docuvita expandiert in europäische Märkte

Die docuvita GmbH und Co. KG vertreibt ihr Dokumentenmanagementsystem docuvita nach 15 Jahren Marktpräsenz in Deutschland und der Schweiz nun auch in Ungarn und Slowenien.

„Die Zeit ist reif. Unser Dokumentenmanagementsystem ist längst den Kinderschuhen entwachsen und wird ab sofort auch in Europa verfügbar sein”, kündigt Helge Lenuweit, Geschäftsführer der docuvita GmbH und Co. KG, an. Aufbauend auf dem Erfolg und dem stetigen Wachstum in den letzten Jahren setzt docuvita mit der Expansion nun einen neuen Meilenstein. Hierzu verstärkte Lenuweit sein Team mit Maria Argyti um eine Spezialistin für internationale Geschäftsentwicklung. „Nach umfangreichen Marktstudien konzentrieren wir uns zunächst auf Ungarn und Slowenien und bauen hier Partnernetzwerke auf”, so Lenuweit.

Partner vor Ort

Als Teamplayer setzt docuvita auf den indirekten Vertrieb durch mehr als 60 Fachhandelspartner in Deutschland und der Schweiz. Dieses Modell soll auch international zum Einsatz kommen, so dass Kunden von lokalen Ansprechpartnern betreut werden, die zudem kundenspezifische Anpassungen vornehmen und technische Unterstützung leisten. Auch das neue internationale Partnerprogramm bietet verschiedene Stufen, aus denen der Partner abhängig von seinem Geschäftsmodell wählen kann – von minimaler Verpflichtung bis zu einer strategischen Partnerschaft.

Dokumentenmanagement – nur für große Firmen?

Obwohl das papierlose Büro in aller Munde ist, gehören Aktenschränke noch immer zum Alltag, besonders in kleinen Firmen. Wenn Papierdokumente versehentlich falsch abgelegt wurden, dann kann das Wiederfinden sehr schwierig werden. Hinzu kommt der Platzverbrauch im Büro.

docuvita hat sich speziell der Belange kleiner und mittlerer Unternehmen angenommen und ein kostengünstiges, individuell anpassbares Dokumentenmanagementsystem entwickelt, das die Produktivität erhöht, intuitiv zu bedienen ist und gesetzliche Anforderungen erfüllt. Außerdem kann docuvita nahtlos an vorhandene Business Software angebunden werden.

Zukunftssicher mit docuvita

Die Kostensenkung, eine höhere Rentabilität und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften – für welches Unternehmen sind das keine Zukunftsziele? Der Ersatz des Aktenschranks durch ein maßgeschneidertes Dokumentenmanagementsystem kann wesentlich hierzu beitragen und die langfristige Leistungsfähigkeit eines Unternehmens sicherstellen.

„Besonders im Zuge der EU-Datenschutz-Grundverordnung werden die rechtskonforme Verwaltung und Archivierung von Dokumenten in ganz Europa immer wichtiger“, so Lenuweit, der damit das Marktpotenzial für Dokumentenmanagementsysteme unterstreicht.

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Ab April erhältlich: signotec Delta mit Power over Ethernet (PoE)

Jetzt im Onlineshop vorbestellbar ist das Unterschriftenpad signotec Delta, welches jetzt auch optional mit Power over Ethernet-Anschluss verfügbar ist. Durch diese Neuerung wird zur Stromversorgung in kompatiblen Umgebungen kein Netzteil im Netzwerkbetrieb mehr benötigt.

Mehr Komfort für den Kunden bietet unsere neueste Entwicklung beim Unterschriftenpad signotec Delta: Ab dem 1.4.2019 ist das Pad auch mit einem Power over Ethernet-Anschluss erhältlich. Hauptvorteil dieses Verfahrens ist das Einsparen eines Stromversorgungskabels, sodass auch an schwer zugänglichen Stellen oder in Bereichen, in denen viele Kabel stören würden, Ethernet-angebundene Geräte installiert werden können. Das Gerät bezieht die Energie dabei direkt über das Datennetz, wodurch auch mehr Ausfallsicherheit gegeben ist.

Das Unterschriftenpad signotec Delta ist mit seinem 25,5 cm (10,1") Farb-Display perfekt geeignet für die Anzeige vollständiger Dokumente am Point of Sale (POS). Mit dem dazugehörigen Stift ist ein bequemes Scrollen durch das Dokument möglich. So muss der Stift nur auf dem Display nach unten oder oben bewegt werden, um das Dokument gleiten zu lassen. Es ist die ideale Lösung für Banken, Behörden sowie Unternehmen, wo komplexe Dokumente vor Unterschriftsleistung gelesen werden müssen.

Im signotec Webshop ist das signotec Delta mit Power over Ethernet-Anschluss bereits vorbestellbar. Wählen Sie dazu einfach als Verbindung „USB + PoE-Ethernet (RJ45) (Artikelnummer ST-DERT-3-UPoE100) aus. Bei weiteren Fragen wenden Sie sich gerne an unser Vertriebsteam unter info@signotec.de.

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TÜV SÜD ClassiC: Wir kennen sie alle

Gutachten, H-Zulassung und eine Oldtimer App, mit der die Liebhaber historischer Fahrzeuge nicht nur alle Service-Termine im Blick haben, sondern zudem fahrzeugspezifische Daten und Dokumente verwalten und Tourentipps teilen können. Das sind die Top-Themen von TÜV SÜD bei der Retro Classics 2019, die vom 7. bis 10. März auf dem Stuttgarter Messegelände stattfindet. Schmankerl am Stand C34 in Halle 10: ein Pierce-Arrow Typ B (1930) mit 6 Liter Hubraum, 125 PS und Reihenachtzylinder-Maschine.

„Auf der europaweit größten Messe mit circa 90.000 Besuchern werden unsere Experten rund um alle Fragen zu Oldtimern bereitstehen – darauf freuen wir uns“, sagt Lars Kammerer, Leiter Marketing Division Mobility bei TÜV SÜD. Ob die Sachverständigen von TÜV SÜD den Pierce-Arrow mal auf der Prüfgasse hatten? Die Chancen stehen nicht schlecht. Schließlich haben die Experten bereits 50 Jahre nach der Unternehmensgründung im Jahr 1886 mit Fahrzeuguntersuchungen begonnen. Damit hat TÜV SÜD beinahe alle Vehikel, die zum Oldtimer-Check antreten, in ihrer Historie begleitet und kennt die Besonderheiten und den technischen Entwicklungsstand der Baujahre. Ein Riesenpfund und eine enorme Erfahrung, die die Oldtimer-Experten von TÜV SÜD besonders auszeichnet und zu beliebten Partnern der Szene macht – beipielsweise wenn es darum geht, ein altes Fahrzeug zu kaufen oder wiederaufzubauen. Die unabhängigen Experten erstellen H-Gutachten, Wert- oder Änderungsgutachten und stehen mit Datenblättern für beinahe alle Modelle bereit.  

Während der Retro Classics auf der Messe Stuttgart informieren die Spezialisten von TÜV SÜD am Stand C34 in Halle 10 die Besucher zu allen Fragen rund um Old- und Youngtimer. Sie liefern technische Tipps und stehen mit Datenbanken parat, wenn es darum geht, ein altes Fahrzeug wiederaufzubauen.

Weitere Informationen unter www.tuev-sued.de

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Digitale Lösungen für Produktion und Personalwesen auf der Hannover Messe 2019

tisoware ist Aussteller auf der diesjährigen Hannover Messe vom 01. bis 05. April 2019. In Halle 7 auf dem Gemeinschaftsstand D12 des Hardwarepartners Datafox präsentiert tisoware Neuheiten zu den Themen Personaleinsatzplanung, Personalzeiterfassung, Betriebs- und Maschinendatenerfassung, MES, Feinplanungsleitstand sowie Zutrittssicherung und mobile Lösungen.

Im Mittelpunkt der Messe stehen digitale Lösungen für einen sicheren und transparenten Prozess in der Fertigung und Produktion. Dazu zählen im Besonderen Auftragsdaten in Form von Arbeitsanweisungen, Zeichnungen, Verpackungsvorschriften, Prüfprotokollen und weiteren Dokumenten automatisiert am Fertigungsauftrag oder Arbeitsgang verknüpft. Diese Digitalisierung macht Abläufe im Shopfloor sicherer, schneller und aktueller. Mitarbeiter erhalten sämtliche auftragsrelevante Daten und Dokumente in höchster Aktualität über tisoware auf ihren Bildschirmen am Arbeitsplatz und das Management ist jederzeit aktuell informiert.

Unter dem Motto „Mehr als HR, Security und MES!“ zählt tisoware zu den führenden Lösungsanbietern in Deutschland. Unternehmen aller Größen und Branchen bietet tisoware innovative und modulare Lösungen für Personaleinsatzplanung, Personalzeit- und Betriebsdatenerfassung, Zutrittssicherung mit Videoüberwachung sowie mobile HR- und Security-Lösungen, eigenständig oder in das ERP-System der Unternehmen integriert.

Zwischen tisoware und Datafox besteht mittlerweile eine fünfjährige Projekt-Partnerschaft. Aktuell beschäftigt tisoware 160 Mitarbeiter an zehn Standorten in Deutschland und Österreich. Über 2.500 Kunden im In- und Ausland vertrauen auf die Kompetenz aus über 30 Jahren Erfahrung.

Sie finden uns in Halle 7 auf dem Stand D12.

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Handakte adieu: Kfz-Zulassung mit elektronischer Signatur im Landkreis Leer

Während viele Kommunen der Umsetzung des Online-Zugangsgesetzes (OZG) sorgenvoll entgegensehen, hat der Landkreis Leer viele der Auflagen bereits erfüllt. Schon seit Jahren zeigt die innovative Kommune besonderen Weitblick in puncto Digitalisierung. Ins Auge sticht hier vor allem die Straßenverkehrsabteilung: 65.000 Kfz-Zulassungsvorgänge jährlich werden per elektronischer Signatur über Unterschriftenpads abgeschlossen. Die hohen Einsparungen an Sach- und Personalkosten sind dabei ein positiver Nebeneffekt.

„Wer die Vergangenheit nicht kennt, kann die Gegenwart nicht verstehen und die Zukunft nicht gestalten“ – diese chinesische Weisheit ist einer der Leitsprüche von Gerrit de Wall, Leiter der Kfz-Zulassungsstelle des Landkreises Leer. De Wall weiß, wovon er spricht – er ist seit 30 Jahren beim Landkreis Leer tätig. Damals zeichnete sich die Zulassungsstelle durch wenig Bürgernähe, geringe Fallzahlen, riesige Lagerräume für Akten und wenig Einsatz automatisierter Datenerfassung aus. Heute sieht die Sachlage ganz anders aus: Die in Bußgeld- sowie Zulassungs- und Führerscheinstelle aufgeteilte Straßenverkehrsabteilung des Ordnungsamtes wickelt jährlich 65.000 An-, Ab- oder Ummeldungen ab – und zwar komplett elektronisch. Pro Tag gerechnet sind dies 200 Besucher mit ca. 260 Vorgängen insgesamt. Auch die 142.000 im Bestand gelisteten Fahrzeuge werden ausschließlich digital verwaltet.

Bei allen Zulassungsvorgängen wird großen Wert auf Digitalisierung gelegt – Handakten wurden schon lange durch die eAkte abgelöst. So befindet sich an den Arbeitsplätzen der Sachbearbeiter neben einem Einzugsscanner zur digitalen Erfassung von Dokumenten wie Vertretungsvollmachten, Fahrzeugscheinen, Gutachten oder Bescheinigungen auch ein Unterschriftenpad zum Signieren aller Zulassungsvorgänge.

Konkret nutzt das Straßenverkehrsamt hierzu seit 2016 das Unterschriftenpad signotec Delta, mit dem A4-Dokumente in Originalbreite angezeigt und vollständig gelesen werden können. Zusätzlich ist auf dem Pad eine Diashow mit sechs Bildern eingespielt, die dem Besucher Impressionen des Landkreises Leer vermitteln. Mit dem dazugehörigen Stift kann der Bürger nicht nur unterschreiben, sondern auch durch das Dokument scrollen. Die dann geleistete elektronische Unterschrift entspricht den Vorgaben der EU-weit gültigen eIDAS-Verordnung. Technisch werden die Unterschriftenpads über die Schnittstelle signoPAD-API an die Kfz-Verwaltungssoftware des Landkreises angeschlossen. Somit wird auch das unterschriebene Zulassungsdokument automatisch zur eAkte des jeweiligen Fahrzeuges bzw. Fahrzeughalters hinzugefügt. Die eingesparten Sach- und Personalkosten sind enorm: Zuvor wurde pro Monat eine Palette Papier verbraucht. Die Dokumente wurden zunächst ausgeruckt, dann unterschrieben, eingescannt und anschließend als „Datenmüll“ zur Verbrennung gebracht. „Innerhalb von sechs Monaten hatten sich die Anschaffungskosten der Unterschriftenpads schon amortisiert“, so de Wall.

Neben dem Einzugsscanner und dem Unterschriftenpad ist an einigen Arbeitsplätzen zusätzlich ein Objektscanner zum Erfassen der Kennzeichen vorhanden. Mit diesem werden neben der Erfassung der Kennzeichengröße auch die Siegelplaketten inklusive der Druckstücknummern gespeichert.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die digitale Vernetzung in Puncto Datenaustausch. Während die Zulassungsdaten beim Kraftfahrtbundesamt elektronisch abgerufen und dorthin auch wieder übermittelt werden, können Versicherungsdaten über beim Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft eingeholt werden. Auch die Hauptuntersuchungsdaten werden digital beim Dachverband der Sachverständigen abgefragt. Parallel erfolgt im Hintergrund die digitale Kontrolle als Voraussetzung für die Zulassung eines Fahrzeuges: Neben den Kfz-Steuerrückständen beim Hauptzollamt werden auch die Rückstände in der Kfz-Zulassung bei der Kreiskasse geprüft. Zudem erfolgt ein Abgleich der Druckstücknummern.

Darüber hinaus haben die Digitalisierungsmaßnahmen auch einen positiven Nebeneffekt in puncto Bürgerservice. Durch die Online-Terminvergabe, die durch 20 % der Bürger genutzt wird, wird langes Warten vermieden. Besonders komfortabel ist auch der SMS-Service zur Benachrichtigung der Fertigstellung eines Antrages für die Bürger sowie die Online-Warteanzeige. Das Online-Wunschkennzeichnen ist ebenfalls ein beliebter und viel genutzter Dienst.

Wer möchte, kann sich den Gang zur Behörde aber auch komplett sparen: Seit 2015 ist die Online-Kfz-Abmeldung und seit 2017 die Online-Wiederzulassung von Fahrzeugen möglich. Ab Ende 2019 ist die komplett internetbasierte Zulassung und Ummeldung geplant.

In Anbetracht dieser zahlreichen Digitalisierungserfolge sind viele der Auflagen des für alle Kommunen bis 2022 umzusetzenden Online-Zugangsgesetzes – wie z. B. der medienbruchfreie Zugang zu elektronischen Verwaltungsdienstleistungen – im Landkreis Leer schon zu großen Teilen erfüllt.

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Digitalisierung von Verwaltungsprozessen durch intelligentes Scannen

Der Software-Dienstleister PDV GmbH und die Ricoh Deutschland GmbH vertiefen ihre Zusammenarbeit und vereinbaren eine strategische Partnerschaft, um mit gebündelten Kompetenzen im Lösungs- und Technologiebereich die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen im öffentlichen Sektor zu unterstützen und weiter voranzutreiben.

Durch das Zusammenführen der Kompetenzen beider Unternehmen wird es bald schon einfacher sein, medienbruchfreie Verwaltungsverfahren zu gewährleisten. Um täglich Tausende Papierdokumente rechtskonform, insbesondere gemäß der Technischen Richtlinie zum Ersetzenden Scannen (RESISCAN), ohne Datenverlust in adäquate digitale Dokumente zu überführen, bietet die PDV mit ihrem Produkt VIS-Scan eine intelligente und komfortable Lösung an. Ganze Dokumentenstapel werden gescannt und KI-basiert automatisch klassifiziert. Nach der Extraktion der Metadaten werden die Dokumente direkt an das nachgelagerte System übergeben. Zur Gewährleistung der Integrität von Dokumenten, die einem normalen, hohen oder sehr hohen Schutzbedarf unterliegen, greifen während des Scan-Prozesses unterschiedliche Sicherheitsmaßnahmen. In Kombination mit den Multifunktionssystemen von Ricoh wird Anwendern eine hochmoderne und einfache Lösung für die Arbeit in der digitalen Verwaltung zur Verfügung gestellt.

Für PDV-Geschäftsführer Dirk Nerling ist die Partnerschaft besonders wichtig: „Die vollständige, medienbruchfreie und rechtskonforme Digitalisierung von Verwaltungsprozessen ist ein großes Thema bei unseren Kunden. Mit VIS-Scan reduzieren wir die Komplexität der Verwaltungsarbeit, weil wir den Nutzern eine sehr einfach zu bedienende Scan-Lösung mit höchstmöglichem Automationsgrad bereitstellen.“ Und Nerling fügt hinzu: „Ricoh ist ein starker Technologiepartner, der mit seinen innovativen Produkten unsere Lösung hervorragend ergänzt. Gemeinsam stärken wir unsere Marktposition als Premiumpartner der Verwaltung.“

Marcus Mauch, Director Sales bei Ricoh Deutschland erklärt: „Das Druck- und Dokumentenmanagement ist auch und ganz besonders im öffentlichen Sektor ein wichtiger Enabler für die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen. Denn noch immer wird die Mehrheit verwaltungskritischer Informationen in Papierform verarbeitet. Die Verbindung unserer neuen und intelligenten Technologien mit der Lösungskompetenz von PDV bildet eine starke Grundlage, um Kunden im öffentlichen Sektor einen völlig neuen Mehrwert bieten zu können. Vor diesem Hintergrund ist diese Partnerschaft ein weiterer Schritt, um unserem Anspruch Rechnung zu tragen, den wir mit ‚Empowering Digital Workplaces‘ auf den Punkt bringen.“

Über Ricoh
Ricoh unterstützt die Digitalisierung des Arbeitsplatzes und sorgt mit innovativen Technologien und Services dafür, dass Menschen smarter arbeiten können. Seit mehr als 80 Jahren ist Ricoh Innovationstreiber und ein führender Anbieter für Dokumentenmanagement, IT-Services, kommerziellen und industriellen Druck, Digitalkameras und Industrielösungen.
Die Ricoh Group hat ihren Hauptsitz in Tokio und ist in fast 200 Ländern und Regionen vertreten. Im Geschäftsjahr 2018 (Stand: 31. März 2018) erzielte die Ricoh-Gruppe weltweit einen Umsatz von 2.063 Milliarden Yen (ca. 19,4 Milliarden USD).

RICOH DEUTSCHLAND GmbH
Mario Di Santolo
Vahrenwalder Straße 315
30179 Hannover
Tel.: + 49 511 6742-2940
Mobil: + 49 151 17150389
E-Mail: mario.disantolo@ricoh.de
www.ricoh.de

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E-Invoicing und Steuerrecht: Hilft eine Rechnungssoftware bei der Ein-haltung der GoB und GoBD?

Wenn es um Rechnungen geht, sind sie immer wieder im Gespräch: die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). In letzter Zeit sind es vor allem die GoBD, die die Gemüter bewegen. Diese bereits 2014 festgelegten Grundsätze dienen seit Januar 2015 als steuerrechtliche Grundlage für das Ändern und Archivieren von Rechnungsdokumenten in elektronischer Form. Im Januar 2017 endete die Übergangsfrist und nun drohen bei Nichteinhalten Geldstrafen.

Wir stellen uns die Frage, ob eine Rechnungssoftware Unterstützung bei der Erfüllung dieser steuerrechtlichen Regeln bieten kann und haben bei Marko Fliege, CEO der JustOn GmbH in Jena nachgefragt.

Zunächst einmal vorab: Was halten Sie von den Grundsätzen und glauben Sie, dass der GoBD-Standard tatsächlich mehr Sicherheit bringt?

Sicherlich kann der Standard die Sicherheit in Buchungs- und Rechnungsprozessen sowohl für Unternehmen als auch für Finanzämter verbessern, schon allein dadurch, dass er Regeln zur Archivierung und Änderung von Belegen nun endgültig festlegt. Eine automatisierte, digitale Rechnungsverwaltung kann vieles erleichtern, so auch die Einhaltung der Grundsätze, die auf den ersten Blick kompliziert wirken.

Welche konkreten Vorteile bietet eine Rechnungssoftware gegenüber anderen Formen der Buchführung und Rechnungsverwaltung?

Eine auf Rechnungsverwaltung spezialisierte Software hat im Bezug auf die GoB und GoBD natürlich ganz eindeutige Vorteile gegenüber einer Rechnungserstellung über Word, Excel oder ähnliche Programme. Belege werden nachvollziehbar erzeugt, sicher gespeichert und sind nicht veränderbar bzw. es erfolgt eine Kennzeichnung von Änderungen an Belegen. Die Belege lassen sich besser ordnen, lückenlos und zeitnah archivieren und alle Buchungen lassen sich besser nachprüfen. Nicht zuletzt profitiert der Nutzer von einer Zeitersparnis, weil für den Jahresabschluss alles vollständig und rechtzeitig vorliegt.

Und nun ganz konkret zu JustOn: Entspricht Ihre Software denn den gesetzlichen Anforderungen?

Ja, das tut sie. Wir freuen uns sehr, dass JustOn im Juli 2017 die aufwändige Prüfung einer externen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft bestanden hat. Geprüft wurde unsere Software unter Beachtung des international anerkannten Standards für Informationssicherheit IDW PS 880. Für unsere Kunden bedeutet das vor allem, dass JustOn konform mit den GoB arbeitet und gut geeignet ist, den Anwender bei der Erfüllung der GoBD zu unterstützen. Selbst wenn die Grundsätze bereits seit 2014 der Entwicklung und Weiterentwicklung von JustOn kontinuierlich zugrunde gelegt wurden, bieten wir unseren Kunden mit der Zertifizierung noch mehr Investitionssicherheit.

Ihre Kunden können also mit JustOn GoB- und GoBD-konform abrechnen und archivieren?

Ja, und das ohne sich Gedanken zu machen. Die Software automatisiert neben der Rechnungserstellung die Archivierung der Daten und Belege, gewährleistet die Ordnung der Dokumente und verbessert die Nachprüfbarkeit aller Buchungen. Selbst in Zukunft müssen sich unsere Kunden nicht um gesetzliche Anforderungen in der Rechnungsabwicklung kümmern: Wir passen unsere Software regelmäßig an aktuelle Vorschriften an.

Nochmal zum Thema Archivierung: Liegt hier Ihrer Meinung nach die größte Herausforderung? Welche Vorteile bietet beispielsweise das cloudbasierte JustOn-System im Vergleich zu anderen Archivierungslösungen.

Da in Rechnungsprozessen Fragen der Datensicherung und Sicherheit immer eine große Rolle spielen, ist die Archivierung tatsächlich eine besondere Herausforderung. JustOn bietet als Cloud-Lösung die sicherste Variante der Datenspeicherung. Wir archivieren die Rechnungsdaten über Partner in zertifizierten Rechenzentren, die sich in regionaler Nähe zum Kunden befinden. Das heißt auch, dass unsere Kunden, selbst wenn sie zu einer alternativen Rechnungslösung wechseln, ihre Daten dennoch über diese Partner sichern lassen können.

Lohnt sich der finanzielle Aufwand einer Softwarelösung dann eigentlich für jedes Unternehmen? Auch im Hinblick auf die Strafen bei Nichteinhaltung der steuerrechtlichen Grundsätze.

Die Nutzung einer Rechnungslösung ist immer dann sinnvoll, wenn die Rechnungsabwicklung Zeit in Anspruch nimmt, die der Unternehmer auch in sein Kerngeschäft investieren könnte. Unsere Software ist ideal geeignet für mittelständische Unternehmen ab zehn Mitarbeitern, die 50 bis 50.000 Rechnungen im Monat stellen. Um aber jeder Größe von Unternehmen gerecht zu werden, wird JustOn in verschiedenen Versionen angeboten. Wenn man als Unternehmer sicher sein möchte und sich um die Einhaltung der Grundsätze keine Gedanken machen möchte, dann lohnt sich der finanzielle Aufwand einer Softwarelösung selbstverständlich.

Vielen Dank für das spannende Interview.

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Erfolgreiche Zertifizierung für JustOn nach „IDW PS 880“

Die Rechnungssoftware JustOn spart nicht nur Zeit und Geld, sondern bietet ihren Kunden auch größtmögliche Sicherheit. Das bestätigte im Juli 2017 eine externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die die Software unter Beachtung des international anerkannten Standards für Informationssicherheit IDW PS 880 zertifizierte. „Wir freuen uns sehr über das Ergebnis des aufwändigen Prüfungsprozesses. Wichtig ist für uns vor allem, dass die Zertifizierung bescheinigt, dass JustOn konform mit den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) arbeitet und gut geeignet ist, den Anwender bei der Erfüllung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu unterstützen“, erklärt Marko Fliege, CEO der JustOn GmbH.

GoBD-konform abrechnen und archivieren

Die GoBD, die bereits 2014 festgelegt wurden, dienen seit Januar 2015 als steuerrechtliche Grundlage für das Ändern und Archivieren von Rechnungsdokumen- ten. JustOn-Kunden müssen sich mit diesen Grundsätzen allerdings nicht näher auseinandersetzen. Die Software automatisiert neben der Rechnungserstellung die lückenlose und zeitnahe Archivierung der Daten und Belege, gewährleistet die Ordnung der Dokumente und verbessert die Nachprüfbarkeit aller Buchungen. Darüber hinaus müssen sich die Nutzer auch in Zukunft nicht um gesetzliche Anforderungen in der Rechnungsabwicklung kümmern: „Selbstverständlich passen wir unsere Software regelmäßig an aktuelle Vorschriften an. So bleiben unsere Kunden immer auf der sicheren Seite.“ betont Marko Fliege.

Lesen Sie Details zum GoBD-Standard in der JustOn-Dokumentation und informieren Sie sich zu JustOn auf www.juston.com

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Automatischer Rechnungs- und Mahnungsversand per Post

Die meisten Dokumente werden heute automatisch erstellt und per E-Mail verschickt. Viele Unternehmen möchten allerdings gerade Rechnungen und Mahnungen nach wie vor auf dem sicheren Postweg an ihre Empfänger senden. EMailBrief, der neue Kooperationspartner der JustOn GmbH macht dies möglich. Durch die Integration der App lassen sich alle Dokumente, die in der Rechnungssoftware JustOn erstellt wurden, auf Wunsch direkt per Post versenden. „Das Jahr 2017 steht bei uns im Zeichen der Kooperationen. Somit freuen wir uns sehr, mit EMailBrief einen verlässlichen Partner gefunden zu haben, über dessen Dienstleistung wir unseren Kunden noch mehr bieten können,“ berichtet Marko Fliege, CEO des Jenaer Softwareunternehmens. Auch der Geschäftsführer von EMailBrief André Dürrzapf ist zufrieden: „Unsere Zusammenarbeit mit JustOn lief von Anfang an unkompliziert und die Integration erfolgte binnen weniger Stunden.“

EMailBrief übernimmt den Druck, das Falten und Versenden

Die neue Funktionalität ermöglicht es ab sofort allen JustOn-Kunden, ihre Rechnungen und Mahnungen nun direkt per Brief oder Einschreiben ins In- und Ausland zu verschicken. In diesem Prozess werden die Dokumente weiterhin über die Abrechnungssoftware JustOn generiert. Nach dem automatischen Rechnungslauf übernimmt der Fullservice-Dienstleister EMailBrief den Druck, das Falten und Versenden der gewünschten Dokumente. EMailBrief prüft in diesem ebenfalls automatisierten Prozess die Dokumente, bestimmt die optimale Kuvertgröße und sichert die Lesbarkeit aller Angaben im Adressfenster. Mit diesen neuen Funktionen sparen JustOn-Kunden nicht nur Zeit, sondern auch Druck-, Material- und Versandkosten. Der gesamte Prozess kostet die Kunden sogar weniger als den üblichen Portopreis.

Weitere Informationen zu JustOn unter www.juston.com

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Fortgeschrittene elektronische Signatur in der Verbandsgemeinde Ransbach-Baumbach

50.000 Anordnungsbelege pro Jahr werden nicht mehr ausgedruckt, sondern über das Unterschriftenpad signotec Sigma sowie die Software signoSign/2 digital signiert – so spart die innovative Verbandsgemeinde Ransbach-Baumbach jedes Jahr große Mengen an Prozess- und Materialkosten ein.

Die Verbandsgemeindeverwaltung Ransbach-Baumbach aus dem Westerwald, bestehend aus der Stadt Ransbach-Baumbach und zehn verbandsangehörigen Gemeinden, nutzt bereits seit über fünf Jahren die Lösungen von signotec zur sicheren elektronischen Signatur.

An fast allen 40 Arbeitsplätzen der Verwaltung werden Zahlungsanweisungen, Zahlungsvereinnahmungen oder auch interne Verrechnungen elektronisch unterschrieben. Die Vorgehensweise ist denkbar einfach: Die aus dem Haushaltsprogramm erzeugten Anordnungen werden als PDF erzeugt und über das Unterschriftenpad in der Signatursoftware signoSign/2 direkt im PDF vom jeweiligen Mitarbeiter unterschrieben. Da für diesen Vorgang zwei Unterschriften notwendig sind, wird das Dokument für die zweite Signatur an eine übergeordnete Stelle, wie der Fachbereichsleitung oder dem Bürgermeister weitergeleitet. Danach führt die Kasse die entsprechende Zahlung oder Verbuchung gemäß der Anordnung aus. Die anschließende Archivierung erfolgt über das Dokumentenmanagementsystem, in welchem die Belege bei einer möglichen Rechnungsprüfung auch direkt geprüft werden können.

Wichtig ist hierbei die Unterschrift in Form der fortgeschrittenen elektronischen Signatur. Diese bietet gegenüber der einfachen elektronischen Signatur einen deutlich höheren Beweiswert. Sie ermöglicht im Streitfall eine genaue Validierung der Signatur, bestehend aus Dokumentenintegrität sowie der Authentifizierung des Unterzeichners. So lässt sich feststellen, ob sich das Dokument verändert und welche Person dieses signiert hat.

Der Einsatz der Software signoSign/2 ist hierbei ideal. signoSign/2 bietet eine unübertroffene und stetig wachsende Vielfalt an Funktionen, um Dokumente digital und automatisiert zu verarbeiten und zu unterschreiben. Die Signatur erfüllt alle Anforderungen an die ISO-Standards sowie die Vorgaben aus der eIDAS-Verordnung. Die zahlreichen RSA-Verschlüsselungsmechanismen direkt im Unterschriftenpad signotec Sigma bieten hier zusätzlichen Schutz. Das Pad selbst besticht durch seine kompakte und robuste Bauweise sowie durch den großen Sensor, auf dem sich Unterschriften präzise erfassen lassen.

Der Einsatz der signotec-Lösungen zur digitalen Signatur bringt auch erfreuliche Nebeneffekte mit sich: Nicht nur die Papier- und Druckkosten für die jährlich ca. 50.000 Anordnungsbelege werden eingespart, sondern auch der Personal- und Zeiteinsatz wurde deutlich minimiert.

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