Digitalisierung im Mittelstand: Kröner-Stärke setzt beim Dokumentenmanagement auf WEDDERHOFF IT

Schlanke Prozesse, mehr Transparenz und weniger Papier: In Zusammenarbeit mit der WEDDERHOFF IT GmbH digitalisiert die Kröner-Stärke GmbH ihren Datenfluss. Dafür implementierte der Softwarespezialist bei dem Stärkeproduzenten das Dokumenten-Management-System (DMS) DocuWare. Mit dem DMS erfasst das Unternehmen jetzt Schriftstücke und Akten elektronisch und archiviert sie revisionssicher. Auf diese Weise sind sämtliche geschäftsrelevanten Informationen orts- und zeitunabhängig abrufbar. Kröner-Stärke optimiert damit seine innerbetrieblichen Abläufe und senkt gleichzeitig die Bearbeitungszeiten sowie den Ressourcenverbrauch. Zudem treibt das Ibbenbürener Unternehmen mit der Neuanschaffung die digitale Transformation im Unternehmen voran.

„Insbesondere im Mittelstand gibt es in Sachen Digitalisierung derzeit noch Nachholbedarf. Das papierlose Büro verschlankt nicht nur die Arbeitsabläufe, sondern erhöht auch Transparenz und Sicherheit. Daher ist die elektronische Aktenführung ein echter Wettbewerbsvorteil“, sagt Manuel Grünefeld, Vertrieb DocuWare bei der WEDDERHOFF IT GmbH. Mit dem DMS bietet der Beratungs- und Softwarespezialist eine moderne, flexible und leicht bedienbare Lösung. Der Zugriff auf die Dokumente ist unabhängig vom Endgerät im Browser, mit mobilen Apps oder in der Cloud möglich.

Kröner-Stärke nutzt die serverbasierte Variante von DocuWare. Neben dem Ein- und Verkauf sind auch die Finanzbuchhaltung und Personalabteilung an das System angeschlossen, sodass die gesamte Verwaltung mit der Lösung arbeitet. Über Schnittstellen können MS-Office-Dateien schnell und einfach in das System eingebunden werden. Auch ein- und ausgehende E-Mails lassen sich über das Outlook-Plugin direkt im DocuWare-Archiv speichern. Darüber hinaus lassen sich in dem System ohne Programmierung intuitiv per Drag-and-drop Workflows erstellen, die ein hohes Maß an Kontrolle und Transparenz garantieren. „Die Lösung gewährleistet zudem ein Höchstmaß an Sicherheit und schützt vor Datenverlust, unberechtigtem Dokumentenzugriff und Systemausfall“, sagt Grünefeld. Auch erfüllt das DMS die datenschutzrechtlichen Anforderungen.

Für den Stärke-Produzent ist die von WEDDERHOFF konfigurierte Software ein großer Schritt zur Digitalisierung, sagt Marco Koch, Leiter der IT-Abteilung bei Kröner-Stärke: „Mithilfe der digitalen Lösung ist es uns möglich, den aktuellen Status beispielsweise von Rechnungen oder Lieferscheinen schnell, transparent und ortsunabhängig abzurufen. Dadurch ist der Rechercheaufwand gesunken und wir sparen Platz und Papier.“ Insgesamt hat Kröner-Stärke so im letzten Jahr bereits circa 15 Prozent der gesamten Ausdrucke einsparen können. Tendenz steigend.

Originalmeldung direkt auf PresseBox lesen
Mehr von Firma PresseBox

Digitalisierung braucht ECM: DMSFACTORY-Webinar am 30.1.

Auch wer schon durchgehend mit digitalen Dokumenten arbeitet, hat noch nicht zwangsläufig für mehr Ordnung im Arbeitsalltag gesorgt. Erst ein ECM-System vernetzt Informationen unternehmensweit, so dass aus der Digitalisierung wirkliche Wettbewerbsvorteile in Form schnelleren Zugriffs auf geschäftskritische Informationen und Dokumenten, höherer Transparenz und somit fundierteren Entscheidungen resultieren. In ihrem nächsten Webinar am 30. Januar 2019 (10:00 – 10.45 Uhr) erläutert die DMSFACTORY praxiserprobte Lösungswege zum richtigen Einsatz eines ECM, die auch in mittelständischen Unternehmen umzusetzen sind und zu einem sichtbaren Erfolg führen.

Für ihre digitalen Dokumente und Informationen benötigen Unternehmen ein System zur Kategorisierung und Ablage, für schnelles Auffinden und sinnvolle Wiederverwendung. Im DMSFACTORY-Webinar wird beleuchtet, wie intuitiv ein solches System zu nutzen ist und wie einfach die Suche nach wichtigen Informationen, Daten und Dokumenten sein kann. TeilnehmerInnen erfahren, wie sie ihre Produktivität durch vernetzte Informationen und automatisierte Workflows im Unternehmen um bis zu 30% steigern können – mit der ECM-Technologie von M-Files, die bisher nur großen Unternehmen zur Verfügung stand.

Wer sich jetzt unter https://zoom.us/webinar/register/WN_04dAeXPMSOSWt7vcgy_4mA anmeldet, kommt in den Genuss eines speziellen Einführungsangebotes.

Originalmeldung direkt auf PresseBox lesen
Mehr von Firma PresseBox

Hunkeler Innovationdays 2019: Compart präsentiert neue Lösung für Realtime-Monitoring

Wissen, was in der Dokumentenproduktion läuft: Unter diesem Motto reist die Compart zu den Hunkeler Innovationdays nach Luzern. Der Anbieter von Software für das mehrkanalfähige Dokumenten- und Output-Management fokussiert auf dem internationalen Branchentreffen für Digitaldruck dieses Jahr das Thema Monitoring und Reporting.

Dazu präsentiert das Unternehmen am Messestand C44 in Halle 1 sein neues Tool DocBridge® Auditrack, eine skalierbare und leistungsfähige Software für die Überwachung, Auswertung und Rückverfolgbarkeit der Kundenkommunikation in Echtzeit (Realtime). Das leistungsfähige System ermöglicht unter anderem das Tracking und Tracing von Korrespondenz über den gesamten Produktionszyklus: Mittels einfacher Konnektoren lässt sich somit der Weg eines Dokuments von der Erstellung bis zum Versand lückenlos nachvollziehen.

DocBridge® Auditrack, auf dem Comparting Ende letzten Jahres erstmals der breiten Öffentlichkeit vorgestellt, lässt sich nicht nur für die physikalische (druckorientierte) Produktion einsetzen, sondern für alle Ausgabekanäle, also auch für digitale.

Außerdem im Gepäck: DocBridge® Gear, eine Plattform zur Modellierung und Abbildung von dokumentenorientierten Prozessen in der Batch- und Transaktionsverarbeitung sowie DocBridge® Resource Director, ein Tool zur zentralen Verwaltung von dokumentenbezogenen Ressourcen (u.a. Textbausteine, Fonts, Metadaten, Signaturen, Fußzeilen). Damit lässt sich die rekursive Abhängigkeit aller Druckressourcen aufzeigen und Versionierungen von Dokumenten vornehmen.

Alle drei Softwarelösungen sowie weitere Produkte der bewährten DocBridge® Suite sind live am Compart-Stand C44, Halle 1, zu erleben.

Originalmeldung direkt auf PresseBox lesen
Mehr von Firma PresseBox

inPuncto Jahresrückblick 2018

2018 war ein erfolgreiches, dynamisches und vielseitiges Jahr für inPuncto, voller Projekte, Begegnungen und Entwicklungen. Die wichtigsten Leistungen und Ereignisse des vergangenen Jahres gibt es noch einmal gebündelt im inPuncto-Jahresrückblick 2018:

Updates & Zertifizierung

Das ganze Jahr über hat inPuncto eine Reihe von Updates für die SAP-Add-ons bereitgestellt, darunter Updates für den Scan-Client biz²Scanner, das Workflow-Management-Tool biz²DocumentControl und das große Upgrade für den Posteingangsverarbeiter biz²ScanServer.
Der biz²Archiver hat außerdem die SAP-Zertifizierung für die Integration mit SAP S/4HANA® erhalten, wodurch von SAP bestätigt wurde, dass die Archivierungssoftware mit SAP S/4HANA über Standardintegrationstechnologien integriert ist.

Webinare rund um die SAP-Themen

inPuncto hat zahlreiche kostenlose Webinare zum Kennenlernen der SAP-Zusatzsoftware organisiert, wie zum Beispiel Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen in SAP, E-Mail-PDF-Rechnungen & ZUGFeRD, Digitale Personalakte, Barcode-Archivierung und Einfache Dokumenterstellung aus SAP.
Durch die Webinare hatten die Teilnehmer die Möglichkeit, die Software in Aktion zu erleben. Auch im kommenden Jahr wird inPuncto wieder Webinare anbieten, die Interessenten dabei helfen, mehr über die von inPuncto angebotenen Lösungen zu erfahren.

Soziales Engagement bei tradition-ES

inPuncto legt großen Wert darauf, sich aktiv in sozialen Projekten zu engagieren. In diesem Jahr war Geschäftsführer Dr. Frank Marcial mit dem Unternehmernetzwerk tradition-ES unter anderem beim Eßlinger-Zeitung-Lauf 2018 dabei. Unter dem Motto "Jung für Alt" wurden Spenden gesammelt, um damit soziale Projekte zugunsten von Senioren in und um Esslingen zu finanzieren.

DSAG-Thementag zum Thema "Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung für SAP"

inPuncto hat sich als Aussteller am DSAG-Thementag "Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung für SAP" beteiligt. Diese Gelegenheit wurde dazu genutzt, um sich sowohl mit den Firmenvertretern auszutauschen, die bereits elektronische Rechnungsverarbeitung nutzen, als auch mit denen, die sich für die künftige Einführung interessieren und sich über die Möglichkeiten informieren wollten.

Kundenvertrauen und neue Rekorde

2018 wurden auch wieder zahlreiche Projekte erfolgreich abgeschlossen. Beispielsweise wurde eine Lösung, die in der Vergangenheit für einen Kunden implementiert wurde, so gut von diesem angenommen, dass inPuncto mit einem weiteren Projekt für den Bereich der späten Archivierung betraut wurde.
Aber auch der Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V. kann durch die Implementierung der SAP-Add-ons für die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung jetzt Rechnungen schneller und effizienter bearbeiten.
Für einen weiteren Kunden wurde das Projekt "Automatisierte Rechnungsbearbeitung von Lieferantenrechnungen in SAP" in Rekordgeschwindigkeit umgesetzt. Die schlanken  Lösungen für die automatisierte Rechnungsverarbeitung wurden dafür in das bereits vorhandene SAP-System implementiert.

inPuncto bedankt sich bei seinen Partnern, Kunden und natürlich auch bei seinen Mitarbeiter/innen für die erfolgreiche Zusammenarbeit im vergangenen Jahr und wünscht alles Gute und viel Erfolg für 2019!

Originalmeldung direkt auf PresseBox lesen
Mehr von Firma PresseBox

DMSFACTORY zeigt auf dem DIGITAL FUTUREcongress 2019 Wege zum modernen Informationsmanagement auf

Unternehmen, die das Jahr 2019 im Zeichen der Digitalisierung gestalten wollen, finden auf dem DIGITAL FUTUREcongress in Frankfurt dafür den idealen Einstiegspunkt. Nochmals gewachsen, findet die Veranstaltung in diesem Jahr am 14. Februar statt (Ort: Congress Center der Messe Frankfurt, Ludwig-Erhard-Anlage 1, 60327 Frankfurt). Die DMSFACTORY zeigt an ihrem zentral gelegenen Messestand (C1, Ebene 2, direkt gegenüber dem Haupteingang) Lösungen rund um die Themen Dokumentenmanagement, Enterprise-Content-Management, Qualitätsmanagementsystem, Vertragsmanagement, automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung und digitale HR-Akte.

Digitalisierung heißt nicht zwingend mehr Ordnung. Deshalb benötigen Unternehmen auch für ihre digitalen Dokumente und Informationen ein System für deren Kategorisierung und Ablage, für schnelles Auffinden und sinnvolle Wiederverwendung. Am Messestand der DMSFACTORY finden CEOs und IT-Entscheider Best-Practice-Lösungen auf Basis des KI-gestützten Dokumentenmanagementsystems M-Files Online. Auch Lösungen mit Produkten der DMSFACTORY-Partner ABBYY, Kofax und Hyland hat die DMSFACTORY im Portfolio.

„Digitalisiert… und jetzt? Wie modernes Informationsmanagement gelingt“ heißt der Vortrag von DMSFACTORY-Experte Nikolas Forst, in dem er praktische Ansätze vorstellt, um dem digitalen Chaos entgegen zu wirken. Mit der richtigen digitalen Strategie gelingt es, den Umsatz zu steigern, Kosten zu senken, MitarbeiterInnen zu motivieren und die Unternehmenswerte zu schützen.

Knapp 50 weitere Vorträge anerkannter Top-Referenten und Workshops von über 150 Ausstellern bieten den BesucherInnen des DIGITAL FUTUREcongress ein vielfältiges Angebot an Trends und Lösungen für die Digitalisierung. Auf den fünf Bühnen geht es um die Themen Online Marketing & Vertrieb, Prozessoptimierung & IT-Infrastruktur, Arbeit 4.0 – Neue Arbeitswelten, Cyber Security & Datenschutz (DSGVO ) und Digitalisierung & Transformation. Pro Bühne gibt es mindestens 160 Sitzplätze – drei Mal mehr als im letzten Jahr.

Auf der Webseite der DMSFACTORY unter https://goo.gl/19BhWE gibt es die Möglichkeit, Freikarten im Wert von je 69,00 Euro zur Veranstaltung zu erhalten.

Originalmeldung direkt auf PresseBox lesen
Mehr von Firma PresseBox

DMSFACTORY-Webinar: Der Mittelstand ist reif für ECM

Mit ECM-Systemen die Digitalisierung umsetzen und Informationen unternehmensweit vernetzten – wie Unternehmen aus dem Mittelstand dies konkret angehen können, zeigt die DMSFACTORY am 6. Dezember 2018 (10.00 – 10.45 Uhr) in ihrem nächsten Webinar. Vorgestellt werden praxiserprobte Anwendungsfälle von ECM.

ECM sorgt seit vielen Jahren in großen Unternehmen für Wettbewerbsvorteile – aktuelle Studien ermitteln eine Produktivitätssteigerung der Büroarbeit um 30%. Viele Führungskräfte im Mittelstand lassen die Wettbewerbsvorteile vernetzter Informationen, Dokumente und Prozesse jedoch brach liegen – auch, weil für kleinere Unternehmen diese Technologie aufgrund der hohen Einführungskosten bisher nicht zur Verfügung stand.

Als erfahrener M-Files Gold-Partner lebt die DMSFACTORY Digitalisierung vor und bringt die Technologie der Großen in den Mittelstand – zu bezahlbaren Kosten schon ab fünf PC-Arbeitsplätzen. Das Webinar gibt konkrete Anleitung, wie man sein Unternehmen sicher in die digitale Zukunft führt. Die Teilnahme ist auf 100 Teilnehmer begrenzt. Wer sich jetzt unter https://zoom.us/webinar/register/WN_xdobJU3tQLCHu_CCmskwKA anmeldet, kommt in den Genuss eines speziellen Einführungsangebotes.

Anhand der ECM-Lösung von M-Files erklärt die DMSFACTORY, wie der KI-basierte Intelligence Service automatisch Dokumente erkennt und Geschäftsprozessen zuordnet, wie der Metadata Layer Informationen unabhängig vom Speicherort nutzt und aufwändige Migrationen überflüssig macht und wie man als mittelständisches Unternehmen von der kostenfreien Potential-Analyse bis zur Mitarbeiterschulung ohne Umwege an´s Ziel gelangt.

Originalmeldung direkt auf PresseBox lesen
Mehr von Firma PresseBox

Digitale Mitarbeiterportale „Out of the BOX“

Im Zuge der Digitalisierung entscheiden sich mehr und mehr Unternehmen für die Einführung eines Mitarbeiterportals. Früher klassisch als ‚Intranet‘ bezeichnet, haben Mitarbeiterportale heute weit mehr Funktionen, als Informationen innerhalb des Unternehmens zur Verfügung zu stellen und die Mitarbeiter miteinander zu vernetzen.

Ein Mitarbeiterportal sollte im Idealfall Informations- und Kommunikationsplattform (intern und extern), Management-Tool für die Aufgaben und Projekte eines jeden Mitarbeiters, Terminkalender, Datenmanagement System, Wissensdatenbank und vielleicht sogar ein Tool zur Abbildung von Workflows sein.

Auf dem Markt gibt es zwar viele Anbieter, die Teilbereiche davon mit ihrer Software abdecken, die wenigsten allerdings bieten eine Lösung, die alle diese Anforderungen erfüllt, einfach zu etablieren und zu handhaben ist, individuell angepasst werden kann und dann auch noch bezahlbar bleibt.

Ein Anbieter sticht derzeit besonders hervor – die IntranetBOX GmbH mit Standorten im Rheinland und in Hamburg. Die angebotene Software heißt IntranetBOX und ermöglicht es Unternehmen, Wissen zu konservieren und zu teilen, Daten strukturiert abzulegen und leicht auffindbar zu machen und den Kommunikationsfluss intern wie extern zu optimieren. Virtuelles Teamwork wird gefördert. Durch beschleunigte Prozesse wird wertvolle Arbeitszeit gespart, sodass sich die Produktivität erhöht und Kosten reduziert werden.

Bei der IntranetBOX handelt es sich um eine Out-of-the-BOX-Lösung, d.h. man entscheidet sich für eine einfach zu realisierende und handzuhabende Intranet-Software in der Grundversion, die sukzessive durch das Hinzukaufen von Modulen ausgebaut werden kann. Die zahlreichen Kunden verschiedenster Größe und aus den unterschiedlichsten Branchen schätzen die Flexibilität, und insbesondere die Tatsache, dass man bei Bedarf mit einer kleinen Lösung eine von allen Mitarbeitern schnell zu erlernende und damit akzeptierte Kommunikationsplattform schaffen kann, die sich später ausweiten lässt.

Außerdem ist die IntranetBOX mit nahezu allen gängigen Betriebssystemen sowie zahlreicher Software aus dem Microsoft Office Bereich kompatibel und bietet zudem unzählige Verknüpfungsmöglichkeiten mit Datenbanken, ERP- und CRM-Lösungen. Die Integration in bestehende Landschaften stellt keine Hürde dar. Das kompetente Team der IntranetBOX GmbH liefert auch maßgeschneiderte Anbindungen und Komplettpakete.

Mehr Informationen zur IntranetBOX und Kontaktdaten finden Sie hier: www.intranetbox.de

Originalmeldung direkt auf PresseBox lesen
Mehr von Firma PresseBox

Fünf Monate DSGVO: Sicherheit im Druck- und Dokumentenmanagement

Datensicherheitsvorfälle durch ungesichertes Drucken sind kein Einzelfall. Ingo Wittrock, Ricoh Deutschland GmbH, stellt in diesem Webinar innovative Technologielösungen und ausgereifte Sicherheitskonzepten für den maximalen Schutz der Druckinfrastruktur vor. Das kostenlose Webinar findet am Donnerstag, 25. Oktober 2018, von 15:00 bis 16:00 Uhr statt.

Eine aktuelle Studie von Quocirca (Seite 8) zeigt, dass rund zwei Drittel aller befragten Unternehmen im Zeitraum eines Jahres mindestens einen Datensicherheitsvorfall durch ungesichertes Drucken erlitten haben. Aber wie steht es um die Sicherheit im Bereich Druck- und Dokumentenmanagement im eigenen Unternehmen – besonders im Hinblick auf die im Mai in Kraft getretene DSGVO? 

Werden die Druckdaten nach jedem vertraulichen Druck gelöscht? Wissen die Eigentümer der Dokumente, ob ihre Daten verschlüsselt auf der Festplatte des Druckers liegen? Dieses kostenfreie Webinar findet am Donnerstag, 25. Oktober 2018, von 15 bis 16 Uhr statt.

Im Webinar erfahren die Teilnehmer, wie sicherheitsrelevant dieses Thema in Unternehmen tatsächlich ist und wie sie mit innovativen Technologielösungen und klugen Sicherheitskonzepten für maximalen Schutz sorgen. 

Welche Inhalte werden behandelt

  • Die DSGVO fordert Datenschutz durch Technikgestaltung. Was bedeutet das konkret für die Sicherheit im Druck- und Dokumentenmanagement?
  • Privacy by Default in einer Druckinfrastruktur – was gilt es hierbei zu beachten?
  • Wie schützt ein Unternehmen seine Infrastruktur vor unautorisiertem Zugriff? – Warum ein Gesamtsicherheitskonzept so wichtig ist.

Der Sprecher

Der Sprecher Ingo Wittrock ist Diplom-Kaufmann, seit 2006 bei Ricoh Deutschland und war seitdem in verschiedenen Führungspositionen im Marketing tätig, in den letzten drei Jahren als Head of Marketing. Seit Juni 2018 ist Ingo Wittrock als Director Marketing und Mitglied der Geschäftsleitung verantwortlich für das strategische Marketing des Technologieunternehmens in Deutschland.
 

Die Eckdaten des Webinars

Thema: Fünf Monate DSGVO: Sicherheit im Druck- und Dokumentenmanagement
Termin: 25. Oktober 2018, 15 bis 16 Uhr
Das kostenlose Webinar findet in deutscher Sprache statt.
Die Teilnehmerzahl ist begrenzt.

Info & Anmeldung:

https://register.gotowebinar.com/register/6018743536397151490

Weitere Informationen:

www.it-daily.net

Ansprechpartner:

Ulrich Parthier
it Verlag GmbH, Rudolf-Diesel-Ring 21, 82054 Sauerlach    
Telefon: +49-8104-649414, E-Mail: u.parthier@it-verlag.de

Originalmeldung direkt auf PresseBox lesen
Mehr von Firma PresseBox

SAP-Archivspezialist KGS mit verbreitertem Lösungsspektrum auf dem DSAG-Jahreskongress 2018

Die verschärften Datenschutzvorschriften der DSGVO und die neue S/4HANA-Produktgeneration gehörten für SAP-Anwender zu den vorherrschenden Themen des Jahres 2018 – Themen, denen KGS auf dem diesjährigen DSAG-Jahreskongress besonderen Raum einräumt.

Mit SAP ILM können SAP-Anwender die aus der DSGVO erwachsenen Anforderungen umsetzen. Voraussetzung dafür ist ein Archiv, das die ILM 3.1-Schnittstelle implementiert und zertifiziert hat. Der KGS ContentServer4Storage ist für die neuesten Versionen der vier im SAP ECC 6.0- und S/4-HANA-Umfeld relevanten Archivschnittstellen zertifiziert: BC ILM 3.1, BC-AL 7.40, S/4-BC ILM 1.0 und S/4-BC-AL 7.40. Dies eröffnet SAP-Anwendern größtmöglichen Handlungsspielraum. Mit dem KGS ContentServer4Storage können sie, egal ob ECC 6.0 oder S/4HANA, jeweils über ArchiveLink und/oder ILM archivieren.

Das Thema Dokumentenarchivierung wird mit S/4 HANA neu definiert, denn S/4 bietet wesentliche Funktionen zur Verwaltung von unstrukturiertem Content. SAP-Kunden mit bestehenden Archiven können ihre vorhandene Archivintegration beibehalten und auch unter S/4 weiter nutzen – wenngleich der Wechsel auf ein schlankes Archiv wie den KGS ContentServer4Storage aus Kosten- und Performancegründen mittelfristig sicher die bessere Alternative darstellt. Hierfür bietet KGS mit Migration4Archivelink eine leistungsfähige Migrationssoftware, über deren Funktionsweise KGS in Leipzig informiert.

Wie SAP-Archivierung mit KGS unter S/4HANA funktioniert und Unter-nehmen mit reduzierter Komplexität zum Erfolg kommen, stellt der KGS-Kunde Döhler GmbH in Leipzig in einem Kundenvortrag dar.

Mit dem KGS ContentServer4Storage bietet KGS ein High-Performance-Archiv speziell für die Bedürfnisse der SAP-Archivierung. Parallel dazu wurde die Lösungssuite um ein neues Produkt ergänzt: Der KGS Web Service fungiert als Verbindung individueller Fachanwendungen mit dem ContentServer4Storage und kann unabhängig von Programmiersprachen angebunden werden. Somit können beliebige Anwendungen ihre Dokumente und Daten über Webtechnologien im KGS ContentServer4Storage archivieren bzw. darin recherchieren. Auch diese Produktneuheit ist eines der zentralen Themen von KGS in Leipzig.

Originalmeldung direkt auf PresseBox lesen
Mehr von Firma PresseBox

Rechnungsbearbeitung bei der City1 Group mit M-Files-Lösung der DMSFACTORY

Die City1 Group, Projektentwickler, Bauträger und Bestandsverwalter mit Hauptsitz in Neu-Isenburg, hat das ECM-System M-Files für die Rechnungsbearbeitung, -freigabe und elektronische Archivierung eingeführt, implementiert von der DMSFACTORY GmbH. Zur Gesamtlösung gehören neben M-Files die erforderlichen Scanner und eine Software zum Auslesen der Rechnungsdaten, ABBYY Flexi Capture for Invoices.

Papierrechnungen wurden bei City 1 früher per Hauspost an die verschiedenen Freigeber geschickt, einen automatisierten Prüfungs- und Freigabeprozess gab es nicht. Die Buchungssätze wurden manuell in DATEV und die Branchenanwendung COOR für das Baukostenmanagement übertragen. Es kostete viel Zeit, Rechnungen zuzuordnen und freizugeben. Außerdem gingen in der Kommunikation mit den unterschiedlichen Baustellen und Gewerken immer wieder Belege verloren. Verzug und z.T. hohe Skontoverluste ließen sich nicht vermeiden.

Die monatlich rund 500 eingehenden Belege teilen sich auf in allgemeine Rechnungen, Baurechnungen und einen kleinen Teil Kassenbelege. Jede Eingangsrechnung wird nun in der Poststelle auf einem Stapel der jeweiligen Kategorie abgelegt. Die jeweils erste Rechnungsseite erhält einen Barcodeaufkleber mit eindeutiger fortlaufender Nummer, anschließend folgt das Scannen. Die ABBYY-Software liest die Kopfdaten aus, eine Mitarbeiterin prüft kurz, ob alles richtig erkannt wurde und im nächsten Schritt exportiert die Scansoftware das erzeugte PDF/A-Dokument samt der Rechnungsdaten als XML-Datei nach M-Files, wo es rechtssicher im Archiv abgelegt wird. Die Rechnung wird einem bestimmen Projekt/Sachbearbeiter bzw. einer Abteilung zugewiesen und damit startet der Rechnungsfreigabeworkflow, über den die Freigeber eine Benachrichtigung mit Link auf die digitalisierte Rechnung erhalten. Gleichzeitig stellt das System die Buchungssätze in Form von CSV-Dateien für die Anfangsbuchung in DATEV bereit.

M-Files ist für die einzelnen Gesellschaften der City 1 Group mandantenfähig aufgebaut und wurde von der DMSFACTORY mit der DATEV-Software sowie COOR verbunden. Knapp 30 Mitarbeiter/innen arbeiten permanent mit M-Files, die sowohl in der Firmenzentrale, aber auch in externen Büros und auf Baustellen sitzen.

Gestiegene Transparenz über den Rechnungsstatus und weniger Skontoverluste sind für City1 Group-Geschäftsführer Vassilios Farmakis die größten Vorteile des neuen Rechnungsprüfungsprozesses. „Wir sehen im Workflow ganz genau, wo die Bearbeitung klemmt und können entsprechend nachhaken“, erklärt er. „M-Files kann nicht nur als Rechnungsfreigabeprogramm genutzt werden, sondern lässt sich später zur digitalen Verwaltung verschiedenster Dokumentarten ausbauen, zum Beispiel für Bauaktenpläne, Schriftverkehr mit Kunden und weitere Dokumente.“

Originalmeldung direkt auf PresseBox lesen
Mehr von Firma PresseBox