Seminarmanagement direkt im LMS

Die Organisation von Seminaren stellt in den meisten Unternehmen eine Herausforderung dar, die je nach Umfang eine Menge Ressourcen binden. Damit der Aufwand reduziert wird und vor allem der Überblick erhalten bleibt, werden häufig Seminarmanagementsysteme eingesetzt.

Was passiert nun, wenn in der digitalen Welt zusätzlich noch viele Lernaktivitäten mit E-Learnings organisiert werden und diese dann zusätzlich mit Seminaren verbunden werden sollen.

Genauso wie Seminarmanagementsysteme keine E-Learnings vernünftig in Workflows verwalten können, sind die meisten Lernmanagementsysteme kaum in der Lage die Anforderungen an das Seminarmanagement zu erfüllen. Daher wird wieder mit Excellisten gearbeitet oder die Ergebnisdaten händisch von einem in das andere System übertragen. Es lebe die Digitalisierung!

Diese unnötige Ressourcenverschwendung bei gleichzeitigen Qualitätseinbußen kann so nicht weitergehen, dachte sich ein Unternehmen in Deutschland. Personalabteilung, Seminaranbieter/-organisator und die ILT Solutions haben sich zusammengeschlossen und ein Seminarmanagementsystem Add-on zur Integration in das LMS ILIAS entwickelt.

Unser Seminarmanagementsystem im Lernmanagementsystem

Herausgekommen ist ein sehr praxisorientiertes Seminarmanagementsystem im Lernmanagementsystem. Dieses erfüllt nicht nur die Anforderungen des Seminarorganisators, gleichzeitig ist die Verwaltung und Organisation sowie die Verknüpfung von WBTs, Dokumenten, Aufgaben, Seminaren und virtuellen Klassenräumen möglich. Einfache Anmeldeprozesse für den Einzelnen oder einer ganzen Gruppe funktionieren seit nun 10 Monaten hervorragend, genauso wie Genehmigungsworkflows und Ressourcenverwaltung. Kleine Veränderungen aus der Praxis fließen natürlich in die Roadmap ein und verbessern ständig ein schon sehr ausgereiftes System.

Seminarmanagement-Plugin, Compliance-Plugin für Wiederholungschulungen, Design-Plugin und einige andere Add-ons machen ILIAS zu einer sehr konkurrenzfähigen Lösung.

Der Erfolg spricht für sich und weitere Unternehmen testen bereits diese neue Lösung.

Möchten Sie auch Ressourcen sparen und auf zeitgemäße Art den Überblick bei Ihren Trainings behalten?

Sprechen Sie uns an und wir zeigen Ihnen in einem unverbindlichen Gespräch wie Sie diese Lösung erfolgreich in Ihrem Unternehmen einsetzen können.

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itl-Seminare Technische Dokumentation mit MS Word

MS Word ist aus der Technischen Dokumentation nicht wegzudenken. Das Programm bietet vielfältige Möglichkeiten und hilfreiche Funktionen. In den itl-Seminaren für Anfänger und Fortgeschrittene erlernen Redakteure Tricks und Kniffe vom langjährigen Word-Profi Ulrike Hatzl. Auch erfahrene Anwender werden mit ungeahnten Features überrascht.

Die itl-Seminare erleichtern das tägliche Arbeiten mit MS Word. Problemfelder werden identifiziert und Lösungen erarbeitet. Ziel des Workshops ist die Optimierung des Dokumentationsprozesses mit MS Word. Teilnehmer erlernen dazu das Erstellen von Templates und prozessfähigen Dokumenten.

Das Einsteiger-Seminar enthält viele praktische Übungen zu den Themen Formatvorlagen, Gliederung, Nummerierung, Schnellbausteine und Tabellen. Fortgeschrittene vertiefen diese Themen und befassen sich außerdem vertieft mit Formatvorlagen, Makros, Abbildungen, Textmarken und Verknüpfungen.

Die Workshops richten sich an alle, die MS Word als Werkzeug in der Technischen Dokumentation einsetzen.

Die jeweils eintägigen Seminare Technische Dokumentation mit MS Word für Einsteiger bzw. für Fortgeschrittene finden zu folgenden Terminen statt:

23. Oktober 2018 (Einsteiger) und 24. Oktober 2018 (Fortgeschrittene), jeweils von 09:30 bis 17:00 Uhr. Veranstaltungsort ist die itl-Zentrale, Elsenheimerstraße 65-67 in München.

Details und Anmeldung unter https://www.itl.eu/marketing/termine.html Auch firmeninterne Seminare sind nach Absprache möglich. Nähere Informationen erteilt Ela Himmelreich per Telefon unter +49 89 892623-230 oder Email unter ela.himmelreich@itl.eu.

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Behördensteuerung mit MindManager

Einen Blick in die Arbeitswelt eines Bürgermeisters gewährt am 18. September um 11.00 Uhr ein MindManager Webinar der besonderen Art: In diesem beschreibt der Bürgermeister Sebastian Schrempp, wie ihm MindManager beim Management der vielen Behördenaufgaben hilft.

Als Oberbürgermeister der Stadt Rheinstetten trägt Schrempp die Verantwortung für verschiedene Dezernate und Ämter mit unterschiedlichen Zuständigkeitsbereichen. Die Aufgaben, die er und seine Mitarbeiter tagtäglich zu bewältigen haben, sind vielfältig. Eine große Herausforderung ist dabei, dass alle relevanten Informationen und Dokumente jederzeit verfügbar sind – sowohl für übergeordnete Projekte als auch für jeden Einzelnen. Egal ob es um Themen wie eine Fristenkontrolle, die Zuordnung von Verantwortlichkeiten oder den Austausch von Informationen mit Gremien geht – alles wickelt die Stadt Rheinstetten mit MindManager® ab.

Im Webinar veranschaulicht Bürgermeister Sebastian Schrempp, wie er mit MindManager nicht nur seine persönlichen Aufgaben, sondern auch die Zusammenarbeit mit den verschiedenen Teams aus den einzelnen Dezernaten und Ämtern meistert. Er zeigt die speziellen Verlinkungen zu Dokumenten und externen Webseiten, die ihm helfen, nicht den Überblick zu verlieren und auf einen Blick die Verantwortlichkeiten und dringende Aufgaben erkennen lassen. Auch die gemeinsame, simultane Arbeit innerhalb von Maps nutzt der Bürgermeister und Kollegen, die keine MindManager Lizenz haben, bindet er mittels HTML Export ein. Darüber hinaus nutzt er die Dokumentations-,Reporting- und Präsentationsmöglichkeiten der Software.

Details und Anmeldung zum Webinar unter: https://bit.ly/2uYjADd

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Einsatz von OCR in Beratungsanwendungen

Mit Hilfe der OCR-Technologie können Sie schnell und einfach Daten aus Dokumenten scannen und zur Weiterverarbeitung auslesen. Das Prinzip wird in der Industrie bereits seit mehreren Jahren verwendet um Geschäftsprozesse automatisiert durchzuführen. Diese Automatisierung führt zu einer erheblichen Performancesteigerungen und zu Kostenersparnissen.

Die immer besseren Kamerasysteme moderner Smartphones ermöglichen es nun diese Technologie auch mobil einzusetzen. Dabei erkennt die OCR-Software automatisch das abzulichtende Dokument und gibt Anweisungen an den Nutzer, in welchem Abstand und Winkel das Smartphone zum Dokument gehalten werden muss. Bei idealen Bedingungen löst die Kamera automatisch aus.

Im Hintergrund arbeitet eine Künstliche Intelligenz, welche anhand von hunderten Testobjekten Dokumentenstrukturen erlernen kann. So ist es beispielsweise möglich strukturierte Dokumente wie einen Rentenbescheid, aber auch teilstrukturierte Dokumente wie die jährlichen Standmitteilungen von Versicherungen einzulesen. Je nach abfotografiertem Dokumententyp kann das Smartphone nun Hinweise zum jeweiligen Dokument liefern oder auf Basis der darin enthaltenen Daten Berechnungen durchführen.

Mit der OCR-Technologie hat das Institut für Vorsorge und Finanzplanung (IVFP) einen ersten Prototypen geschaffen. Dieser ermöglicht es auf Basis einer Renteninformation die zu erwartende zukünftige gesetzliche Nettorente (nach Abzug von Steuer und Sozialversicherung sowie unter Berücksichtigung der Inflation) zu ermitteln. Dazu werden das Geburtsdatum sowie die jeweiligen Rentenwerte ausgelesen und weiterverarbeitet. Eine weitere Einsatzmöglichkeit bieten die jährlichen Standmitteilungen der Versicherer. Diese führen häufig zu Unverständnis beim Kunden. Eine App könnte hier für mehr Klarheit und Transparenz sorgen.

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Testurteil: sehr gut – der HSM SECURIO AF100 im Redaktionstest von „Das Büro“

Die Redaktion von "Das Büro" hat das Modell mit automatischem Papiereinzug getestet. Gerrit Krämer, Redakteur von Das Büro berichtet.

Durch seine kompakten Abmessungen von 37,5 cm Breite, 26 cm Tiefe und 62 cm Höhe sowie sein geringes Leergewicht von nur 7 kg ist der Aktenvernichter relativ unproblematisch an den jeweiligen Einsatzort zu befördern. Das Volumen des Schnittgutbehälters beträgt 20 Liter.

Inbetriebnahme

Zwischen dem Auspacken des Geräts und der ersten Inbetriebnahme haben bei uns in der Redaktion nur wenige Augenblicke gelegen. Einfach den im Gehäuseoberteil verbauten Schneidkopf auf den Schnittgutbehälter setzen, Autofeedablage montieren, Netzstecker auf der Rückseite des Aktenvernichters einstecken, das andere Ende in die Steckdose und den Netzschalter auf „I“ schalten. Das war‘s schon.

Die Bedienung des Aktenvernichters ist ebenfalls denkbar einfach. Auf seiner Oberseite befinden sich zwei gut sichtbare Tasten. Eine zum Starten und Stoppen des automatischen Papiereinzugs, eine für den Auswurf von Dokumenten bei Papierstau, die „Reversiertaste R“.

Aufgabengebiet

Die Kernkompetenz eines Aktenvernichters liegt im zuverlässigen Zerkleinern von Dokumenten. Und hier gab sich der HSM SECURIO AF100 bei uns keine Blöße. Die Start-Stopp-Automatik startet das Schneidwerk automatisch, sobald Papier in die manuelle Zuführöffnung geschoben wird. Papier wird im Partikelschnitt zu 4 mm breiten und 25 mm langen Teilchen geschreddert, was der Sicherheitsstufe P-4 entspricht. Der manuelle Einzug schafft maximal sechs bis sieben Blätter à 80 g/m2 auf einmal, ab dem achten Blatt ist der Stapel zu dick für die Zuführöffnung. Auch das Vernichten von gehefteten und mit Büroklammern versehenen Blätterstapeln funktionierte über den manuellen Einzug problemlos. Die Autofeedfunktion ist für maximal 100 Blatt ausgelegt. Während des Autofeedbetriebs konnten wir parallel auch den manuellen Einzug ohne Einschränkungen nutzen. Nicht ganz so praktisch ist, dass dem Autofeeder keine Büroklammern oder geheftete Blätter zugeführt werden dürfen, da sonst das Gerät beschädigt werden könnte. Hier ist beim Einlegen von Dokumenten Vorsicht geboten.

Wurde dem Schredder versehentlich ein noch benötigtes Dokument zugeführt, ließ sich der Zerkleinerungsvorgang jederzeit mit der Bedientaste abbrechen. Das Schneidwerk stoppte sofort, sobald wir die Taste drückten. Durch ein längeres Drücken der Reversiertaste, und mit etwas Kraftaufwand, ließen sich die zugeführten Dokumente wieder herausziehen.

Unser Fazit

Der HSM SECURIO AF100 verbindet kompakte Maße mit guter Leistung. Er ist leicht zu transportieren und kann somit flexibel an verschiedenen Büroarbeitsplätzen benutzt werden. Moderate Lautstärke beim Vernichten und 0 Watt Stromverbrauch im Stand-by-Modus (Herstellerangabe) sind weitere Pluspunkte des Schredders.

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Datamop.eu: Anonymisierung von Dokumenten leicht gemacht

Für eine anonymisierte Weitergabe von Unterlagen werden Personen- und Adressdaten oder ganze Textpassagen unwiderruflich geschwärzt. Das geschwärzte Dokument wird dann vollständig neu generiert, um die Altdaten gezielt loszuwerden.

Sobald Unterlagen, die sensible Daten enthalten, weitergegeben werden müssen – wie z.B. Bewerbungsunterlagen innerhalb einer Firma oder Patienten- und Kundenvorfälle an Dritte – kommt Datamop.eu zum Einsatz.

Bisher hat man diese Informationen manuell mit Tippex oder digital in einem Zeichenprogramm übermalt oder auch Annotationen und Maskierungen verwendet, um die betreffenden Stellen zu überlagern, ohne das Originaldokument zu verändern. In all diesen Fällen sind die Daten nicht mehr sichtbar, bleiben jedoch im Dokument enthalten.

Datamop.eu ist ein Cloud-Service für die automatisierte Schwärzung, Anonymisierung und Pseudonymisierung von Dokumenten, der Cognitive Dienste zur Analyse von Inhalten und zur Unterstützung bei der Entscheidung, welche Inhalte schwärzenswert sind, verwendet. Dabei werden personenbezogene Daten pflichtmäßig aufgrund rechtlicher Bestimmungen oder kritische Daten, die einfach nicht nach „außen“ gelangen sollen, vollständig durch Neugenerierung und Rasterisierung entfernt.

Mehr Informationen zu Datamop.eu

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Weltweit erstes Mobiles Registratur System auf dem Markt

Für Ordnung in der Büroorganisation sorgt ab sofort die neu gegründete MORESY GmbH: Die Mobilen Registratur Systeme verbinden organisatorische Zweckmäßigkeit mit Flexibilität und formschönem Design. Der Geschäftsführer verspricht mit seinen Produkten übersichtliche Organisation, leichten Transport und sichere Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen.

„Aufgrund meines Vertriebshintergrunds kenne ich die logistischen Herausforderungen, die die berufliche Tätigkeit außer Haus mit sich bringt", erklärt Gründer und Geschäftsführer Jens Bruins. „Als ehemaliger Vertriebler, der geschäftlich viel unterwegs war, um bei Messeauftritten und Kundenterminen in ganz Deutschland vor Ort zu sein, habe ich nach einem Produkt gesucht, das einen reibungslosen Berufsalltag abseits des Büros ermöglicht."

So entwickelte Bruins MORESY. Das Mobile Registratur System besteht aus verschiedenen Modulen mit integrierten Schubladen oder Aufbewahrungsmöglichkeiten für Register, die sowohl vertikal als auch horizontal zusammengesteckt und zu einem Modul kombiniert werden können. Mithilfe eines ausziehbaren Griffs und Rollen auf der Unterseite lässt sich das System mühelos transportieren. Zur rutschfesten Beförderung in Fahrzeugen steht dem Nutzer zusätzlich eine Befestigung zur Verfügung, auf die die Module gesteckt werden. Dadurch ist das System auch in geräumigen Fahrzeugen stabil transportierbar. Ebenso fügen sich die Module in auseinandergestecktem Zustand in kompaktere Kofferräume ein. Da die Module abschließbar sind, ist zudem für die nötige Diskretion im Umgang mit vertraulichen Dokumenten gesorgt.

Die Herstellung der robusten Systeme entspricht hohen deutschen Standards. „Qualität und faire Beschäftigungsverhältnisse sind mir ein großes Anliegen", so Bruins weiter. „Deshalb werden alle Produkte in Deutschland hergestellt. Ich habe gewisse Ansprüche an ein Produkt. Diese Erwartungshaltung wollte ich nicht nur mir selbst, sondern auch meinen Kunden erfüllen." Auf seine Produkte gewährt das Unternehmen 3 Jahre Garantie.

Da die Module je nach gewünschtem Corporate Design gestaltet werden, erfolgt die Fertigung für jeden Kunden individuell. Die Systeme sind ab heute über den Online-Shop auf www.moresy.de bestellbar.

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Der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. bestätigt und erweitert seinen Vorstand auf der Mitgliederversammlung 2018 in Düsseldorf

Im Rahmen des DiALOG Fachforum führte der VOI am 27.04.2018 seine Mitgliederversammlung durch. Hierbei wurden Steffen Schaar (The Quality Group GmbH) und Wilhelm Flintrop (1st-consulting UG) erneut in den Vorstand wiedergewählt, neues Vorstandsmitglied ist Jan Thijs van Wijngaarden (M-Files Deutschland GmbH). Dagmar Causley (LIB-DMS GmbH) schied nach 4 Jahren aus dem Vorstand aus und wurde von den Mitgliedern herzlich verabschiedet. Der Vorstand bestätigte Harald Klingelhöller (DM Dokumenten Management GmbH) als Vorstandsvorsitzenden in seinem Amt. Seine Stellvertreter sind Ulrich Emmert (esb Rechtsanwälte) und Wilhelm Flintrop (1st consulting UG). Der Vorstand des VOI wird durch Axel Janhoff (Janhoff Verwaltungsgesellschaft mbH)  komplettiert.

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Herr Radloff, CKL Software GmbH, auf der lobonet 2018 mit dem Vortrag „Automatische Belegerfassung in NAV powered by Document Capture plus lobo DMS“

Am Donnerstag, den 26. April 2018, lädt die DM Dokumenten Management GmbH zur lobonet ein. Die lobonet ist ein praxisorientiertes und zukunftsweisendes Event im Bereich Dokumenten und Enterprise Information Management und steht in diesem Jahr unter dem Motto „Time for Change“. Die Veranstaltung findet in der Stadthalle Erding, nur 20 Minuten vom Münchener Flughafen entfernt, in der Zeit von 08:30 – 17:00 Uhr, statt.

Sebastian Radloff von der CKL Software GmbH informiert in seinem Vortrag „Automatische Belegerfassung in NAV powered by Document Capture plus lobo DMS“, wie Sie als Kunde mit dem integrierten ERP System Microsoft Dynamics NAV eingehende Belege wie Eingangsrechnungen, Kundenbestellungen uvm. automatisiert erfassen und verarbeiten können.

Im Rahmen einer Livepräsentation wird Herr Radloff zeigen, wie die beispielhaft verarbeiteten Eingangsrechnungen, anschließend durch den Einsatz von CKL Document Archive (ein gemeinsam mit der DM Systeme entwickeltes Archiv), rechtskonform archiviert werden können.

Sebastian Radloff betreut als Partnermanager die Dynamics NAV Partner der CKL Software und koordiniert die Vertriebs- und Marketingaktivitäten des gesamten CKL Portfolios.

Mit langjähriger Erfahrung in der Dynamics NAV Beratung und Produktverantwortung für Dynamics NAV Add-ons kann Sebastian Radloff praxisrelevante Antworten auf die aktuellen Fragestellungen und Herausforderungen der Dynamics NAV Kunden geben.

Zur Anmeldung und für weitere Details: www.lobonet.eu.
Das lobo Team freut sich auf Sie.

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Die neue europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) kommt – was heißt das in der Praxis?

Das Jahr 2018 ist voller Veränderungen, so erwartet viele Unternehmen eine neue Herausforderung. Am 25. Mai dieses Jahres tritt die neue europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) in Kraft. Doch was genau bedeutet das? Ist jedes Unternehmen, das ein Dokumenten Management System im Einsatz hat, betroffen? Und welche Anforderungen sind vom Hersteller und den Kunden zu beachten?

Rechtsanwalt Wolfgang A. Schmid, der Fachmann für diesen Bereich, bringt Licht ins Dunkel! In einem ausführlichen Interview zum Thema neue EU-DSGVO stand Herr Schmid Rede und Antwort. Zum Interview: http://bit.ly/2pzVoTZ.

Persönlich informieren können sich Interessierte auch auf der lobonet 2018 in Erding. Dort referiert Wolfgang A. Schmid in seinem spannenden wie informativen Vortrag zum Thema: EU-DSGVO – Eine Verordnung, die uns alle betrifft! Verpassen Sie nicht diese Gelegenheit und melden sich noch heute an unter www.lobonet.eu.

Wolfgang A. Schmid
Partner bei JUS Rechtsanwälte Schloms und Partner, Augsburg, Fachanwalt für Informationstechnologierecht, bildet seit 2004 Datenschutzbeauftragte aus und berät diese bundesweit, externer geprüfter Datenschutzbeauftragter in zahlreichen Unternehmen, fachspezifische Vorträge und Referententätigkeit, u.a. seit 2009 bei der Deutschen Anwaltsakademie, beim VKU, beim TÜV Rheinland u.a.

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