Business Solution für Entwicklung, Verwaltung und Verkauf von Gebäuden und Grundstücken. Die Bedürfnisse und Geschäftsprozesse dieser Zielgruppen gehen dabei Hand in Hand.

Mit UniPRO/Finance bietet der Freilassinger Softwarehersteller Unidienst eine Business Solution speziell für Finanzdienstleister. Diese ist modular aufgebaut und bietet mit UniPRO/Real Estate eine Komponente, die dann gerade auch Situationen, wie Immobilienmakler in Kombination mit Bauträgern gerecht wird. Denn die Applikation zeigt Immobilien aus dem Blickwinkel von Investoren, Fondsentwickler, Bauträger, Eigentümer und Verwalter.

UniPRO/Finance ist die Basis, mit den Geschäftsprozessen für Finanzdienstleister. UniPRO/Real Estate baut darauf auf und organisiert die Konzeption, die Herstellung und die Verwaltung bzw. den Verkauf von Liegenschaften. Und zwar inklusive Projektentwicklung und Bauausführung. Die Projektentwicklung startet mit der initialen Idee für ein größeres Bauprojekt und geht über in Konzeption, unternehmerische Entscheidungen und Vorbereitungen für die Bauphase. Grundstücke, Gebäude und Gebäudedetails werden verwaltet, immer im Hinblick auf Entwicklungspotential, Risiko- und Immobilienbewertung und mögliche Interessenten für Investition, Kauf beziehungsweise Miete.

Die Bauausführung beinhaltet die Bauplanung mit Architekten und Handwerkern bis zur Vergabe der Aufträge für eine Umsetzung. UniPRO/Real Estate zeigt die einzelnen Herstellungsaufwände, Ausschreibungen und erhaltenen Angebote transparent auf, pro Objekt und Gewerk. Sämtliche Korrespondenz und Aktivitäten zwischen den Akteuren werden als Historie dokumentiert.

Zuletzt – der Verkauf oder die Vermietung der Immobilien. Interessenten, Mieter und Käufer sind verwaltet, inklusive ihrer Miet- und Kaufverträge. Rechnungen für einen Kauf werden ebenso mit UniPRO/Real Estate erstellt, wie Mietrechnungen automatisiert zu periodischem Fälligkeitsdatum.

UniPRO/Finance und UniPRO/Real Estate basieren auf Microsoft Dynamics 365. Die Modularität der Lösung ermöglicht nicht nur die Integration weiterer Komponenten (UniPRO/Investment, UniPRO/Insurance, UniPRO/Asset Management), sondern die Anbindung praktischer Apps aus den Bereichen CRM und ERP. Exemplarisch etwa der UniPRO/Serviceschein, mit welchem das Facility Management die Techniker oder Hausmeister zur Behebung von Schäden oder Mängeln in den Gebäuden digital unterstützt auf den Weg schickt.

Der Vertrieb der Immobilien zeichnet sich durch Mobilität aus. Kollegen im Außendienst tragen die aktuellsten Informationen zu den entwickelten Immobilien stets mit sich. Per Notebook, Tablet oder Mobiltelefon. Plakativ wirken dabei Dashboards, die nicht nur die Vertriebsmitarbeiter über die aktuellen Entwicklungen auf dem Laufenden halten, sondern potentiellen Kunden präsentiert werden. Interessant ist in diesem Zusammenhang die Anbindung von Immobilien- und Kundenportalen.

Das Lizenzmodell von UniPRO/Real Estate und Microsoft Dynamics 365 unterscheidet den Einsatz der Lösung nach der Tätigkeit der Anwender: Für Mitarbeiter, die Interessenten zu einer Immobilie beraten, reichen eingeschränkte, günstigere Lizenzen als für Kollegen, die in der Akquisition, im Projektmanagement oder der Bauausführung tätig sind.

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