Betriebsprüfung: Der strenge Blick des Fiskus

Eine klare Aussage dazu, was bei Betriebsprüfungen genauer unter die Lupe genommen wird, lässt sich nur schwer treffen. Neben den individuellen betrieblichen Abläufen werden die Prüfungsschwerpunkte massiv durch die Prüfer beeinflusst. Auch die einzelnen prüfenden Finanzämter bilden individuelle Schwerpunkte. Bei einer Gesamtbetrachtung sind jedoch deutschlandweit einige klare Trends festzustellen.

Zu den traditionellen Prüfungsschwerpunkten zählt nach wie vor die Umsatzsteuer. Hier stehen die steuerfreien oder nicht steuerbaren Umsätze ganz klar im Fokus. Schnellere und umfangreichere Meldungen zwischen den Finanzbehörden der einzelnen Mitgliedsstaaten der EU ermöglichen dabei vermehrt Abgleich- und Kontrollmöglichkeiten.

„Unsere jüngsten Erfahrungen im Prüffeld der Umsatzsteuer zeigen, dass die umsatzsteuerliche Organschaft künftig mehr geprüft werden wird“, sagt Jeannette Olivie, Steuerberaterin bei Ecovis in Berlin. Nachdem der Bundesfinanzhof feststellte, dass Personengesellschaften nicht nur als Organträger in Betracht kommen, sondern auch Organgesellschaften sein können, wird auch hierin ein Schwerpunkt liegen. Noch kann man sich auf eine Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2018 berufen. Danach ist auf diesem Gebiet aber mit einem Anstieg an Beanstandungen zu rechnen“, erklärt Olivie.

Da das Reverse-Charge-Verfahren in immer mehr Unternehmen eine Rolle spielt und die Finanzbehörden hier schnell Mehrergebnisse erzielen können, zählt dieses bereits zu den Klassikern. Treu bleibt sich die Finanzverwaltung auch bei Gewinnverlagerungen. Die Prüfung von Rückstellungen, Teilwertabschreibungen und Zuaktivierungen führt meist nur zu Gewinnverschiebungen, die aber für die Prüfer häufig Mehrergebnisse für den Prüfungszeitraum bedeuten. „Diese Prüfungsklassiker werden daher so schnell nicht eingestellt“, meint Olivie.

Auslandssachverhalte im Trend

Auslandssachverhalte erfreuen sich bei Prüfern immer größerer Beliebtheit. Ab einem gewissen Umfang der Auslandsaktivitäten war das zwar schon immer ein Prüfungsschwerpunkt und spezialisierten Fachprüfern vorbehalten. Das ändert sich aber gerade. Zum einen wird hierfür mehr Personal eingestellt. Zum anderen werden mehr Prüfungshandlungen ohne spezifische Fachprüfer durchgeführt. Dazu kommen auch hier die bessere Kommunikation und der Datenabgleich zwischen den Behörden der beteiligten Länder. Zudem machen sich die strengeren Regelungen zur Dokumentation der Verrechnungspreise und zu den Meldeerfordernissen bemerkbar.

Informations- und Erfahrungsaustausch steigt

Bei der Datenanalyse handelt es sich noch nicht um ein Massenphänomen. Aber klar ist: Die Zahl der Feststellungen auf diesem Gebiet und die Qualität nehmen zu. Diese Entwicklungen werden auch durch einen besseren Informations- und Erfahrungsaustausch zwischen den einzelnen Länderfinanzbehörden beschleunigt. „Bei Datenanalysen ist zudem zu erkennen, dass sich die Prüfer meist nicht mehr mit den Daten der Finanzbuchhaltung zufriedengeben. Die Zahl der Fälle, in denen der Datenzugriff durch den Prüfer auf Vorsysteme wie Warenwirtschaft, ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) oder Lagerhaltung verlangt wird, steigt ebenfalls“, sagt Steuerexpertin Olivie, „und auch wenn es hier noch regional erhebliche Unterschiede gibt, kann man nicht von einer Eintagsfliege sprechen.“ Noch sind die meisten Prüfer mit der Vielzahl der unterschiedlich eingesetzten Systeme nicht vertraut. Die stetige Zunahme der modernen Techniken bei kleinen und mittleren Unternehmen lässt nicht auf eine Umkehr dieses Prozesses bei Großbetrieben hoffen.

Erbschaftsteuer im Fokus

Noch vor Jahren war es fast undenkbar, dass sich ein Betriebsprüfer mit dem Thema Erbschaftsteuer und Unternehmensbewertung beschäftigt hätte. Die steigende Zahl an Unternehmensnachfolgen, die komplexeren Bewertungsregelungen, die Quoten zum schädlichen Verwaltungsvermögen und die Überwachung von Haltefristen und Ausgangssummen schlagen sich mittlerweile auch in laufenden Prüfungen nieder. Die Finanzverwaltung hat für erbschaftsteuerliche Sachverhalte sogar Experten ausgebildet, die entweder selbst prüfen oder ihre Kollegen vor Ort unterstützen. „Ein weiterer Trend, den unsere internen Auswertungen ergeben haben, zeigt, dass bei der Gewerbesteuerzerlegung die Zahl der Beanstandungen zunimmt. Die Prüfer versuchen vermehrt, Gewinne in Gemeinden mit höheren Hebesätzen zu verlagern“, sagt Jeannette Olivie.

Auf einen Blick

Was die prüfenden Finanzämter gern unter die Lupe nehmen

  • Umsatzsteuer: steuerfreie und nicht steuerbare Umsätze, Organschaften
  • Reverse-Charge-Verfahren
  • Gewinnverlagerung: Prüfung von Rückstellungen, Teilwertabschreibungen und Zuaktivierungen
  • Auslandssachverhalte
  • Finanzbuchhaltung mit Zugriff auf vorgelagerte Systeme wie Warenwirtschaft oder Lagerhaltung
  • Haltefristen, schädliches Verwaltungsvermögen oder Bewertungen sind Prüfungsgegenstand bei Unternehmensnachfolgen oder Erbschaften

Jeannette Olivie, Steuerberaterin bei Ecovis in Berlin

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ECOVIS International ist jetzt Mitglied im Forum of Firms

ECOVIS International ist seit Januar neues Mitglied im Forum of Firms, einer unabhängigen Vereinigung internationaler Netzwerke von Unternehmen, die länderübergreifende Audits durchführt. Mit der Mitgliedschaft zeigt ECOVIS International, dass es sich für Auditqualität einsetzt. Den Partnern von ECOVIS International in mehr als 70 Ländern eröffnet die Mitgliedschaft neue Möglichkeiten.

Als neues Mitglied des Forum of Firms ist ECOVIS International jetzt Teil einer unabhängigen Vereinigung internationaler Netzwerke von Unternehmen, die weltweit länderübergreifende Audits durchführt. Die Mitgliedschaft bescheinigt ECOVIS International, dass es über entsprechende Richtlinien und Methoden für länderübergreifende Audits verfügt:

  • Diese basieren auf internationalen Prüfungsstandards.
  • Sie stimmen mit dem International Code of Ethics for Professional Accountants des International Ethics Standards Board for Accountants sowie den nationalen Ethikkodizes überein.
  • Sie halten die Qualitätskontrollnormen in Übereinstimmung mit den internationalen Normen für Qualitätskontrolle sowie die einschlägigen nationalen Normen ein.

Die Mitglieder des Forums bestätigen darüber hinaus, dass sie regelmäßige und weltweit koordinierte interne Qualitätssicherungsprüfungen durchführen, sofern diese nationalen Vorschriften nicht widersprechen. „Teil des Forum of Firms zu sein, ist ein weiterer Beweis unseres Engagements für Auditqualität“, sagt Carmen Vasile. Vasile ist Wirtschaftsprüferin und Certified Public Accountant (CPA) bei ECOVIS Rumänien SRL und Geschäftsführungsmitglied von ECOVIS International.

Um dem Forum of Firms beizutreten, hat sich ECOVIS International dem Beitrittsprozess des Forums unterzogen. Es zeigt damit sein Engagement für die Verpflichtung des Forums zur Unterstützung der Auditqualität. „Die Mitgliedschaft eröffnet unseren Partnern von ECOVIS International in mehr als 70 Ländern große Chancen“, sagt Armin Weber, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Leiter der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in der Münchner Hauptnierderlassung von Ecovis.

Das Forum ist ein weiterer wichtiger Schritt für ECOVIS International. Es zeigt sein fortwährendes Engagement für Prüfungsqualität. Und es stellt sein Ziel unter Beweis, dass es die persönliche Beratung vor Ort mit der Expertise eines internationalen und interdisziplinären Netzwerks von Fachleuten verbindet.

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Tax Compliance Management System: Mit Sicherheit auf hohem Niveau

Eine Lieferung versehentlich nicht erfasst? Steuerbefreite Leistungen nicht ausreichend dokumentiert? Schon bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung können sich schnell einmal Fehler einschleichen. Als Folge drohen nicht nur hochverzinste Nachzahlungen und empfindliche Bußgelder. Firmenchefs müssen neben ihrer persönlichen Haftung für solche Zahlungen auch damit rechnen, wegen Steuerhinterziehung mit einer Geldstrafe oder einer Freiheitsstrafe von bis zu zehn Jahren belangt zu werden.

Steuerpflichtige Unternehmen oder deren Organe tragen bei vorsätzlichen oder leichtfertigen Rechtsverstößen bei der Steuer generell auch ein hohes persönliches Risiko. „Die Finanzbehörden unterstellen unserer Erfahrung nach immer schneller und häufiger Vorsatz. Dazu reicht es schon, wenn der Chef die Mitarbeiter nicht ausreichend kontrolliert“, warnt Janika Sievert, Rechtsanwältin bei Ecovis in Landshut. Sie verweist darauf, dass bestens geschulte Betriebsprüfer in immer kürzeren Abständen nach Verfehlungen suchen.

Systematisch vorbeugen

Viele Fehler lassen sich vermeiden, wenn der Betrieb selbst potenzielle Risiken analysiert. Wie sind betriebliche Prozesse gestaltet, welche steuerlichen Aspekte sind dabei zu beachten? „Ausgehend von solchen Fragen können Unternehmen bestehende innerbetriebliche Kontrollsysteme um die steuerlichen Aspekte erweitern. Damit lassen sich steuerliche Risiken und ein möglicher nachträglicher Berichtigungsbedarf reduzieren“, sagt Sievert. Zusätzlicher Vorteil: Ein wirksames Tax Compliance Management System (Tax CMS) – gerade auch wenn technische Lösungen einbezogen sind – kann im Fall eines steuerstrafrechtlichen Ermittlungsverfahrens den Vorwurf leichtfertigen oder vorsätzlichen Handelns entkräften.

Rechtsverstöße vermeiden

„Das Institut der Wirtschaftsprüfer hat im Praxishinweis IDW PS 980 inhaltlich konkretisiert, wie ein Tax CMS auszugestalten ist“, sagt Sievert. Ein Tax CMS regelt Verantwortlichkeiten und legt fest, wie Risiken und Regelverstöße an die zuständigen Stellen im Unternehmen zu berichten sind. Nicht zuletzt ermöglicht eine ausreichende Dokumentation, die Wirksamkeit des Tax CMS zu überprüfen und Verbesserungen einzuleiten. Die Einführung eines Tax CMS sollte immer mit einem Auftaktgespräch beginnen. „Bereits da gilt es, Probleme klar zu benennen, Aufmerksamkeit bei der Belegschaft zu wecken und Vertrauen zu schaffen“, betont Katja Nötzel, Wirtschaftsprüferin und Steuerberaterin bei Ecovis in Leipzig. Oft sind sich Mitarbeiter der Tragweite ihres Verhaltens gar nicht bewusst. Allein der Wunsch eines Kunden, die Rechnung auf eine ganz bestimmte Gesellschaft seiner Firmengruppe – die gar nicht Empfänger der Leistung war – auszustellen, kann Beihilfe zur Steuerhinterziehung sein.

Gefahr erkannt, Gefahr gebannt

Die Projektgruppe Tax CMS sollte aus einem gemischten Team bestehen. Auf Firmenseite sind ein Mitarbeiter, der Leiter der Steuerabteilung und der IT sowie ein Mitglied der Geschäftsführung einzubinden. „Der Chef sieht so aus erster Hand, wo Probleme liegen. Gleichzeitig fühlen sich die Mitarbeiter ernst genommen“, meint Nötzel. Ebenso sind der Steuerberater und ein Rechtsanwalt zur Abdeckung steuerlicher und juristischer Fragen hinzuzuziehen.

Nach dem ersten Analysegespräch sind Interviewgespräche in den einzelnen Unternehmensabteilungen, zum Beispiel mit dem Einkauf, dem Verkauf und dem Rechnungswesen, zu führen. Dabei ist der Status des existierenden internen Kontrollsystems aufzunehmen und an zusätzliche steuerliche Erfordernisse anzupassen.

Zeit zum Einführen einplanen

Es kann einige Monate dauern, bis ein Tax CMS installiert ist. Denn es nimmt Zeit in Anspruch, die Mitarbeiter zu schulen sowie Prozesse, Kommunikationswege und möglicherweise eine neue Software zu etablieren. „Anschließend ist das Tax CMS nach der erstmaligen Implementierung kontinuierlich zu überwachen und zu verbessern, damit es seine Wirkung entfalten kann“, erklärt Ecovis-Expertin Nötzel.

Vorteile eines Tax Compliance Management Systems

Diese Risiken bekommen Sie mit einem internen Kontrollsystem besser in Griff:

  • Bußgelder und oft sogar existenzgefährdende Steuernachzahlungen bei Rechtsverstößen
  • Persönliche Geld- und Gefängnisstrafen für Unternehmer und verantwortliche Mitarbeiter
  • Imageschaden für die Firma und persönliche Beschädigung des Unternehmens bei Strafrechtsprozessen
  • Verlust von Aufträgen, denn Großkunden prüfen immer häufiger, ob der Lieferant über ein Compliance Management System verfügt

Katja Nötzel, Wirtschaftsprüferin und Steuerberaterin bei Ecovis in Leipzig

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Welche Vorteile bringt ein Beirat?

Ein Beirat kann viel zum Gelingen interner und externer Nachfolgeregelungen im Mittelstand beitragen. Auch in einem Family Office erfüllt er wichtige Aufgaben. Ferdinand Rüchardt, Vorstand von Ecovis in München, erklärt, warum das so ist.

Herr Rüchardt, welche Vorteile bringt ein Beirat, wenn die Nachfolge ansteht?

Bei der Übergabe an die Kinder wird immer ein gewisser Generationenkonflikt mit subjektiven Sichtweisen und Emotionen in das Unternehmen getragen. Der Beirat bringt in dieses Spannungsfeld moderierend seine Objektivität ein. Schon als nur beratender Beirat hilft er zudem, die Nachfolger an das Unternehmen heranzuführen oder ihnen beim Eintritt in die Geschäftsführung zur Seite zu stehen. Als entscheidender Beirat kann er in letzterem Fall aber auch dazu beitragen, Kontrolle über die Jungen zu behalten. Sind die Voraussetzungen für eine interne Nachfolgeregelung nicht gegeben, legt die Familie die Geschäftsführung oft in die Hände eines Fremdmanagers. In diesem Fall hat sie die Möglichkeit, den Beirat mit der Kontrolle des externen Managers zu betrauen.

Eine Alternative ist der Verkauf des Unternehmens, wobei dann meist viel Geld fließt. Sie selbst sind Beirat in verschiedenen Family Offices, die sich um dieses Vermögen kümmern. Um welche Aufgaben geht es da?

In einem Family Office befasst sich ein ganzes Team kompetenter Experten mit der Anlage des Vermögens in Immobilien, Wertpapieren oder Beteiligungen. Um Familie und Fremdmanagement besser zusammenzubringen, wird als Teil des Family Office ein Beirat installiert. Je nach Ausgestaltung berät er die Familie oder er trifft Entscheidungen in ihrem Interesse. Dabei geht es auch darum, die Interessen der Familie gegenüber dem Fremdmanagement zu vertreten und zu wahren.

Welches Anforderungsprofil sollte ein Beirat grundsätzlich mitbringen?

Neben dem fachlichen Know-how gehört dazu zum einen die strategische Kompetenz. Der Beirat sollte das Geschäftsmodell und die zugehörigen Märkte verstehen sowie unternehmerisch denken. Zum anderen ist menschliche und soziale Kompetenz gefragt, um unterschiedliche Meinungen zusammenzubringen.

Ferdinand Rüchardt, Vorstand bei Ecovis in München und Beirat in verschiedenen Unternehmen

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Der Beirat im Mittelstand: beraten, kontrollieren, schlichten

Der auf freiwilliger Basis eingerichtete Beirat in einer GmbH oder bei Personengesellschaften kann unterschiedliche Funktionen erfüllen. Was im Vordergrund steht, hängt von den Wünschen der Eigentümer ab. Bei manchen Firmen agiert er – ähnlich wie der Aufsichtsrat einer AG – mit klaren Kontroll- und Entscheidungsbefugnissen. „Während der Aufsichtsrat immer ein Kontrollorgan ist, kann der Beirat auch eine ausschließlich beratende Funktion übernehmen“, sagt Armin Weber, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater bei Ecovis in München. Die Betonung des Worts Beirat liegt dann also auf der zweiten Silbe, dem Rat. In dieser Funktion bringt der Beirat etwa seine Kompetenz zu Themen wie Marketing oder Finanzierung ein. Oder er unterstützt die Unternehmensführung mit technischer Expertise, wie sie gerade in Zeiten der Digitalisierung gefragt ist.

Von besonderer Bedeutung bei Familienunternehmen ist nicht zuletzt die Begleitung der Nachfolgeregelung. Der beratende Beirat ist häufig ein neutraler Vermittler bei unterschiedlichen Sichtweisen der älteren und jüngeren Generation. Er bringt als Außenstehender aber auch leichter den Mut auf, vor dem Eintritt nicht geeigneter Nachkommen in das Unternehmen zu warnen.

Die Nachfolge begleiten

Über die Beratung hinausgehen die Aufgaben eines kontrollierenden Beirats, dem oft Entscheidungsbefugnisse übertragen werden. Dabei ist es auch möglich, ihn mit bestimmten Maßnahmen der Geschäftsführung zu betrauen oder ihre Umsetzung von seiner Genehmigung abhängig zu machen. Beim Generationenwechsel ist der entscheidende Beirat insbesondere auch dann ein stabilisierender Faktor, wenn ein geeigneter Nachfolger in der Familie fehlt. Wird in diesem Fall ein Fremdgeschäftsführer eingesetzt, so überwacht er dessen Tätigkeit mit Blick auf den Unternehmenserfolg und auf die Interessen der Gesellschafter. Doch auch ein nur beratender Beirat ist hilfreich. „Er kann zwischen den Familienangehörigen mit ihren unterschiedlichen Interessen ebenso vermitteln wie zwischen den Gesellschaftern und dem Fremdgeschäftsführer“, sagt Weber.

Bei der Auswahl geeigneter Persönlichkeiten für den Beirat kommen Banker oder Unternehmer mit Bezug zur Familie ebenso infrage wie Anwälte, Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater. Auch die Experten von Ecovis sind oft in dieser Funktion gefragt, in der sie über Steuer- und Finanzfragen hinaus ihre Kompetenz bei vielen unternehmerischen Fragen einbringen. Wirtschaftsprüfer Armin Weber etwa ist Beirat an der Hochschule der Bayerischen Wirtschaft und dort mit seiner Erfahrung aus der Praxis ein gefragter Ansprechpartner.

Haftungsrisiko prüfen

Während der beratende Beirat aufgrund eines schuldrechtlichen Vertrags tätig werden kann, ist der entscheidende Beirat ein – in der Regel im Gesellschaftsvertrag verankertes – Organ des Unternehmens. Der nur beratende Beirat haftet auf Basis seiner ihm aufgrund des Dienstvertrags verankerten Sorgfaltspflicht. Für einen kontrollierenden und/oder entscheidenden Beirat gelten analog zu den Aktiengesetz-Vorschriften eines Aufsichtsrats weitergehende Haftungsvorschriften, die ihn bei einem vorsätzlichen oder fahrlässigen Verstoß gegen diese Sorgfaltspflichten zu Schadensersatz gegenüber der Gesellschaft verpflichten.

Armin Weber, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater bei Ecovis in München

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Internes Kontrollsystem: Ein Sicherheitsnetz spannen

Eine Lieferung versehentlich nicht erfasst? Steuerbefreite Leistungen nicht ausreichend dokumentiert? Schon bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung können sich Fehler einschleichen. Als Folge drohen nicht nur hochverzinste Nachzahlungen und empfindliche Bußgelder. Firmenchefs müssen neben ihrer persönlichen Haftung für solche Zahlungen auch damit rechnen, wegen Steuerhinterziehung mit einer Geldstrafe oder einer Freiheitsstrafe von bis zu zehn Jahren belangt zu werden.

Unternehmer und verantwortliche Mitarbeiter tragen bei vorsätzlichen oder leichtfertigen Rechtsverstößen beim Thema Steuern generell auch ein hohes persönliches Risiko. „Die Finanzbehörden unterstellen immer schneller und häufiger Vorsatz. Dazu reicht es schon, wenn der Chef die Mitarbeiter nicht ausreichend überwacht“, warnt Janika Sievert, Rechtsanwältin bei Ecovis in Regensburg. Sie verweist darauf, dass bestens geschulte Betriebsprüfer in immer kürzeren Abständen nach Verfehlungen suchen.

Systematisch vorbeugen

Viele Fehler lassen sich vermeiden, wenn der Betrieb selbst potenzielle Risiken analysiert. Wie sind betriebliche Prozesse gestaltet, welche steuerlichen Aspekte sind dabei zu beachten? „Ausgehend von solchen Fragen können Unternehmen freiwillig ein innerbetriebliches Kontrollsystem installieren, das vor unliebsamen Überraschungen schützt“, sagt Katja Nötzel, Wirtschaftsprüferin und Steuerberaterin bei Ecovis in Leipzig. Zusätzlicher Vorteil: Ein solches internes Kontrollsystem zur Erfüllung steuerlicher Pflichten, in der englischen Fachsprache auch Tax Compliance Management System (Tax CMS) genannt, kann im Fall eines steuerstrafrechtlichen Ermittlungsverfahrens den Vorwurf leichtfertigen oder vorsätzlichen Handelns entkräften.

Rechtsverstöße vermeiden

Ein Tax CMS regelt Verantwortlichkeiten und legt fest, wie Risiken und Regelverstöße an die zuständigen Stellen im Unternehmen zu berichten sind. Nicht zuletzt ermöglicht eine ausreichende Dokumentation, die Wirksamkeit des Tax CMS zu überprüfen und Verbesserungen einzuleiten. Der Schlüssel zum Erfolg liegt schon in der ersten Vorbesprechung. „Bereits da gilt es, Probleme klar zu benennen, Aufmerksamkeit bei der Belegschaft zu wecken und Vertrauen zu schaffen“, betont Nötzel. Oft sind sich Mitarbeiter der Tragweite ihres Verhaltens gar nicht bewusst. Allein der Wunsch eines Kunden, die Rechnung auf eine ganz bestimmte Gesellschaft seiner Firmengruppe – die gar nicht Empfänger der Leistung war – auszustellen, kann Beihilfe zur Steuerhinterziehung sein.

Gefahr erkannt, Gefahr gebannt

Ein Tax CMS sollte durch ein gemischtes Team mit unterschiedlichen Sichtweisen eingeführt werden. Dazu gehören der Steuerberater und eventuell ein Rechtsanwalt zur Abdeckung juristischer Fragen. Auf Firmenseite ist ein Mitarbeiter oder der Leiter der Steuerabteilung sowie unbedingt ein Mitglied der Geschäftsführung einzubinden. „Der Chef sieht so aus erster Hand, wo Probleme liegen. Gleichzeitig fühlen sich die Mitarbeiter ernst genommen“, sagt Ecovis-Rechtsanwältin Janika Sievert. Es kann einige Monate dauern, bis ein Tax CMS fest installiert ist. Denn es nimmt viel Zeit in Anspruch, die Mitarbeiter zu schulen und die Prozesse, Kommunikationswege und möglicherweise eine neue Software einzuführen. Allerdings lassen sich neue Prozesse auf Kontrollsysteme aufsetzen, die im Betrieb bereits bestehen. So bietet es sich an, das Tax CMS zusammen mit der Erstellung der Verfahrensdokumentation steuerlich relevanter Geschäftsprozesse zu installieren. Denn mit Blick auf die elektronische Aufbewahrung sind an die Verfahrensdokumentation, die alle Unternehmen erfüllen müssen, jetzt noch konkreter gefasste Anforderungen geknüpft – und das lässt sich gut mit dem Tax CMS verbinden.

Vorteile eines internen Kontrollsystems 

Welche Risiken Unternehmer mit einem Tax Compliance Management System in den Griff bekommen:

  • Bußgelder und oft sogar existenzgefährdende Steuernachzahlungen bei Rechtsverstößen
  • Persönliche Geld- und Gefängnisstrafen für Unternehmer und verantwortliche Mitarbeiter
  • Imageschaden für die Firma und persönliche Beschädigung des Unternehmers bei Strafrechtsprozessen

Katja Nötzel, Wirtschaftsprüferin und Steuerberaterin bei Ecovis in Leipzig

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Angestellt oder freie Mitarbeit? Was Unternehmer beachten müssen

Verträge mit freien Mitarbeitern sind im unternehmerischen Alltag beliebt. Je nach Ausgestaltung tragen sie unterschiedliche Namen. Doch von einem Arbeitsverhältnis unterscheiden sie sich grundlegend. In der Praxis machen Unternehmer hier häufig Fehler. Und die können ziemlich teuer werden, wie Rechtsanwältin Anne-Franziska Weber von Ecovis in München weiß.

Ob jemand freier Mitarbeiter oder Angestellter ist, kommt auf die konkreten Umstände und den Einzelfall an, „und nicht unbedingt auf das, was sich die Vertragspartner wünschen“, sagt Rechtsanwältin Anne-Franziska Weber. Sie rät Unternehmern, dass sie genau auf die Details in den Verträgen achten.

Der Vertrag für eine freie Mitarbeit

Dieser kommt nur dann in Betracht, wenn es sich um eine echte selbstständige Tätigkeit handelt. Selbstständig ist jemand nur dann, wenn er seine Tätigkeit und seine Arbeitszeit im Wesentlichen frei gestaltet. Und vor allem entscheidet der Grad der persönlichen Abhängigkeit über die rechtliche Einordnung des Vertragsverhältnisses.

Was für eine selbstständige Tätigkeit spricht:

  • Frei gestaltete Tätigkeit und Arbeitszeit
  • Nicht weisungsgebunden
  • Eigene Betriebsstätte
  • Unternehmerrisiko: bei wirtschaftlichem Misserfolg Verlust von eingesetztem Kapital
  • Einsatz zum Beispiel von Hilfskräften möglich, um die Leistung zu erbringen
  • Keine Einbindung in einen Dienstplan oder in das Team
  • Außenauftritt: eigene Arbeitsmittel, eigenes Firmenlogo, eigene Visitenkarten des Selbstständigen
  • Mehrere Auftraggeber

Der Arbeitsvertrag

Arbeitnehmer ist, wer aufgrund eines privatrechtlichen Vertrags im Dienste eines anderen zur Leistung weisungsgebundener, fremdbestimmter Arbeit in persönlicher Abhängigkeit verpflichtet ist. Erbringt jemand seine Dienstleistung im Rahmen einer von Dritten bestimmten Arbeitsorganisation, ist er fest angestellter Arbeitnehmer und kein freier Mitarbeiter.

Das sind typische Merkmale für einen Arbeitnehmer:

  • Weisungsgebunden
  • Feste Arbeitszeiten an festen Arbeitstagen
  • Fremdbestimmte Tätigkeit
  • Zugewiesener Arbeitsplatz oder Arbeitsort
  • Arbeitsleistung muss persönlich erbracht werden (kein Einsatz von Hilfskräften)
  • Feste Einbindung in einen Dienstplan
  • Wesentliche Arbeitsmittel werden vom Arbeitgeber gestellt
  • Im Betrieb gibt es Mitarbeiter, die eine vergleichbare oder die gleiche Tätigkeit verrichten
  • in der Regel nur ein Arbeitgeber

Angesichts der Vielfalt der Arbeiten und Berufsgruppe lassen sich nur schwer komplett umfassende abstrakte Kriterien aufstellen, um die jeweilige Tätigkeit richtig einzuordnen. Viele Arbeiten lassen sich sowohl im Rahmen eines fest angestellten Arbeitsverhältnisses als auch im Rahmen anderer Vertragsverhältnisse erbringen. „Wie immer bei solchen Themen kommt es auf die Details an“, sagt Ecovis-Rechtsanwältin Weber. „Fehler kommen häufig nach einer Betriebsprüfung ans Licht. Und die können teuer werden, wenn beispielsweise Sozialversicherungsbeiträge für mehrere Jahre nachzuzahlen sind. Im schlimmsten Fall macht sich ein Unternehmer sogar strafbar.“

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Tarifglättung: Nicht immer vorteilhaft

Für ihre Zustimmung zur neuen Tarifglättungsvorschrift (Paragraph 32c Einkommensteuergesetz) hat sich die EU lange Zeit genommen. Nach fast zwei Jahren Bedenkzeit und langwierigen Verhandlungen scheint die EU-Kommission der umstrittenen Tarifglättung nach aktueller Information des Bundesministeriums für Ernährung und Landwirtschaft nun endlich doch ihren Segen zu geben.

Mit der Tarifglättung sollen Landwirte aufgrund niedriger Fleisch- und Milchpreise sowie von Ausfällen durch den Klimawandel entlastet und die Steuern für die Jahre 2014 bis 2022 reduziert werden. Zur Ermittlung werden die Gewinne der entsprechenden Wirtschaftsjahre, so wie sie in den Einkommensteuerbescheiden erfasst wurden, nochmals gleichmäßig auf dreijährige Betrachtungszeiträume neu verteilt. Die mögliche Steuerermäßigung wird im jeweils letzten Jahr festgesetzt.

Steuerbescheide neu berechnen

Der erste Betrachtungszeitraum von 2014 bis 2016 ist bereits abgelaufen. Da die Genehmigung der EU noch nicht vorlag, als die Steuerbescheide für 2016 erlassen wurden, stehen sie unter dem Vorbehalt der Nachprüfung. Kommt jetzt die Zustimmung, müssen alle Steuerbescheide für 2016 neu gerechnet werden. „Bei der EU war man lange der Auffassung, dass es sich bei der Tarifglättung um eine zusätzliche, unberechtigte Subventionierung der deutschen Landwirtschaft handelt“, sagt Steuerberater Franz Brebeck bei Ecovis in Landau. „Eine Subvention sieht man darin wohl noch immer, aber eine zu duldende, da auch andere EU-Staaten vergleichbare Steuerberechnungsmodelle für landwirtschaftliche Gewinne anwenden.“

Wahlrecht als neue Variante

Neu in der Diskussion ist auch ein Wahlrecht, wenn ein Landwirt die Tarifglättung in Anspruch nehmen möchte. So käme es nicht mehr zwangsläufig zu Steuernachzahlungen, wenn die Steuerberechnung über den Dreijahreszeitraum zu einem ungünstigeren Ergebnis führt. Des Weiteren sollen auch Forst- und Binnenfischereibetriebe von den neuen Regeln profitieren können. Der weitere Genehmigungsprozess und eine mögliche gesetzliche Korrektur der Vorschrift werden sicherlich spannend.

Mageres Ergebnis

Ob die Tarifglättung allen Landwirten die erhoffte Erleichterung bringt, daran bestehen in der Zwischenzeit erhebliche Zweifel. Der Bayerische Rechnungshof hat ermittelt, dass es in den meisten Fällen nur zu einer geringfügigen Steuerentlastung von unter 100 Euro kommt. Das dürfte den Verwaltungsaufwand sicherlich nicht wert sein!

Franz Brebeck, Steuerberater bei Ecovis in Landau

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Serie Unternehmensnachfolge: Schon heute für morgen handeln

Die Nachfolge innerhalb der Familie ist noch immer die bevorzugte Option bei der Übergabe von Unternehmen. Wenn es nur um die Frage geht, wer das Silberbesteck erhält, steht allenfalls der Familienfrieden auf dem Spiel. Geht es um ein Unternehmen, kann ein Zwist dagegen den ganzen Betrieb gefährden. Gibt es mehrere Kinder, die als Erben infrage kommen, muss erst einmal geklärt werden, wer sich als Nachfolger eignet. „Die Suche kann nicht früh genug beginnen. Der Grundstein wird schon in der Ausbildung gelegt. Es muss ein gegenseitiges Einverständnis geben. Druck der Eltern ist nicht zielführend“, weiß Florian Regenfelder, Rechtsanwalt und Steuerberater bei Ecovis in München.

Experten empfehlen daher eine offene Kommunikation innerhalb der Familie und frühzeitige Überlegungen, wie eine Übergabe gestaltet werden kann. „Wenn es beispielsweise minderjährige Kinder gibt, wird viel zu selten auf eine testamentarische Regelung geachtet. Diese verhindert, dass eine Erbengemeinschaft mit minderjährigen Kindern entsteht“, sagt Regenfelder. Fehler würden oft schon im Vorfeld gemacht, etwa bei einer Schenkung von Immobilien. „Bei einer Übertragung innerhalb der Familie ist schon frühzeitig genau zu prüfen, wie hoch das Gesamtvermögen ist, wer anspruchsberechtigt ist und wer was bekommt“, rät Thomas Müller, Steuerberater bei Ecovis in Düsseldorf.

Experten an Bord holen

Zentrale Fragen wie ein Pflichtteilsverzicht müssen im Vorfeld geregelt sein. „Korrekturen im Nachhinein sind immer teuer“, sagt Müller. Stets im Boot bei solchen Angelegenheiten sollten neben einem Unternehmensberater ein Notar oder Rechtsanwalt sein. „Ist auch privates Vermögen vor Gläubigern zu sichern, ist es sinnvoll, einen Berater hinzuzuziehen“, findet Ecovis-Experte Regenfelder. Für viele Unternehmenschefs ist mit der Übergabe das Thema Altersvorsorge verknüpft. Auch da sind die Vorstellungen bei den Generationen nicht immer deckungsgleich. Es soll schon vorgekommen sein, dass eine der Parteien beim Notar aufgestanden und gegangen ist, weil erst da klar wurde, dass die Erwartungen zu unterschiedlich waren.

Die Steuern im Blick behalten

Auch bei steuerrechtlichen Fragen ist eine gute und umfassende Vorbereitung entscheidend. „Übertragungen an enge Familienmitglieder sind in der Regel grunderwerbsteuerfrei, nicht aber zwischen Kindern. Deshalb sollte die Elterngeneration dieses Thema unbedingt lösen“, meint Müller. Bis 2016, als das neue Unternehmenserbschaftsteuerrecht in Kraft trat, blieben mehr als 90 Prozent der Unternehmen steuerfrei. Seit der gesetzlichen Änderung dürften praktisch alle Unternehmen aufgrund von nicht begünstigtem Vermögen einen steuerpflichtigen Anteil haben. „Auch dieses Problem ist nur zu erkennen, wenn eine Vorausberechnung erfolgt. Durch Gestaltungen lässt sich möglicherweise die Steuerlast reduzieren oder vermeiden“, sagt Müller. Es sei wichtig, frühzeitig eine Analyse des Unternehmenswerts machen zu lassen, um zu klären, „wie hoch das begünstigte Vermögen ist. „Wir empfehlen bei Unternehmen immer eine Modellrechnung auf Basis des letzten Jahresabschlusses. Nur dann bekommt man ein Gefühl für eine mögliche Steuerbelastung.“

Interne Übergabe

Zunehmend an Bedeutung gewinnt die Unternehmensübergabe an eine interne Führungskraft. Das hat den Vorteil, dass der Nachfolger langfristig aufgebaut und der Übergang fließend gestaltet werden kann. So können Kunden und Lieferanten Vertrauen in die neue Führung aufbauen. Doch auch da werden häufig Fehler gemacht. Wenn die Altersvorsorge des Übergebers teilweise auf dem Verkaufserlös aufgebaut ist, „sind dann Spielräume da – oder eben nicht“, weiß Regenfelder. Er fügt hinzu: „Man sollte einen ehrlichen Marktwert verlangen und nicht zu billig verkaufen. Schließlich muss es für beide Seiten passen, und auch gegenüber dem Finanzamt ist ein realistischer Preis zu dokumentieren.“ Andernfalls könnte beispielsweise Schenkungsteuer fällig werden. Müller rät, „den Großteil des Kaufpreises über eine Finanzierung des Mitarbeiters zu regeln. Wird der Kaufpreis in Raten durch zukünftige Gewinne bezahlt, birgt das wirtschaftliche Risiken für den Verkäufer.“

Florian Regenfelder, Rechtsanwalt und Steuerberater bei Ecovis in München

Thomas Müller, Steuerberater bei Ecovis in Düsseldorf

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Existenzgründung: Der wahre Wert einer Praxis

Die Experten sind sich einig: Eine verbindlich geltende, richtige Methode für die Ermittlung eines Praxiswerts gibt es nicht. Allerdings gibt es zwei geläufige Modelle, die üblicherweise angewendet werden: die modifizierte Ertragswertmethode und die Ärztekammermethode.

Die modifizierte Ertragswertmethode

In der Regel wird eine Praxis nach der modifizierten Ertragswertmethode bewertet. Sie orientiert sich an den künftig erzielbaren Erträgen. Um den Wert zu berechnen, erfolgt eine Prognose zukünftiger Gewinne, die in der Vergangenheit bereits erreichten Ergebnisse werden dabei einbezogen. Diese werden auf den Bewertungsstichtag abgezinst und stellen in Summe den Unternehmenswert dar (siehe: So funktioniert „abzinsen“).

Nachdem sich Arztpraxen von gewerblichen Unternehmen jedoch wesentlich unterscheiden, müssen die speziellen Einflussfaktoren bei der Bestimmung des Praxiswerts bedacht werden. „So spielt zum Beispiel das personenabhängige Vertrauensverhältnis zwischen Arzt und Patient eine große Rolle. Diese besondere Beziehung wird in der Goodwill-Reichweite, was auch Kapitalisierungszeitraum genannt wird, berücksichtigt“, erklärt Alexander Waschinger, Unternehmensberater bei Ecovis in Dingolfing. Der Bewertungszeitraum ist abhängig von der zu bewertenden Praxis und liegt zwischen zwei und fünf Jahren.

Daneben sind weitere Einflussfaktoren wie Ehegattengehälter, Sonderabschreibungen oder Anlagenverkäufe bei den jährlichen Überschüssen herauszurechnen, um einen objektiven, übertragbaren und ideellen Praxiswert zu erhalten. Letztendlich müssen die bereinigten Überschüsse noch um ein Inhaberentgelt – der vom Praxisinhaber monatlich entnommene Gewinn – gekürzt werden. Dieses orientiert sich häufig an den Gehältern von angestellten Oberärzten in Krankenhäusern.

Um den Praxiswert zu erhalten, muss der „ideelle Praxiswert“ um den „materiellen Praxiswert“ ergänzt werden. Darunter versteht man den Substanz- oder Sachwert. Er setzt sich im Wesentlichen aus der Summe der angenommenen Verkaufspreise für Einrichtungsgegenstände der Praxis, medizinische Geräte, Laborzubehör oder Vorräte an Praxisverbrauchsartikeln zusammen. Die Bewertung erfolgt zu Fortführungszeitwerten. Dabei werden Anschaffungspreise, Nutzungsalter und die Preisentwicklung berücksichtigt.

Die Ärztekammermethode

Dieses Bewertungsverfahren basiert auf Vergangenheitswerten und verwendet als Bezugsgröße einen gewichteten Gewinn (siehe: So wird bei der Ärztekammermethode gewichtet). Durch eine Gewichtung der bereinigten Umsätze und Kosten (Einflussfaktoren wie Sonderabschreibungen oder Ehegattengehälter) werden zeitlich aktuellere Daten stärker gewichtet als Vergangenheitswerte. Der so berechnete Gewinn wird dann um ein kalkulatorisches Inhaberentgelt bereinigt. Das Ergebnis ist ein nachhaltig erzielbarer Gewinn, der mit einem Prognose-Multiplikator vervielfacht wird. Dieser definiert sich aus der Anzahl der Jahre, die sich aus der Patientenbindung zum Arzt ergibt. In der Regel wird hier ein Zeitraum von zwei Jahren unterstellt. Sind mehrere Ärzte in der Praxis tätig, ist der übertragbare Umsatz oder Gewinn durch die Anzahl der Gesellschafter zu teilen. So ergibt sich ein höherer Prognose-Multiplikator, der sich infolge einer höheren Patientenbindung durch die Bekanntheit des verbleibenden Arztes auf in der Regel zweieinhalb Jahre erhöht.

Daneben können bei der Wertermittlung des ideellen Werts weitere Faktoren positiv oder negativ in die Berechnung mit einfließen. Die Bundesärztekammer geht davon aus, dass diese Faktoren den errechneten ideellen Wert nicht mehr als 20 Prozent verändern. Wie bei der modifizierten Ertragswertmethode ist der ideelle Praxiswert um den materiellen Praxiswert zu ergänzen.

Eine Praxisanalyse durchführen

Bei allen Verfahren sollte eine fundierte Praxisanalyse erfolgen, da jede zu bewertende Praxis besonders ist und nie einer Modellpraxis entspricht. Zu viele individuelle Parameter wirken auf den Wert der Praxis. Das Verhältnis von Kassen- zu Privatpatienten, der Ruf der Praxis und der Bekanntheitsgrad, die örtliche Lage oder die Praxiseinrichtung sind nur einige Aspekte, die den Wert der Praxis beeinflussen. „Wichtig ist, dass sich sowohl der ausscheidende Arzt als auch der kaufwillige Interessent frühzeitig mit dem Thema Praxiswert befassen und Expertenrat einholen“, empfiehlt Waschinger.

So funktioniert „abzinsen“

Legen Sie heute 1.000 Euro bei der Bank für ein Jahr an, erhalten Sie in einem Jahr bei 1 Prozent Zins 1.010 Euro zurück. Wird der Beitrag von 1.010 Euro auf den Bewertungsstichtag „abgezinst“, sind das 1.000 Euro. Das bedeutet, dass der Praxiskäufer für sein investiertes Geld eine Rendite erhält. Der Zins ist dann die unterstellte Rendite.

Alexander Waschinger, Unternehmensberater bei Ecovis in Dingolfing

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