Freigabeprozesse im Businessumfeld optimal steuern

Die Frage, ob man sein Unternehmen mit digitalen Prozessen effizienter macht, stellt sich heutzutage nicht mehr.  Ohne eine digitale Prozessautomatisierung werden die meisten Unternehmen früher oder später ins Hintertreffen geraten. Die häufigste Frage lautet daher: Wie gehen wir die Digitalisierung an, um effektiver und konkurrenzfähiger zu werden? Und wo fangen wir am besten an?

Ein Beispiel für automatisierbare Prozesse im Unternehmen sind sogenannte Freigabe- oder Genehmigungsprozesse, denn diese spielen tagtäglich in jedem Unternehmen eine zentrale Rolle.
Ob einfach oder komplex, einstufig oder mehrstufig – in jedem Unternehmen gibt es vielfältige Freigabeprozesse und Workflows: sei es der Urlaubsantrag des Mitarbeiters, der Auftrag eines Kunden, ein Investitionsantrag oder das Abteilungsbudget. Je nach Prozess sind hierbei viele Mitarbeiter, Abteilungen oder Standorte eingebunden, was die Kosten in die Höhe treibt.

Oft sind es die kleinen Aufgaben, die aufsummiert viel Zeit erfordern. Bei analogen, papiergebundenen Freigabeprozessen müssen zahlreiche Dokumente zur Unterschrift ausgedruckt und an verschiedene Stellen gesandt werden. Dabei gehen wichtige Dokumente oft verloren oder hängen in irgendeinem Postfach. Die Mitarbeiter wissen oft nicht, wo sich der Genehmigungsantrag gerade befindet oder es fehlen wichtige Unterlagen, die als Entscheidungsgrundlage dienen. Dies verschlingt unnötig viel Zeit und Ressourcen und ist wenig effizient.

Bessere Ergebnisse bietet ein automatisierter Genehmigungsworkflow, bei dem alle Beteiligten entsprechend ihrer Rolle sowie unternehmensinternen Anforderungen automatisch eingebunden werden. Ein digitaler Freigabeprozess sorgt für transparente, kontrollierte und nachvollziehbare Abläufe. Freigaben und Genehmigungsprozesse werden dadurch um ein Vielfaches beschleunigt, der Bearbeitungsaufwand sinkt auf ein Minimum. Die Vorteile eines digitalen und automatisierten Freigabeprozesses liegen klar auf der Hand.

Mit der praxiserprobten Software-Lösung REWOO approve.IT, welche die REWOO Technologies AG auf dem DFC in Essen vorstellt, werden sämtliche Freigabeprozesse und Workflows intelligent digitalisiert. REWOO approve.IT unterstützt alle Dateiformate von Microsoft Office sowie alle gängigen Bildformate, Video- und Audioformate. Alle Daten eines Freigabeprozesses werden dabei revisionssicher archiviert. Anträge und Dokumente können unkompliziert durch elektronische Signaturen freigegeben werden. Hierdurch wird die Unterbrechung der digitalen Abläufe vermieden und Unternehmensprozesse optimiert.

Unter dem Motto „Digitalisierung trifft Mittelstand“ können Interessierte die neue Lösung REWOO approve.IT auf dem Stand D8 des Digital Future Congress am 08.11.2018 in Essen kennenlernen.

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Stadt Ellwangen setzt auf digitale Aktenhaltung mit ELO und n-komm

In der großen Kreisstadt Ellwangen verbindet sich kulturgeschichtliches Erbe mit moderner Infrastruktur. Nach der Einführung eines freien WLAN-Internetzugangs in der Innenstadt setzt die drittgrößte Kommune im Ostalbkreis nun auch auf eine digitale Aktenführung mit der Business Solution ELO E-Akte und der Erweiterung n-komm E-Akte.Plus.

Entscheidung für n-komm und ELO Digital Office

Im Rahmen des Projekts „Verwaltung 21“ entschieden sich die Verantwortlichen der Stadt Ellwangen dazu, eine Lösung zur digitalen Aktenverwaltung auf kommunaler Ebene einzuführen. Wichtig war dabei, dass sie sich einfach in bereits vorhandene Drittsysteme integrieren lässt.

Nach der europaweiten Ausschreibung fiel die Wahl letztlich auf ELO Digital Office, das vor allem durch seine Flexibilität und intuitive Bedienbarkeit überzeugen konnte. Die Umsetzung und Einführung der ELO E-Akte bei der Stadt Ellwangen übernahm der ELO Business Partner n-komm aus Karlsruhe. Dieser ist auf das rechtskonforme Arbeiten für die öffentliche Verwaltung in Kommunen spezialisiert. In nur wenigen Monaten konnte die ELO-Lösung so von n-komm exemplarisch in den Bereichen Bildung und Soziales, Kämmerei, Kasse sowie im IT-Bereich implementiert werden.

Digitale Aktenführung bringt zahlreiche Vorteile

Die ELO E-Akte konnte dabei perfekt in die vorhandenen Strukturen des kommunalen Aktenplans integriert werden. Anwender profitieren dadurch nicht nur vom Arbeiten ohne Medienbrüche, sondern auch von der integrativen Wirkung der digitalen Prozesssteuerung durch den ELO Workflow.

Darüber hinaus werden fachspezifische Informationen und Dokumente dank der Schnittstellen erstmals automatisiert und vorgangsbezogen in Geschäftsvorgänge eingebunden, was eine enorme Effizienzsteigerung im Verwaltungshandeln mit sich bringt. Hinzu kommt die hohe Flexibilität und Skalierbarkeit der Lösung: Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz können über spezielle Berechtigungssteuerungen und Akteneinsichtsfunktionen jetzt jederzeit erfüllt werden.

Kostenloser Live Webcast an zwei Terminen

Die Stadt Ellwangen macht es bereits vor, wie der Wechsel von Aktenbergen hin zu elektronischen Akten mit ELO E-Akte und dem Modul n-komm E-Akte.Plus gelingt.

Wenn Sie nun auch mehr über die E-Akte und das Modul erfahren wollen, haben Sie jetzt die Gelegenheit, an der Live-Webcast-Reihe teilzunehmen. So erhalten Sie alle relevanten Informationen zur E-Akte und dem Modul E-Akte.Plus bequem und schnell im eigenen Büro.

Für den Live Webcast gibt es aktuell zwei Termine:

Freitag, den 30.11. von 10:00 bis 11:00 Uhr
Mittwoch, den 5.12. von 10:00 bis 11:00 Uhr

Der Webcast ist kostenfrei. Nach der Anmeldung, die Sie entweder online auf https://n-komm.de/veranstaltungen/ oder telefonisch durchführen können, erhalten Sie die Zugangsdaten.

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DIHK-Konjunkturumfrage im Herbst: Die Luft wird dünner

Die deutsche Wirtschaft läuft derzeit noch auf hohem Niveau. Doch die aktuelle Konjunkturumfrage des Deutschen Industrie- und Handelskammertages (DIHK) zeichnet kein ungetrübtes Bild. Vor allem die Industrie spürt, dass der Wind international rauer wird.

"Die Luft wird dünner. Die Sorgen werden größer", bilanzierte DIHK-Hauptgeschäftsführer Martin Wansleben die Ergebnisse der Erhebung, die er gemeinsam mit DIHK-Konjunkturexpertin Sophia Krietenbrink in Berlin präsentierte. "Die Unternehmen blicken deutlich verhaltener auf ihre künftigen Geschäfte."

Das zeige sich besonders in der Industrie und bei den Exporterwartungen. Immerhin, so Wansleben: "Die Investitions- und Beschäftigungspläne bleiben vergleichsweise stabil."

Auf Grundlage der Umfrage, die auf rund 27.000 Unternehmensantworten basiert, senkt der DIHK seine Wachstumsprognose von ursprünglich 2,7 Prozent (Jahresbeginn 2018) über 2,2 (Frühsommer 2018) auf nunmehr 1,8 Prozent. "Aufgrund der zu Jahresbeginn guten Ausgangslage hatten die Unternehmen mehr erwartet", betonte der DIHK-Hauptgeschäftsführer. "Die konjunkturelle Dynamik bleibt weit hinter den Erwartungen zurück."

Auch die DIHK-Prognose für 2019 liegt nur bei 1,7 Prozent. "Sorgen bereitet uns, dass Investitionen und vor allem der Export an Schubkraft einbüßen", erläuterte Wansleben. Dagegen werde der Inlandskonsum wieder stärker zur Konjunkturstütze. "Hier macht sich die gute Arbeitsmarktsituation mit steigenden Einkommen bemerkbar – auch als Ergebnis der bisher guten Weltkonjunktur und des für uns damit verbundenen Exportwachstums."

Eine bessere Entwicklung sei möglich, wenn der internationale Handelsstreit schneller und besser gelöst werde, als es derzeit zu erwarten sei, beim Brexit die paneuropäische Zusammenarbeit mit Großbritannien aufrechterhalten werden könne und die Bunderegierung in Deutschland die Weichen auf Aufbruch und mehr Investitionen stelle.

Weiter positiv entwickle sich die Beschäftigung: "Wir rechnen mit einem Plus von 580.000 zusätzlichen Stellen in diesem Jahr", sagte Wansleben. Und: "Angesichts der Knappheiten auf dem Arbeitsmarkt beobachten wir eine gewisse Entkopplung von Wirtschaftswachstum und Beschäftigungsaufbau."

DIHK-Konjunkturexpertin Krietenbrink erläuterte die Resultate der Umfrage vom Herbst 2018 im Detail. Die deutsche Wirtschaft laufe "derzeit noch auf hohem Niveau", berichtete sie; lediglich die Industrie bewerte ihre Geschäftssituation weniger gut als im Frühsommer.

Von Investitionen in Ausrüstungen, Bauten oder sonstige Anlagen seien im kommenden Jahr etwas weniger Impulse zu erwarten als vom Konsum, und die Exporterwartungen sänken erneut. Dass der DIHK seine Prognose für die Ausfuhren in diesem Jahr bereits zwei Mal deutlich nach unten korrigieren musste, führte sie vor allem auf die handelspolitischen Konflikte, weniger Dynamik auf wichtigen Absatzmärkten, den gestiegenen Ölpreis und die Abwertung vieler Schwellenländer-Währungen zurück.

Sie finden die ausführlichen Statements hier zum Download:
Statements zur DIHK-Konjunkturumfrage Herbst 2018 (PDF, 106 KB)  

Die Umfrageergebnisse und viele weitere Dokumente sind abrufbar unter www.dihk.de/konjunktur.

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BV ESUG: Das Rettungswerkzeug Eigenverwaltung funktioniert – ESUG Evaluierung zieht positives Fazit: Erwartungen wurden erfüllt

Das ESUG (Gesetz zur weiteren Erleichterung der Sanierung von Unternehmen) hat die Erwartungen erfüllt und ist ein Meilenstein für eine Verbesserung der deutschen Insolvenzkultur. Die Evaluierung des vor rund sechs Jahren in Kraft getretenen Sanierungsgesetzes zieht damit ein positives Fazit, erklärte Justizministerin Dr. Katarina Barley bei der Ergebnisvorstellung im Bundestag.

„Das Rettungswerkzeug Eigenverwaltung funktioniert. Als Erfolgsfaktoren erweisen sich die rechtzeitige Antragstellung und eine professionelle Beratung. Das umfasst die Vorabstimmung mit dem Gericht, ein plausibles Sanierungskonzept und die Unterstützung der wesentlichen Gläubiger für den Sanierungsweg“, sieht sich Robert Buchalik, Vorstandsvorsitzender des Bundesverbandes ESUG und Sanierung (BV ESUG), durch das Gutachten bestätigt. Er begrüßt die positiven Einschätzungen von Justizministerin Barley ausdrücklich, die eher in großen gesamtwirtschaftlichen Bögen und nicht in kleinen Karos denkt. „Frau Barley zeigt“, so Buchalik, „dass Justizpolitik an dieser schwierigen Schnittstelle zwischen Krise und Insolvenz immer auch Gesellschafts- und in diesem Fall besonders auch Wirtschaftspolitik ist, und dieses Denken wird durch die Ministerin in hervorragender Weise repräsentiert.“

Die Kritiken zum ESUG sind durchaus unterschiedlich: So bewerten vor allem Schuldner- und Unternehmensberater, Geschäftsleiter wie auch Gläubiger, Gläubigerberater und Mitglieder im Gläubigerausschuss das ESUG positiv und sehen ihre Erwartungen eher als erfüllt an. Die Sachwalter und Insolvenzverwalter, die bei der Eigenverwaltung anstatt einer Regelinsolvenz wirtschaftliche Nachteile erfahren, bewerten es zumindest als befriedigend, fürchten aber erkennbar um ihren Einfluss im Insolvenzverfahren. Einige Richter und Rechtspfleger stehen dem Gesetz immer noch skeptisch gegenüber. Eine Rückkehr zum alten Insolvenzrecht wird von der fünfköpfigen Expertenkommission in dem 330 Seiten starken Bericht jedoch erfreulicherweise nicht empfohlen. „Der bestehende gesetzliche Werkzeugkasten kann noch verbessert werden, jedoch ist er im Interesse der Wirtschaft weiter auszubauen“, fordert Sanierungsexperte Buchalik, Geschäftsführer der Beratungsgesellschaft Buchalik Brömmekamp.

Die Studie untersuchte rund 1.600 Eigenveraltungsverfahren innerhalb der vergangenen fünf Jahre. Das ist ein Anteil von rund 3,5 Prozent an allen Unternehmensinsolvenzen. Besonders beliebt ist das Verfahren bei größeren Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern und einem Umsatz von über 10 Mio. Euro. Laut der Expertenanalyse funktioniere das Insolvenzplanverfahren im Wesentlichen gut und die Anwendungsmöglichkeiten haben sich deutlich erweitert. Die positiven Auswirkungen vor allem auf die Gläubiger zeigen darüber hinaus die erzielten Befriedigungsquoten. In der Eigenverwaltung liegen diese durchschnittlich bei zehn Prozent, so eine erweiterte Studie des BV ESUG. Dieser Wert liegt damit deutlich über den oft niedrig einstelligen Werten von zwei bis drei Prozent, die im klassischen Regelverfahren erreicht werden.

Die Befürchtung, dass durch die Stärkung der Gläubigerrechte die Unabhängigkeit der Verwalter leide, haben sich nicht bewahrheitet. Zumal viele Sachwalter ihre Aufsichtsrolle deutlich aktiv wahrnehmen und teilweise Aufgaben des Schuldners übernehmen. Dass sich auf diese Weise der Kreis der Insolvenzverwalter, die für solche Sanierungen überhaupt als Sachwalter infrage kommen, deutlich verkleinert, ist aus der Sicht des Beiratsvorsitzenden des BV ESUG, Prof. Dr. Hans Haarmeyer, ein zu begrüßender Effekt des ESUG. Das Gesetz fördere die unternehmerisch denkenden Verwalter mit Sanierungsansatz gegenüber den „Plattmachern“.

Deutliche Vorteile des vielfach gerühmten Schutzschirmverfahrens nach § 270b InsO werden in der Studie nicht gesehen. Diese zweite Form der Eigenverwaltung, die Unternehmen nutzen können, sofern diese noch nicht zahlungsunfähig sind, fristet auch aufgrund einer gesetzlichen Fehlkonstruktion ein Schattendasein und kommt in der Praxis immer weniger zur Anwendung. Lediglich 300 Verfahren wurden bisher gezählt. Vor diesem Hintergrund fordert der BV ESUG den schnellen Aufbau eines präventiven, außergerichtlichen Sanierungsverfahrens nach der für Anfang 2019 zu erwartenden Richtlinie der EU. Bei dessen Inkrafttreten könnte das Schutzschirmverfahren ersatzlos entfallen.

Bei der Anordnung der Eigenverwaltung sind sich das Justizministerium und die Expertengruppe uneins. Der Bericht empfiehlt eine stärkere Begrenzung des Zugangs zur Eigenverwaltung. Justizministerin Barley bekräftigt dagegen, dass die Studienteilnehmer keine zu häufige Anordnung der Eigenverwaltung oder gar eine häufige Anordnung an nicht geeignete Schuldner gesehen hätten. „Hier sind“, so Prof. Haarmeyer, „insbesondere die Insolvenzgerichte gefordert, um schon im Rahmen der Zulassung eines Antrags die Ziele des Gesetzgebers konsequenter zur Anwendung zu bringen. Die dabei anzuwendenden Kriterien liegen seit Jahren offen, werden aber in der Praxis leider immer noch zu häufig nicht zur Anwendung gebracht und ungeeignete Schuldner werden gerichtlich durchgewunken“.  Weitere Ausschlusskriterien wie Lohn- und Gehaltsrückstände oder noch offene öffentlichen Abgaben und Steuern könnten ungeeignete Unternehmen von vornherein vom Zugang ausschließen.

Während die Zusammenarbeit mit den Gerichten schon bei den Vorgesprächen als auch später bei der Abstimmung des Insolvenzplanes gut verläuft, sehen die Beteiligten die Befähigung der Gerichte im Umgang mit komplexen Sanierungen eher skeptisch. „Ein für das Insolvenzgericht verpflichtendes Vorgespräch sollte deshalb zwingend in das Gesetz aufgenommen werden, denn nur so können etwaige Hürden bereits vor Beginn des Verfahrens beseitigt werden“, erklärt Robert Buchalik. Ebenso müsste zwingend die Berechtigung des eigenverwaltenden Schuldners im Rahmen einer Betriebsfortführung Masseverbindlichkeiten begründen zu können, gesetzlich klar geregelt werden.

Das komplexe Eigenverwaltungsverfahren funktioniert in der Regel immer dann, wenn es von einer vorherigen professionellen Beratung begleitet wird. Im Fokus stehen dabei die Kosten von Verwaltern, Gerichten und Beratern. „Das vordergründige Argument, die Eigenverwaltung produziere Mehrkosten, geht in der Praxis allerdings in Leere. Die Gerichte fordern immer einen Kostenvergleich zwischen Eigenverwaltung und Regelinsolvenz. Liegen die Kosten der Eigenverwaltung höher, wird die Eigenverwaltung von den Gerichten abgelehnt“, meint der Sanierungsexperte und BV ESUG Vorstand Robert Buchalik. Die Steigerung der Kosten wird zudem maßgeblich durch die erhöhten gesetzlichen und gerichtlichen Anforderungen an einen Antrag auf Eigenverwaltung getrieben. Die Vorlage einer solchen Vergleichsrechnung sollte daher zwingend vorgeschrieben werden, um möglichem Missbrauch vorzubeugen und zugleich den Gerichten eine eindeutige Entscheidungsvorlage zur Verfügung stellen zu können.

 

Hintergrundinformationen:

Mit dem ESUG sollten ab März 2012 die Rahmenbedingungen für eine Sanierung von Unternehmen in der Krise verbessert werden. Gefährdeten Unternehmen soll eine zweite Chance gegeben werden. Dazu wurden die Rechte der Gläubiger, insbesondere bei der Auswahl des Insolvenzverwalters, und das Eigenverwaltungsverfahren gestärkt. In diesem Verfahren entwickelt der Unternehmer eigenverantwortlich ein Sanierungskonzept. Dieses Konzept wird dann anschließend regelmäßig als Insolvenzplan, dem die Gläubiger zustimmen müssen, umgesetzt.

Dokumente zur Evaluierung des ESUG sowie die Studie finden Sie unter: https://www.bmjv.de/SharedDocs/Artikel/DE/2018/101018_Bericht_ESUG.html

 

Zum BV ESUG und Sanierung e.V.

Der Bundesverband ESUG und Sanierung (BV ESUG) ist eine berufsgruppenübergreifende Vereinigung. Ziel des BV ESUG ist die Verbesserung der Sanierungschancen von Unternehmen. Mit der Verbesserung der Sanierungschancen soll zugleich eine Kultur der zweiten Chance für Unternehmer geschaffen und gefördert werden. Die Insolvenz soll nicht mehr länger als Scheitern, sondern auch als Mittel und Chance der nachhaltigen Sanierung unter dem Schutz des Rechts wahrgenommen werden.

www.bv-esug.de

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Fünf Monate DSGVO: Sicherheit im Druck- und Dokumentenmanagement

Datensicherheitsvorfälle durch ungesichertes Drucken sind kein Einzelfall. Ingo Wittrock, Ricoh Deutschland GmbH, stellt in diesem Webinar innovative Technologielösungen und ausgereifte Sicherheitskonzepten für den maximalen Schutz der Druckinfrastruktur vor. Das kostenlose Webinar findet am Donnerstag, 25. Oktober 2018, von 15:00 bis 16:00 Uhr statt.

Eine aktuelle Studie von Quocirca (Seite 8) zeigt, dass rund zwei Drittel aller befragten Unternehmen im Zeitraum eines Jahres mindestens einen Datensicherheitsvorfall durch ungesichertes Drucken erlitten haben. Aber wie steht es um die Sicherheit im Bereich Druck- und Dokumentenmanagement im eigenen Unternehmen – besonders im Hinblick auf die im Mai in Kraft getretene DSGVO? 

Werden die Druckdaten nach jedem vertraulichen Druck gelöscht? Wissen die Eigentümer der Dokumente, ob ihre Daten verschlüsselt auf der Festplatte des Druckers liegen? Dieses kostenfreie Webinar findet am Donnerstag, 25. Oktober 2018, von 15 bis 16 Uhr statt.

Im Webinar erfahren die Teilnehmer, wie sicherheitsrelevant dieses Thema in Unternehmen tatsächlich ist und wie sie mit innovativen Technologielösungen und klugen Sicherheitskonzepten für maximalen Schutz sorgen. 

Welche Inhalte werden behandelt

  • Die DSGVO fordert Datenschutz durch Technikgestaltung. Was bedeutet das konkret für die Sicherheit im Druck- und Dokumentenmanagement?
  • Privacy by Default in einer Druckinfrastruktur – was gilt es hierbei zu beachten?
  • Wie schützt ein Unternehmen seine Infrastruktur vor unautorisiertem Zugriff? – Warum ein Gesamtsicherheitskonzept so wichtig ist.

Der Sprecher

Der Sprecher Ingo Wittrock ist Diplom-Kaufmann, seit 2006 bei Ricoh Deutschland und war seitdem in verschiedenen Führungspositionen im Marketing tätig, in den letzten drei Jahren als Head of Marketing. Seit Juni 2018 ist Ingo Wittrock als Director Marketing und Mitglied der Geschäftsleitung verantwortlich für das strategische Marketing des Technologieunternehmens in Deutschland.
 

Die Eckdaten des Webinars

Thema: Fünf Monate DSGVO: Sicherheit im Druck- und Dokumentenmanagement
Termin: 25. Oktober 2018, 15 bis 16 Uhr
Das kostenlose Webinar findet in deutscher Sprache statt.
Die Teilnehmerzahl ist begrenzt.

Info & Anmeldung:

https://register.gotowebinar.com/register/6018743536397151490

Weitere Informationen:

www.it-daily.net

Ansprechpartner:

Ulrich Parthier
it Verlag GmbH, Rudolf-Diesel-Ring 21, 82054 Sauerlach    
Telefon: +49-8104-649414, E-Mail: u.parthier@it-verlag.de

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Achtung: Fax der „Datenschutzauskunft-Zentrale“ ist ein Abzock-Trick

Es ist gar nicht lange her, da waren amtlich wirkende Schreiben von der Gewerbeauskunft-Zentrale im Umlauf, in denen Gewerbetreibende aufgefordert Daten zu ergänzen und mit einer Unterschrift zu bestätigen. Nach der geleisteten Unterschrift folgte dann das böse Erwachen: im Kleingedruckten der Dokumente war eine Kostentragungspflicht versteckt, die die Unterzeichner zur Zahlung von mehreren Hundert Euro verpflichtete.

Aktuell erhalten Unternehmer in ganz Deutschland tagtäglich Faxe der Datenschutzauskunft-Zentrale (DAZ), die denen der Gewerbeauskunftszentrale ähneln. Diesmal nutzen die Betreiber die Unsicherheit der Unternehmen nach Einführung der neuen EU-DSGVO aus und fordern unter dem Deckmantel des Datenschutzes Angaben zum Betrieb.

Das auf den ersten Blick amtlich scheinende Schreiben arbeitet mit der gleichen Masche, wie die Dokumente der Gewerbeauskunft-Zentrale. Nur aus dem Kleingedruckten der beigelegten Dokumente geht hervor, dass man durch die Unterschrift und das Zurücksenden der Dokumente einen dreijährigen Vertrag eingeht, bei dem ein jährlicher Betrag von 489 € an die DAZ gezahlt werden soll.

In dem Schreiben wird der Eindruck vermittelt, dass die Angaben unter der neuen EU-DSGVO eine Pflicht sind, was allerdings nicht der Fall ist. Es gibt nach der neuen Datenschutzgrundverordnung keine Pflicht Angaben über den Betrieb gegenüber einer „Datenschutzauskunft-Zentrale“ zu machen.

Die Polizei rät Betroffenen die Dokumente nicht zu unterschreiben und Mahnungen sowie Zahlungsaufforderungen zu ignorieren. Diejenigen, die die Dokumente bereits unterschrieben und zurückgesendet haben, sollten eingehende Rechnungen der DAZ nicht zahlen und umgehend einen Anwalt kontaktieren.

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SAP-Archivspezialist KGS mit verbreitertem Lösungsspektrum auf dem DSAG-Jahreskongress 2018

Die verschärften Datenschutzvorschriften der DSGVO und die neue S/4HANA-Produktgeneration gehörten für SAP-Anwender zu den vorherrschenden Themen des Jahres 2018 – Themen, denen KGS auf dem diesjährigen DSAG-Jahreskongress besonderen Raum einräumt.

Mit SAP ILM können SAP-Anwender die aus der DSGVO erwachsenen Anforderungen umsetzen. Voraussetzung dafür ist ein Archiv, das die ILM 3.1-Schnittstelle implementiert und zertifiziert hat. Der KGS ContentServer4Storage ist für die neuesten Versionen der vier im SAP ECC 6.0- und S/4-HANA-Umfeld relevanten Archivschnittstellen zertifiziert: BC ILM 3.1, BC-AL 7.40, S/4-BC ILM 1.0 und S/4-BC-AL 7.40. Dies eröffnet SAP-Anwendern größtmöglichen Handlungsspielraum. Mit dem KGS ContentServer4Storage können sie, egal ob ECC 6.0 oder S/4HANA, jeweils über ArchiveLink und/oder ILM archivieren.

Das Thema Dokumentenarchivierung wird mit S/4 HANA neu definiert, denn S/4 bietet wesentliche Funktionen zur Verwaltung von unstrukturiertem Content. SAP-Kunden mit bestehenden Archiven können ihre vorhandene Archivintegration beibehalten und auch unter S/4 weiter nutzen – wenngleich der Wechsel auf ein schlankes Archiv wie den KGS ContentServer4Storage aus Kosten- und Performancegründen mittelfristig sicher die bessere Alternative darstellt. Hierfür bietet KGS mit Migration4Archivelink eine leistungsfähige Migrationssoftware, über deren Funktionsweise KGS in Leipzig informiert.

Wie SAP-Archivierung mit KGS unter S/4HANA funktioniert und Unter-nehmen mit reduzierter Komplexität zum Erfolg kommen, stellt der KGS-Kunde Döhler GmbH in Leipzig in einem Kundenvortrag dar.

Mit dem KGS ContentServer4Storage bietet KGS ein High-Performance-Archiv speziell für die Bedürfnisse der SAP-Archivierung. Parallel dazu wurde die Lösungssuite um ein neues Produkt ergänzt: Der KGS Web Service fungiert als Verbindung individueller Fachanwendungen mit dem ContentServer4Storage und kann unabhängig von Programmiersprachen angebunden werden. Somit können beliebige Anwendungen ihre Dokumente und Daten über Webtechnologien im KGS ContentServer4Storage archivieren bzw. darin recherchieren. Auch diese Produktneuheit ist eines der zentralen Themen von KGS in Leipzig.

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MBG Mittelständische Beteiligungsgesellschaft begleitet befine Solutions auf Wachstumskurs mit frischem Kapital

Die MBG Mittelständische Beteiligungsgesellschaft begleitet die befine Solutions AG auf ihrem weiteren Wachstumskurs mit frischem Kapital. Herzstück des Unternehmens ist Cryptshare, eine Kommunikationslösung für den sicheren Austausch von Informationen.

Eine Postkarte kann jeder lesen. Eine „normale“ E-Mail im Prinzip auch. Dies ist nicht nur in Zeiten der neuen Datenschutzgrundverordnung ein Problem, denn heutzutage werden umfassende Verträge, Patientenakten und vertrauliche Dokumente häufig auch digital versandt. Die Gefahr, dass Dritte davon Kenntnis erlangen, ist konkret. Diese Anhänge belasten durch ihre hohe Anzahl und ihren Umfang aber auch die IT-Systeme. Die Freiburger befine Solutions AG hat dafür nun eine Lösung parat: Cryptshare. Mit ihr lassen sich E-Mails und Dateien jeder Größe und Art ad-hoc austauschen – einfach und sicher, nachvollziehbar und kostengünstig. Die Software ist leicht zu installieren und sofort einsetzbar, intuitiv bedienbar und direkt in bestehende Anwendungen integrierbar.

Und so funktioniert‘s: Der Empfänger wird per E-Mail über die Bereitstellung der Daten informiert und erhält vom Absender separat ein einmaliges Passwort. Damit kann er die Daten direkt und verschlüsselt von einem sicheren Server herunterladen, der im Unternehmen des Absenders steht. Weil das System ohne Benutzerkonten auskommt, erspart sich der Anwender eine lästige Registrierung. Cryptshare bietet eine vollständige Protokollierung über alle Versand- und Empfangsvorgänge.

Bildlich gesprochen: Die E-Mail entspricht einer Postkarte, jeder kann mitlesen und der Informationsumfang ist begrenzt, Cryptshare heißt sicherer Versand eines beliebig großen Info-Pakets, das von einem Kurier persönlich überbracht wird – inklusive echter Empfangsbestätigung.

Das 2000 gegründete Unternehmen mit über 60 Mitarbeitern zählt heute rund drei Millionen lizenzierte User in über 30 Ländern weltweit – und die Erfolgsgeschichte geht weiter. Geplant ist der Ausbau der Marktpräsenz in Deutschland und die Fortsetzung der Aktivitäten in den USA. Dafür hat sich die befine Solutions AG die MBG Baden-Württemberg als Partner mit ins Boot geholt, die sie mit frischem Kapital, einem großen Netzwerk und Knowhow unterstützt: „Für uns war es wichtig, durch die Zusammenarbeit mit der MBG nicht nur eine Finanzierungspartnerschaft zu begründen, sondern vielmehr ein wertvolles Signal nach außerhalb des Unternehmens geben zu können. Ein Signal, dass ein strategischer Partner mit uns gemeinsam an den Erfolg unserer Lösung glaubt und unserem Unternehmen Vertrauen schenkt“, sagt Oliver Kenk, CFO der befine Solutions AG.

Und Geschäftsführer Dirk Buddensiek ergänzt die Sicht der MBG: „befine Solutions hat eine intelligente Software geschaffen, die die heutigen hohen Anforderungen an eine sichere und effiziente Kommunikationslösung erfüllt. Mit unserem Investment erhält das Unternehmen die finanziellen Ressourcen, um seine Marktpräsenz noch einmal zu erhöhen.“

Über die MBG Mittelständische Beteiligungsgesellschaft Baden-Württemberg GmbH

Die MBG Mittelständische Beteiligungsgesellschaft Baden-Württemberg GmbH gehört zu den großen Beteiligungskapitalgebern in Deutschland. Sie investiert im öffentlichen Interesse und ist Partner des Mittelstands. Aktuell stellt sie ca. 900 kleinen und mittleren Unternehmen in Baden-Württemberg rund 250 Millionen Euro Beteiligungskapital zur Verfügung. Die MBG unterstützt Wachstums- und Innovationsvorhaben, Unternehmensnachfolgen und Existenzgründungen überwiegend mit Mezzaninkapital in Form von stillen Beteiligungen. Venture Capital orientierte Startups begleitet die MBG auch mit offenen Beteiligungen. Gesellschafter der MBG sind Kammern, Verbände und die Kreditwirtschaft.

Weitere Informationen finden sich unter www.mbg.de

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Automatisierte Dokumentenverwaltung und -analyse überzeugt: KI-Start-up gewinnt weitere Kunden

  • Xpact Software verarbeitet sämtliche Dokumente von Briefpost, Emails, PDFs, JPGs, Word- und Excel-Dateien
  • Inhalte werden in die betrieblichen Systeme und Abläufe integriert und analysiert (Data Mining)

Die Dokumentenverwaltung und -analyse der Evy Solutions GmbH hat zwei weitere Unternehmen überzeugt. Sie werden künftig mit der auf künstlicher Intelligenz (KI) zur Texterkennung basierenden Software interne Prozesse automatisieren und damit Kosten und Zeiten sparen.

Mit Xpact bietet das Kölner KI-Startup eine Software, die sämtliche Dokumente verarbeitet, analysiert und die identifizierten Daten aufbereitet. Egal ob in Papier- oder elektronischer Form werden die Inhalte von Briefpost, Emails, PDFs, JPGs, Word- und Excel-Dateien gemäß den Kundenwünschen analysiert und automatisch in die betrieblichen Systeme und Abläufe integriert. Damit wird eine aufwendige manuelle Bearbeitung ersetzt. Dies betrifft beispielsweise die Verarbeitung von Verträgen, Rechnungen oder Lieferscheinen. Darüber hinaus erkennt die künstliche Intelligenz Zusammenhänge in den Daten und stellt diese Erkenntnisse dem Kunden zur Verfügung (Data Mining).

Die neuen Kunden zeigen, wie flexibel einsetzbar die Lösung von Evy ist: Bei den Kunden handelt es sich zum einen um eine Überwachungsorganisation. Für sie analysiert die KI von Xpact interne Texte aus Worddokumenten und füttert mit den relevanten Inhalten Softwareprogramme. Zum anderen unterstützt Evy künftig ein Institut bei der Entwicklung einer betriebswirtschaftlichen Software für die Optimierung der Geschäftsprozesse und deren Modellierung im öffentlichen Bereich.

„Die vielen Gespräche mit Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen in den vergangenen Monaten zeigen, dass die Datenerfassung heute – trotz digitalem Fortschritt – immer noch weitestgehend manuell erfolgt. Evy ändert dies“, sagt Michael Vogel, einer der Gründer und Geschäftsführer der Evy Solutions GmbH. „Mit uns können Unternehmen ihren Posteingang, das Dokumentenmanagement und die Datenerfassung vollständig automatisieren. Die so gewonnen Daten können sie anschließend nicht nur weiterverarbeiten, sondern von unserer künstlichen Intelligenz auch auswerten lassen.“

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Behördensteuerung mit MindManager

Einen Blick in die Arbeitswelt eines Bürgermeisters gewährt am 18. September um 11.00 Uhr ein MindManager Webinar der besonderen Art: In diesem beschreibt der Bürgermeister Sebastian Schrempp, wie ihm MindManager beim Management der vielen Behördenaufgaben hilft.

Als Oberbürgermeister der Stadt Rheinstetten trägt Schrempp die Verantwortung für verschiedene Dezernate und Ämter mit unterschiedlichen Zuständigkeitsbereichen. Die Aufgaben, die er und seine Mitarbeiter tagtäglich zu bewältigen haben, sind vielfältig. Eine große Herausforderung ist dabei, dass alle relevanten Informationen und Dokumente jederzeit verfügbar sind – sowohl für übergeordnete Projekte als auch für jeden Einzelnen. Egal ob es um Themen wie eine Fristenkontrolle, die Zuordnung von Verantwortlichkeiten oder den Austausch von Informationen mit Gremien geht – alles wickelt die Stadt Rheinstetten mit MindManager® ab.

Im Webinar veranschaulicht Bürgermeister Sebastian Schrempp, wie er mit MindManager nicht nur seine persönlichen Aufgaben, sondern auch die Zusammenarbeit mit den verschiedenen Teams aus den einzelnen Dezernaten und Ämtern meistert. Er zeigt die speziellen Verlinkungen zu Dokumenten und externen Webseiten, die ihm helfen, nicht den Überblick zu verlieren und auf einen Blick die Verantwortlichkeiten und dringende Aufgaben erkennen lassen. Auch die gemeinsame, simultane Arbeit innerhalb von Maps nutzt der Bürgermeister und Kollegen, die keine MindManager Lizenz haben, bindet er mittels HTML Export ein. Darüber hinaus nutzt er die Dokumentations-,Reporting- und Präsentationsmöglichkeiten der Software.

Details und Anmeldung zum Webinar unter: https://bit.ly/2uYjADd

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