Eigenbetrieb der Landeshauptstadt Potsdam setzt auf durchgängige IT-Lösung

Vor fünf Jahren führte das IT-Systemhaus N+P Informationssysteme GmbH beim Eigenbetrieb der Landeshauptstadt Potsdam – Kommunaler Immobilien Service – die CAFM-Lösung SPARTACUS Facility Management® für das kommunale Facility Management ein. Die CAFM-Lösung ist dabei eng in die Softwarelösungen für das Rechnungswesen und das Dokumentenmanagement integriert. Mitarbeiter profitieren von der Datendurchgängigkeit und einer effizienten Arbeitsweise.

Kurzporträt Kommunaler Immobilien Service
Der Kommunaler Immobilien Service (KIS) ist ein Eigenbetrieb der Landeshauptstadt Potsdam und betreut mit ca. 200 Mitarbeitern seit 2005 den städtischen Immobilienbestand. Der KIS bietet umfassende Leistungen in den Bereichen Bauen, Sanieren, Bauunterhaltung, Gebäude- und Dienstleistungsmanagement, Grundstücksmanagement und Grundstücksverwaltung an.

Kernaufgabe des KIS ist die Bereitstellung von Immobilien für öffentliche Zwecke, wie z. B. Schulen, Kindertagesstätten, Kultureinrichtungen und Verwaltungsgebäude. Derzeit werden durch den KIS 450 Einzelobjekte in der Stadt Potsdam betreut. Dazu gehören u. a. 42 Schulen, 43 Kindertagesstätten, 18 Kultureinrichtungen, 16 Jugendclubs, 23 Sportanlagen, 18 Feuerwehrhäuser, 9 Verwaltungseinrichtungen und 5 sonstige Objekte. Das verwaltete Anlagevermögen beträgt aktuell circa 600 Millionen Euro.

Vielfältige Aufgabenstellungen beim Eigenbetrieb der Landeshauptstadt Potsdam
Potsdam ist eine dynamisch wachsende Stadt. Der Eigenbetrieb der Landeshauptstadt möchte mit dieser Dynamik Schritt halten. Die Verantwortlichen haben sich daher zum Ziel gesetzt, die städtischen Immobilien in effizienter Art und Weise zu betreuen, zu betreiben und bereitzustellen.

Bis 2012 arbeitete der KIS mit diversen Insellösungen für das Rechnungswesen, das Controlling, den Bauunterhalt, das Auftragswesen und die Betriebskostenabrechnung. Aufgaben, die beispielsweise im Rahmen des technischen und infrastrukturellen Facility Managements aufkamen (z. B. Wartungen von technischen Anlagen), wurden damit nicht durchgängig mit einer IT-Lösung beauftragt, durchgeführt, nachverfolgt, dokumentiert und abgerechnet. Die vorhandenen Einzellösungen wurden den Anforderungen des KIS nicht mehr gerecht, sodass sich der Eigenbetrieb Ende des Jahres 2012 für die Ausschreibung eines Softwarepaketes für das kommunale Facility Management entschied.

Kompetenter Projektpartner, der IT-Lösungen verbindet
Nach zweitägigen Bieterpräsentationen entschied sich der KIS im März 2013 für die Zusammenarbeit mit dem IT-Systemhaus N+P Informationssysteme GmbH (N+P) aus Meerane. Das Unternehmen setzte sich mit einer durchgängigen IT-Lösung durch, welche auf drei eigenständigen Softwarelösungen aufbaut und damit den komplexen Aufgabenstellungen und Anforderungen gerecht wird. Zu diesen Lösungen zählen SPARTACUS Facility Management® (SPARTACUS) – die CAFM-Software aus dem Hause N+P, das Diamant® Rechnungswesen+Controlling (Diamant) der Firma Diamant Software GmbH & Co. KG und VIS-Suite – Lösung für das Dokumentenmanagement der PDV GmbH. Die N+P agiert im Rahmen dieses Projektes als Hauptauftragnehmer und stellt das Zusammenspiel aller Softwarekomponenten über geeignete Integrationsbausteine gemeinsam mit Mitarbeitern der Diamant Software GmbH & Co. KG und der PDV GmbH sicher.

Zentrale Abbildung der FM-Prozesse mit SPARTACUS Facility Management®
Der KIS nutzt die CAFM-Lösung SPARTACUS zur ganzheitlichen und prozessorientierten Unterstützung des kaufmännischen, infrastrukturellen und technischen Facility Managements. Aktuell arbeiten circa 80 Mitarbeiter mit dem CAFM-Werkzeug. Hinterlegt sind derzeit circa 220 Gebäudekomplexe, 450 Gebäude und 5.100 technische Anlagen.

Die verantwortlichen FM-Mitarbeiter nutzen die CAFM-Lösung für das Flächenmanagement. Damit wird ein wichtiger Grundstein für die Abbildung weiterer FM-Prozesse in der Software gelegt. Aufbauend auf den hinterlegten Flächendaten werden das Reinigungsmanagement und das Mietmanagement vollumfänglich unterstützt. Auch Betriebskosten, welche im Rahmen der Vermietung von Flächen entstehen, legt der Eigenbetrieb exakt und einfach mit Hilfe der CAFM-Lösung auf die Mieter um. Aussagekräftige Auswertungen und verlässliche Kennzahlen lassen sich somit jederzeit per Knopfdruck generieren.

"Die CAFM-Software SPARTACUS Facility Management® unterstützt unsere Mitarbeiter mit durchgängigen Workflows bei der optimierten Durchführung der Instandsetzung sowie Inspektion und Wartung – inklusive der dazugehörigen Auftragsabwicklung. Mit der entsprechenden Dokumentation werden wir gleichzeitig der Wahrnehmung der Betreiberverantwortung gerecht", fasst Bernd Richter, Werkleiter bei Kommunaler Immobilien Service, die Vorteile bei der Instandhaltung zusammen.

Dank der hinterlegten Wartungsverträge behält der KIS alle bevorstehenden Wartungstermine im Blick. Die automatisch generierten Wartungstermine ergeben sich durch die definierten Wartungszyklen. Diese gehen aus den hinterlegten Wartungsverträgen hervor. Neben Wartungsverträgen werden auch andere Verträge in SPARTACUS hinterlegt, z. B. Mietverträge, Energieverträge oder Verträge für verschiedene Dienstleistungen. Aktuell hat der KIS in SPARTACUS 6.300 Verträge erfasst.

Optimierter Auftrags- und Rechnungsdurchlauf dank Komplettlösung
Die größten Vorteile der komplexen IT-Lösung zeigen sich bei der Auftrags- und Rechnungsabwicklung. Das Zusammenspiel von SPARTACUS, Diamant und VIS-Suite gewährleistet eine effiziente Auftragsabwicklung inklusive einer reibungslosen, papierlosen Rechnungsfreigabe. Allein im Jahr 2017 vergab der KIS circa 10.000 Aufträge, die digital hinterlegt und freigegeben wurden. Darauf aufbauend müssen pro Jahr circa 20.000 Rechnungen über VIS-Suite digital erfasst, über SPARTACUS geprüft sowie freigegeben und die Rechnungsbeträge entsprechend in der Finanzbuchhaltung und ggf. Anlagenbuchhaltung hinterlegt werden. Die enge Verzahnung der Softwarebausteine unterstützt schnellere, interne Durchlaufzeiten und stellt somit sicher, dass Skontofristen eingehalten werden können. Außerdem ist der aktuelle Bearbeitungsstand jederzeit nachvollziehbar. Durch die strukturierte, vollständige und revisionssichere Ablage der Vertrags- und Auftragsdokumente gehen zudem keine Informationen verloren.

Transparente Planung und Überwachung von Bauprojekten
Der KIS wird durch SPARTACUS Facility Management® außerdem beim Baucontrolling unterstützt. N+P und KIS haben gemeinsam ein Modul innerhalb der CAFM-Lösung entwickelt, mit Hilfe dessen die zentrale und effektive Planung sowie Überwachung von Bauprojekten möglich wird. Ein Bauprojekt besteht dabei aus mehreren Baumaßnahmen. Zu jeder Baumaßnahme können anschließend ein oder mehrere Aufträge, auch an unterschiedliche Auftragnehmer, erteilt werden. Für die kostenseitige Auswertung von laufenden oder abgeschlossenen Bauprojekten steht dem KIS ein umfangreicher Bericht zur Verfügung.

Digitale Zukunft beim KIS
In den vergangenen fünf Jahren hat der KIS bereits viele interne Prozesse neu strukturiert und effizient ausgerichtet. Auch in Zukunft möchte der Eigenbetrieb weitere Prozesse und Abläufe optimieren. Die N+P Informationssysteme GmbH steht dafür weiterhin als Partner zur Verfügung und zeigt Ansätze für die Digitalisierung von Prozessen auf.

Bildquellen

Kommunaler Immobilien Service, Anastasia Hermann, Diamant Software GmbH & Co. KG, PDV GmbH, N+P Informationssysteme GmbH

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inPuncto realisiert „Spätes Archivieren in SAP mit dem Barcodeverfahren“ bei einem Energiedienstleister

Gegen Ende 2018 wurde das Projekt „Spätes Archivieren in SAP mit dem Barcodeverfahren“ von inPuncto und Partner itelligence erfolgreich realisiert. Der Kunde, ein Energiedienstleister und Hersteller von Batteriespeichern, beschäftigt rund 350 Mitarbeiter an insgesamt sieben Standorten in Deutschland, Italien, Großbritannien, den USA und Australien. 

inPuncto-Standardszenario erfüllt alle Kundenanforderungen

Für die Umsetzung des Projekts „Spätes Archivieren mit dem Barcodeverfahren“ war seitens inPuncto keine kundenspezifische Konfiguration der Software notwendig. Das Standardszenario verfügt bereits über eine so umfangreiche Funktionspalette, dass alle Anforderungen des Kunden erfüllt wurden und keine Anpassungen vorgenommen werden mussten.

Add-on-Software von inPuncto erweitert das SAP-System um die Barcode-Archivierung

Um das Archivierungsszenario zu realisieren wurden folgende inPuncto-Add-ons in das bereits vorhandene SAP-System implementiert: die Scanner-Software biz²Scanner und der Dokumentenverarbeiter biz²ScanServer. Zum Erfassen der Belege kommt ein einfacher Dokumentenscanner zum Einsatz.

Um beim Kunden eingehende Dokumente mit der Lösung von inPuncto und itelligence zu verarbeiten, werden zunächst mittels SAP-Transaktion (z.B. FB60 oder MIGO) SAP-Objekte erzeugt. Beim Verbuchen der Dokumente erfolgt eine automatische Barcode-Abfrage. Damit der Barcode später dem entsprechenden Dokument zugeordnet werden kann, wird der Barcode mittels Barcode-Rolle/-Label auf dem eingehenden Beleg angebracht und mit einem Barcode-Handscanner erfasst. Durch die Transaktion OAM1 sind im Rechnungscockpit alle SAP-Objekte sichtbar, die mit einem Barcode versehen sind.

Die Dokumente, die bereits mit einem Barcode versehen und via Handscanner erfasst wurden, werden anschließend im Stapel eingescannt, vom Dokumentenverarbeiter biz²ScanServer im Hintergrund separiert, ausgelesen und ins Archiv übertragen. Bei der Dokumenterfassung wird außerdem der Barcode ausgelesen und automatisch mit dem zuvor erzeugten SAP-Objekt verknüpft. Dieser Vorgang, nämlich das Verknüpfen eines Dokuments mit einem „wartenden“, also vorher erzeugten SAP-Objekt, wird als „Spätes Archivieren“ bezeichnet.

Archivierungslösung für SAP vereinfacht die Dokumentenverarbeitung

Dank der gemeinsamen Lösung von inPuncto und itelligence ist die Verarbeitung der eingehenden Dokumente für den Kunden nicht nur einfacher, sondern erfolgt im Gegensatz zur manuellen Dokumentenerfassung auch viel schneller und ist nahezu fehlerfrei. Die intuitive Bedienung der inPuncto-Software über die gewohnte SAP-Oberfläche erforderte nur einen minimalen Schulungsaufwand und bereits nach kurzer Zeit waren alle Bearbeiter in der Lage sicher mit der neuen Lösung zu arbeiten.

Der Kunde ist außerdem begeistert von dem guten Preis-Leistungs-Verhältnis und dank der insgesamt beschleunigten Dokumentenbearbeitung samt der daraus resultierenden monetären Vorteile wird sich die Investition schon nach kurzer Zeit amortisieren.

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Digitalisierung im Mittelstand: Kröner-Stärke setzt beim Dokumentenmanagement auf WEDDERHOFF IT

Schlanke Prozesse, mehr Transparenz und weniger Papier: In Zusammenarbeit mit der WEDDERHOFF IT GmbH digitalisiert die Kröner-Stärke GmbH ihren Datenfluss. Dafür implementierte der Softwarespezialist bei dem Stärkeproduzenten das Dokumenten-Management-System (DMS) DocuWare. Mit dem DMS erfasst das Unternehmen jetzt Schriftstücke und Akten elektronisch und archiviert sie revisionssicher. Auf diese Weise sind sämtliche geschäftsrelevanten Informationen orts- und zeitunabhängig abrufbar. Kröner-Stärke optimiert damit seine innerbetrieblichen Abläufe und senkt gleichzeitig die Bearbeitungszeiten sowie den Ressourcenverbrauch. Zudem treibt das Ibbenbürener Unternehmen mit der Neuanschaffung die digitale Transformation im Unternehmen voran.

„Insbesondere im Mittelstand gibt es in Sachen Digitalisierung derzeit noch Nachholbedarf. Das papierlose Büro verschlankt nicht nur die Arbeitsabläufe, sondern erhöht auch Transparenz und Sicherheit. Daher ist die elektronische Aktenführung ein echter Wettbewerbsvorteil“, sagt Manuel Grünefeld, Vertrieb DocuWare bei der WEDDERHOFF IT GmbH. Mit dem DMS bietet der Beratungs- und Softwarespezialist eine moderne, flexible und leicht bedienbare Lösung. Der Zugriff auf die Dokumente ist unabhängig vom Endgerät im Browser, mit mobilen Apps oder in der Cloud möglich.

Kröner-Stärke nutzt die serverbasierte Variante von DocuWare. Neben dem Ein- und Verkauf sind auch die Finanzbuchhaltung und Personalabteilung an das System angeschlossen, sodass die gesamte Verwaltung mit der Lösung arbeitet. Über Schnittstellen können MS-Office-Dateien schnell und einfach in das System eingebunden werden. Auch ein- und ausgehende E-Mails lassen sich über das Outlook-Plugin direkt im DocuWare-Archiv speichern. Darüber hinaus lassen sich in dem System ohne Programmierung intuitiv per Drag-and-drop Workflows erstellen, die ein hohes Maß an Kontrolle und Transparenz garantieren. „Die Lösung gewährleistet zudem ein Höchstmaß an Sicherheit und schützt vor Datenverlust, unberechtigtem Dokumentenzugriff und Systemausfall“, sagt Grünefeld. Auch erfüllt das DMS die datenschutzrechtlichen Anforderungen.

Für den Stärke-Produzent ist die von WEDDERHOFF konfigurierte Software ein großer Schritt zur Digitalisierung, sagt Marco Koch, Leiter der IT-Abteilung bei Kröner-Stärke: „Mithilfe der digitalen Lösung ist es uns möglich, den aktuellen Status beispielsweise von Rechnungen oder Lieferscheinen schnell, transparent und ortsunabhängig abzurufen. Dadurch ist der Rechercheaufwand gesunken und wir sparen Platz und Papier.“ Insgesamt hat Kröner-Stärke so im letzten Jahr bereits circa 15 Prozent der gesamten Ausdrucke einsparen können. Tendenz steigend.

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Digitalisierung braucht ECM: DMSFACTORY-Webinar am 30.1.

Auch wer schon durchgehend mit digitalen Dokumenten arbeitet, hat noch nicht zwangsläufig für mehr Ordnung im Arbeitsalltag gesorgt. Erst ein ECM-System vernetzt Informationen unternehmensweit, so dass aus der Digitalisierung wirkliche Wettbewerbsvorteile in Form schnelleren Zugriffs auf geschäftskritische Informationen und Dokumenten, höherer Transparenz und somit fundierteren Entscheidungen resultieren. In ihrem nächsten Webinar am 30. Januar 2019 (10:00 – 10.45 Uhr) erläutert die DMSFACTORY praxiserprobte Lösungswege zum richtigen Einsatz eines ECM, die auch in mittelständischen Unternehmen umzusetzen sind und zu einem sichtbaren Erfolg führen.

Für ihre digitalen Dokumente und Informationen benötigen Unternehmen ein System zur Kategorisierung und Ablage, für schnelles Auffinden und sinnvolle Wiederverwendung. Im DMSFACTORY-Webinar wird beleuchtet, wie intuitiv ein solches System zu nutzen ist und wie einfach die Suche nach wichtigen Informationen, Daten und Dokumenten sein kann. TeilnehmerInnen erfahren, wie sie ihre Produktivität durch vernetzte Informationen und automatisierte Workflows im Unternehmen um bis zu 30% steigern können – mit der ECM-Technologie von M-Files, die bisher nur großen Unternehmen zur Verfügung stand.

Wer sich jetzt unter https://zoom.us/webinar/register/WN_04dAeXPMSOSWt7vcgy_4mA anmeldet, kommt in den Genuss eines speziellen Einführungsangebotes.

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Hunkeler Innovationdays 2019: Compart präsentiert neue Lösung für Realtime-Monitoring

Wissen, was in der Dokumentenproduktion läuft: Unter diesem Motto reist die Compart zu den Hunkeler Innovationdays nach Luzern. Der Anbieter von Software für das mehrkanalfähige Dokumenten- und Output-Management fokussiert auf dem internationalen Branchentreffen für Digitaldruck dieses Jahr das Thema Monitoring und Reporting.

Dazu präsentiert das Unternehmen am Messestand C44 in Halle 1 sein neues Tool DocBridge® Auditrack, eine skalierbare und leistungsfähige Software für die Überwachung, Auswertung und Rückverfolgbarkeit der Kundenkommunikation in Echtzeit (Realtime). Das leistungsfähige System ermöglicht unter anderem das Tracking und Tracing von Korrespondenz über den gesamten Produktionszyklus: Mittels einfacher Konnektoren lässt sich somit der Weg eines Dokuments von der Erstellung bis zum Versand lückenlos nachvollziehen.

DocBridge® Auditrack, auf dem Comparting Ende letzten Jahres erstmals der breiten Öffentlichkeit vorgestellt, lässt sich nicht nur für die physikalische (druckorientierte) Produktion einsetzen, sondern für alle Ausgabekanäle, also auch für digitale.

Außerdem im Gepäck: DocBridge® Gear, eine Plattform zur Modellierung und Abbildung von dokumentenorientierten Prozessen in der Batch- und Transaktionsverarbeitung sowie DocBridge® Resource Director, ein Tool zur zentralen Verwaltung von dokumentenbezogenen Ressourcen (u.a. Textbausteine, Fonts, Metadaten, Signaturen, Fußzeilen). Damit lässt sich die rekursive Abhängigkeit aller Druckressourcen aufzeigen und Versionierungen von Dokumenten vornehmen.

Alle drei Softwarelösungen sowie weitere Produkte der bewährten DocBridge® Suite sind live am Compart-Stand C44, Halle 1, zu erleben.

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inPuncto Jahresrückblick 2018

2018 war ein erfolgreiches, dynamisches und vielseitiges Jahr für inPuncto, voller Projekte, Begegnungen und Entwicklungen. Die wichtigsten Leistungen und Ereignisse des vergangenen Jahres gibt es noch einmal gebündelt im inPuncto-Jahresrückblick 2018:

Updates & Zertifizierung

Das ganze Jahr über hat inPuncto eine Reihe von Updates für die SAP-Add-ons bereitgestellt, darunter Updates für den Scan-Client biz²Scanner, das Workflow-Management-Tool biz²DocumentControl und das große Upgrade für den Posteingangsverarbeiter biz²ScanServer.
Der biz²Archiver hat außerdem die SAP-Zertifizierung für die Integration mit SAP S/4HANA® erhalten, wodurch von SAP bestätigt wurde, dass die Archivierungssoftware mit SAP S/4HANA über Standardintegrationstechnologien integriert ist.

Webinare rund um die SAP-Themen

inPuncto hat zahlreiche kostenlose Webinare zum Kennenlernen der SAP-Zusatzsoftware organisiert, wie zum Beispiel Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen in SAP, E-Mail-PDF-Rechnungen & ZUGFeRD, Digitale Personalakte, Barcode-Archivierung und Einfache Dokumenterstellung aus SAP.
Durch die Webinare hatten die Teilnehmer die Möglichkeit, die Software in Aktion zu erleben. Auch im kommenden Jahr wird inPuncto wieder Webinare anbieten, die Interessenten dabei helfen, mehr über die von inPuncto angebotenen Lösungen zu erfahren.

Soziales Engagement bei tradition-ES

inPuncto legt großen Wert darauf, sich aktiv in sozialen Projekten zu engagieren. In diesem Jahr war Geschäftsführer Dr. Frank Marcial mit dem Unternehmernetzwerk tradition-ES unter anderem beim Eßlinger-Zeitung-Lauf 2018 dabei. Unter dem Motto "Jung für Alt" wurden Spenden gesammelt, um damit soziale Projekte zugunsten von Senioren in und um Esslingen zu finanzieren.

DSAG-Thementag zum Thema "Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung für SAP"

inPuncto hat sich als Aussteller am DSAG-Thementag "Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung für SAP" beteiligt. Diese Gelegenheit wurde dazu genutzt, um sich sowohl mit den Firmenvertretern auszutauschen, die bereits elektronische Rechnungsverarbeitung nutzen, als auch mit denen, die sich für die künftige Einführung interessieren und sich über die Möglichkeiten informieren wollten.

Kundenvertrauen und neue Rekorde

2018 wurden auch wieder zahlreiche Projekte erfolgreich abgeschlossen. Beispielsweise wurde eine Lösung, die in der Vergangenheit für einen Kunden implementiert wurde, so gut von diesem angenommen, dass inPuncto mit einem weiteren Projekt für den Bereich der späten Archivierung betraut wurde.
Aber auch der Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V. kann durch die Implementierung der SAP-Add-ons für die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung jetzt Rechnungen schneller und effizienter bearbeiten.
Für einen weiteren Kunden wurde das Projekt "Automatisierte Rechnungsbearbeitung von Lieferantenrechnungen in SAP" in Rekordgeschwindigkeit umgesetzt. Die schlanken  Lösungen für die automatisierte Rechnungsverarbeitung wurden dafür in das bereits vorhandene SAP-System implementiert.

inPuncto bedankt sich bei seinen Partnern, Kunden und natürlich auch bei seinen Mitarbeiter/innen für die erfolgreiche Zusammenarbeit im vergangenen Jahr und wünscht alles Gute und viel Erfolg für 2019!

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DMSFACTORY zeigt auf dem DIGITAL FUTUREcongress 2019 Wege zum modernen Informationsmanagement auf

Unternehmen, die das Jahr 2019 im Zeichen der Digitalisierung gestalten wollen, finden auf dem DIGITAL FUTUREcongress in Frankfurt dafür den idealen Einstiegspunkt. Nochmals gewachsen, findet die Veranstaltung in diesem Jahr am 14. Februar statt (Ort: Congress Center der Messe Frankfurt, Ludwig-Erhard-Anlage 1, 60327 Frankfurt). Die DMSFACTORY zeigt an ihrem zentral gelegenen Messestand (C1, Ebene 2, direkt gegenüber dem Haupteingang) Lösungen rund um die Themen Dokumentenmanagement, Enterprise-Content-Management, Qualitätsmanagementsystem, Vertragsmanagement, automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung und digitale HR-Akte.

Digitalisierung heißt nicht zwingend mehr Ordnung. Deshalb benötigen Unternehmen auch für ihre digitalen Dokumente und Informationen ein System für deren Kategorisierung und Ablage, für schnelles Auffinden und sinnvolle Wiederverwendung. Am Messestand der DMSFACTORY finden CEOs und IT-Entscheider Best-Practice-Lösungen auf Basis des KI-gestützten Dokumentenmanagementsystems M-Files Online. Auch Lösungen mit Produkten der DMSFACTORY-Partner ABBYY, Kofax und Hyland hat die DMSFACTORY im Portfolio.

„Digitalisiert… und jetzt? Wie modernes Informationsmanagement gelingt“ heißt der Vortrag von DMSFACTORY-Experte Nikolas Forst, in dem er praktische Ansätze vorstellt, um dem digitalen Chaos entgegen zu wirken. Mit der richtigen digitalen Strategie gelingt es, den Umsatz zu steigern, Kosten zu senken, MitarbeiterInnen zu motivieren und die Unternehmenswerte zu schützen.

Knapp 50 weitere Vorträge anerkannter Top-Referenten und Workshops von über 150 Ausstellern bieten den BesucherInnen des DIGITAL FUTUREcongress ein vielfältiges Angebot an Trends und Lösungen für die Digitalisierung. Auf den fünf Bühnen geht es um die Themen Online Marketing & Vertrieb, Prozessoptimierung & IT-Infrastruktur, Arbeit 4.0 – Neue Arbeitswelten, Cyber Security & Datenschutz (DSGVO ) und Digitalisierung & Transformation. Pro Bühne gibt es mindestens 160 Sitzplätze – drei Mal mehr als im letzten Jahr.

Auf der Webseite der DMSFACTORY unter https://goo.gl/19BhWE gibt es die Möglichkeit, Freikarten im Wert von je 69,00 Euro zur Veranstaltung zu erhalten.

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DMSFACTORY-Webinar: Der Mittelstand ist reif für ECM

Mit ECM-Systemen die Digitalisierung umsetzen und Informationen unternehmensweit vernetzten – wie Unternehmen aus dem Mittelstand dies konkret angehen können, zeigt die DMSFACTORY am 6. Dezember 2018 (10.00 – 10.45 Uhr) in ihrem nächsten Webinar. Vorgestellt werden praxiserprobte Anwendungsfälle von ECM.

ECM sorgt seit vielen Jahren in großen Unternehmen für Wettbewerbsvorteile – aktuelle Studien ermitteln eine Produktivitätssteigerung der Büroarbeit um 30%. Viele Führungskräfte im Mittelstand lassen die Wettbewerbsvorteile vernetzter Informationen, Dokumente und Prozesse jedoch brach liegen – auch, weil für kleinere Unternehmen diese Technologie aufgrund der hohen Einführungskosten bisher nicht zur Verfügung stand.

Als erfahrener M-Files Gold-Partner lebt die DMSFACTORY Digitalisierung vor und bringt die Technologie der Großen in den Mittelstand – zu bezahlbaren Kosten schon ab fünf PC-Arbeitsplätzen. Das Webinar gibt konkrete Anleitung, wie man sein Unternehmen sicher in die digitale Zukunft führt. Die Teilnahme ist auf 100 Teilnehmer begrenzt. Wer sich jetzt unter https://zoom.us/webinar/register/WN_xdobJU3tQLCHu_CCmskwKA anmeldet, kommt in den Genuss eines speziellen Einführungsangebotes.

Anhand der ECM-Lösung von M-Files erklärt die DMSFACTORY, wie der KI-basierte Intelligence Service automatisch Dokumente erkennt und Geschäftsprozessen zuordnet, wie der Metadata Layer Informationen unabhängig vom Speicherort nutzt und aufwändige Migrationen überflüssig macht und wie man als mittelständisches Unternehmen von der kostenfreien Potential-Analyse bis zur Mitarbeiterschulung ohne Umwege an´s Ziel gelangt.

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Digitale Mitarbeiterportale „Out of the BOX“

Im Zuge der Digitalisierung entscheiden sich mehr und mehr Unternehmen für die Einführung eines Mitarbeiterportals. Früher klassisch als ‚Intranet‘ bezeichnet, haben Mitarbeiterportale heute weit mehr Funktionen, als Informationen innerhalb des Unternehmens zur Verfügung zu stellen und die Mitarbeiter miteinander zu vernetzen.

Ein Mitarbeiterportal sollte im Idealfall Informations- und Kommunikationsplattform (intern und extern), Management-Tool für die Aufgaben und Projekte eines jeden Mitarbeiters, Terminkalender, Datenmanagement System, Wissensdatenbank und vielleicht sogar ein Tool zur Abbildung von Workflows sein.

Auf dem Markt gibt es zwar viele Anbieter, die Teilbereiche davon mit ihrer Software abdecken, die wenigsten allerdings bieten eine Lösung, die alle diese Anforderungen erfüllt, einfach zu etablieren und zu handhaben ist, individuell angepasst werden kann und dann auch noch bezahlbar bleibt.

Ein Anbieter sticht derzeit besonders hervor – die IntranetBOX GmbH mit Standorten im Rheinland und in Hamburg. Die angebotene Software heißt IntranetBOX und ermöglicht es Unternehmen, Wissen zu konservieren und zu teilen, Daten strukturiert abzulegen und leicht auffindbar zu machen und den Kommunikationsfluss intern wie extern zu optimieren. Virtuelles Teamwork wird gefördert. Durch beschleunigte Prozesse wird wertvolle Arbeitszeit gespart, sodass sich die Produktivität erhöht und Kosten reduziert werden.

Bei der IntranetBOX handelt es sich um eine Out-of-the-BOX-Lösung, d.h. man entscheidet sich für eine einfach zu realisierende und handzuhabende Intranet-Software in der Grundversion, die sukzessive durch das Hinzukaufen von Modulen ausgebaut werden kann. Die zahlreichen Kunden verschiedenster Größe und aus den unterschiedlichsten Branchen schätzen die Flexibilität, und insbesondere die Tatsache, dass man bei Bedarf mit einer kleinen Lösung eine von allen Mitarbeitern schnell zu erlernende und damit akzeptierte Kommunikationsplattform schaffen kann, die sich später ausweiten lässt.

Außerdem ist die IntranetBOX mit nahezu allen gängigen Betriebssystemen sowie zahlreicher Software aus dem Microsoft Office Bereich kompatibel und bietet zudem unzählige Verknüpfungsmöglichkeiten mit Datenbanken, ERP- und CRM-Lösungen. Die Integration in bestehende Landschaften stellt keine Hürde dar. Das kompetente Team der IntranetBOX GmbH liefert auch maßgeschneiderte Anbindungen und Komplettpakete.

Mehr Informationen zur IntranetBOX und Kontaktdaten finden Sie hier: www.intranetbox.de

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Fünf Monate DSGVO: Sicherheit im Druck- und Dokumentenmanagement

Datensicherheitsvorfälle durch ungesichertes Drucken sind kein Einzelfall. Ingo Wittrock, Ricoh Deutschland GmbH, stellt in diesem Webinar innovative Technologielösungen und ausgereifte Sicherheitskonzepten für den maximalen Schutz der Druckinfrastruktur vor. Das kostenlose Webinar findet am Donnerstag, 25. Oktober 2018, von 15:00 bis 16:00 Uhr statt.

Eine aktuelle Studie von Quocirca (Seite 8) zeigt, dass rund zwei Drittel aller befragten Unternehmen im Zeitraum eines Jahres mindestens einen Datensicherheitsvorfall durch ungesichertes Drucken erlitten haben. Aber wie steht es um die Sicherheit im Bereich Druck- und Dokumentenmanagement im eigenen Unternehmen – besonders im Hinblick auf die im Mai in Kraft getretene DSGVO? 

Werden die Druckdaten nach jedem vertraulichen Druck gelöscht? Wissen die Eigentümer der Dokumente, ob ihre Daten verschlüsselt auf der Festplatte des Druckers liegen? Dieses kostenfreie Webinar findet am Donnerstag, 25. Oktober 2018, von 15 bis 16 Uhr statt.

Im Webinar erfahren die Teilnehmer, wie sicherheitsrelevant dieses Thema in Unternehmen tatsächlich ist und wie sie mit innovativen Technologielösungen und klugen Sicherheitskonzepten für maximalen Schutz sorgen. 

Welche Inhalte werden behandelt

  • Die DSGVO fordert Datenschutz durch Technikgestaltung. Was bedeutet das konkret für die Sicherheit im Druck- und Dokumentenmanagement?
  • Privacy by Default in einer Druckinfrastruktur – was gilt es hierbei zu beachten?
  • Wie schützt ein Unternehmen seine Infrastruktur vor unautorisiertem Zugriff? – Warum ein Gesamtsicherheitskonzept so wichtig ist.

Der Sprecher

Der Sprecher Ingo Wittrock ist Diplom-Kaufmann, seit 2006 bei Ricoh Deutschland und war seitdem in verschiedenen Führungspositionen im Marketing tätig, in den letzten drei Jahren als Head of Marketing. Seit Juni 2018 ist Ingo Wittrock als Director Marketing und Mitglied der Geschäftsleitung verantwortlich für das strategische Marketing des Technologieunternehmens in Deutschland.
 

Die Eckdaten des Webinars

Thema: Fünf Monate DSGVO: Sicherheit im Druck- und Dokumentenmanagement
Termin: 25. Oktober 2018, 15 bis 16 Uhr
Das kostenlose Webinar findet in deutscher Sprache statt.
Die Teilnehmerzahl ist begrenzt.

Info & Anmeldung:

https://register.gotowebinar.com/register/6018743536397151490

Weitere Informationen:

www.it-daily.net

Ansprechpartner:

Ulrich Parthier
it Verlag GmbH, Rudolf-Diesel-Ring 21, 82054 Sauerlach    
Telefon: +49-8104-649414, E-Mail: u.parthier@it-verlag.de

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