Information Governance? Von der Theorie in die Praxis mit Netmail

Die Tatsache, dass Daten ein wichtiger Produktionsfaktor sind, sollte mittlerweile auch in den kleinen und mittleren Unternehmen angekommen sein. Diese Unternehmen, die das Rückgrat der deutschen Wirtschaft bilden, tun sich dennoch häufig schwer einen Ansatz zu finden mit ihren Daten und Informationen umzugehen. Dies ist nicht nur nötig, weil der Wert von Daten und Informationen rapide steigt, sondern auch weil immer mehr und konkretere gesetzliche Vorgaben zu erfüllen sind. Man erinnert sich sicherlich an die umfangreiche mediale Präsenz des Themas DSGVO Mitte letzten Jahres. Dies war für viele Unternehmen, insbesondere im Bereich der KMU, Anstoß um sich intensiv mit dem Thema Daten und Informationen in Unternehmen auseinanderzusetzen. Dennoch blickt man nur auf einen kleinen Teil des Informationsmanagements in Unternehmen, wenn man sich ausschließlich aus der DSGVO-Perspektive annähert. Ein ganzheitlicher Ansatz um mit Daten und Informationen in Unternehmen umzugehen ist Information Governance, kurz IG. Information Governance ist in der jüngeren Vergangenheit eher noch aus akademischer Sicht und sehr theoretisch behandelt worden und wurde dadurch mit der Praxis im Unternehmensalltag noch nicht so recht warm. Insbesondere weil sich viele Unternehmen fragen, wo sie denn nun anfangen sollen.

Gut, dass Unternehmen mit dem Thema DSGVO nun einen Fuß in der Tür des Informations-managements haben. Die Auseinandersetzung mit der europäischen Datenschutzgrundverordnung bietet einen hervorragenden Einstieg in das Thema Informationsmanagement und Information Governance.

Wie definiert sich Information Governance?

Information Governance beschreibt die Organisation, die Prozesse und die Technologien, die nötig sind um Informationen während ihres gesamten Lebenszyklus in Übereinstimmung mit den strategischen Anforderungen des Unternehmens, sowie allen internen und externen Regularien, zu erfassen, zu klassifizieren, zu nutzen, aufzubewahren und zu löschen.

In der Praxis bezeichnen wir Information Governance ganz kompakt als aktive und kontrollierte Handhabung von Daten und Informationen.

Wo fängt man mit der kontrollierten Handhabung von Daten und Information an?

Die meisten Unternehmen beginnen mit der Einführung einer gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung. Als erster großer Baustein eines modernen Informationsmanagements ist dies ein nachvollziehbarer Schritt. Insbesondere wenn man näher betrachtet, welche Regularien Einfluss auf das Thema E-Mail in Unternehmen haben – diese sind unter anderem die EU-DSGVO, die GoBD, die AO, das BDSG, das AGG und das TKG.

Netmail bietet mit seiner mehrfach ausgezeichneten E-Mail-Management Software bereits seit Jahrzehnten eine auf dem Markt der Enterprise-E-Mail-Archivierungen herausragende Option. Für Unternehmen ist nicht nur die Wahl der Archiv-Software ein wichtiger Schritt zum modernen Informationsmanagement, sondern auch die Leistungen, die nötig sind um von A nach B zu kommen. Denn meist wird die Einführung einer gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung in Unternehmen parallel zu einer Migration auf ein modernes E-Mail-System begleitet. Seit bekannt ist, dass IBM das von vielen Unternehmen eingesetzte E-Mail-System Notes verkauft, ist die Nachfrage nach Notes Migrationen zusätzlich angestiegen. Auch Groupwise, on-premise Microsoft Exchange oder andere Mail-Systeme werden auf modernere Lösungen migriert, wie beispielsweise die Office 365 Cloud oder Hybridvarianten. Da die Compliance Funktionen von Microsoft aber nicht ausreichen um gesetzeskonform zu archivieren, ist eine separate E-Mail-Archivlösung dennoch nötig und von hoher Relevanz. Insbesondere wenn mit der gewählten Archivlösung weitere Aspekte des Informationsmanagements in Unternehmen gelöst werden können.

Welchen Herausforderungen stellen sich Unternehmen im Umgang mit Daten und Informationen?

Unternehmen benötigen gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung mit optimierter und kostengünstiger Datenhaltung, schnelle und ressourcensparende Bearbeitung von E-Discovery Anfragen durch Konnektivität an verschiedenste Datenquellen – egal ob on-premise oder in der Cloud.

Bei Gerichtsverfahren und den damit einhergehenden E-Discovery-Maßnahmen, bildet das Einsammeln, Überprüfen und Versenden von Daten durchschnittlich einen Anteil von 73 Prozent der Gesamtkosten.

Die Verwaltung von sensiblen Daten setzt optimalen Einblick für Auditoren und intelligente Filterfunktionen voraus. Verschlüsselte Kommunikation im täglichen E-Mail-Verkehr, auch für externe User ist ein wichtiger Bestandteil, genauso wie die optimale Verwaltung großer Datenmengen. Durch Analyse und Evaluierung der Speicherorte eines Unternehmens muss ein strukturierter Einblick in unstrukturierte Daten möglich werden. Die Automatisierung von Aufgaben des Informationsmanagements, wie beispielsweise das Einhalten von Richtlinien, Optimieren der Speicherumgebung sowie Wiederherstellung und Sicherung von Daten gehört ebenfalls zu den Themen, die Unternehmen für einen modernen Ansatz im Umgang mit Daten und Informationen beachten sollten.

Welche Fragestellungen sollten bei einem IG-Programm beachtet werden und wie geht man diese Herausforderungen an?

Um die Herausforderungen eines modernen Informationsmanagements erfüllen zu können und dabei intelligenten Information Governance Prinzipien zu folgen, wurde die bekannte E-Mail-Management Software Suite von Netmail so umfangreich erweitert, dass sie nun unter dem Namen NetGovern vertrieben wird. Dies soll die umfangreiche Erweiterung der Kernfunktionen widerspiegeln, die nun ermöglicht Information Governance Programme ganzheitlich in Unternehmen umzusetzen. Durch den modularen Aufbau der NetGovern Information Management Suite ist es möglich Schritt für Schritt das aktive und kontrollierte Handling von Unternehmensdaten zu verbessern und damit die volle Kontrolle über alle Unternehmensinformationen zu erlangen. Wir helfen dabei die dringendsten Fragestellungen eines Information Governance Programms zu beantworten.

  • Wer hat Zugriff auf Unternehmensdaten?
  • Welche Informationen werden gespeichert?
  • Wann sollten Daten gelöscht werden?
  • Wo werden die Daten aufbewahrt?
  • Wie überprüfen wir das alles?

Können Sie diese Fragen sofort beantworten? Meistens ist die Antwort: „Nein!“

Wir unterstützen Sie mit NetGovern und unserer Expertise im Information Governance Bereich um schrittweise ein modernes Informationsmanagement in Ihrem Unternehmen zu etablieren.

Mit Konnektivität sowohl an Cloud und on premise Plattformen, Smart Audits, intelligenter Suche, eDiscovery und Case Management Funktionen, garantiert die NetGovern Suite Sicherheit und Compliance für Ihre Informationen.

Sie möchten mehr über die NetGovern Suite, E-Mail- und Datenmigration, Archivierung in der Cloud und Information Governance erfahren? Besuchen Sie Netmail auf dem diesjährigen European Collaboration Summit in Wiesbaden am 28. und 29. Mai oder schauen Sie auf netmail.com vorbei. Wir freuen uns auf Sie!

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ELO ECM-Tour 2019: Digitalisierung zum Anfassen

Auch in diesem Jahr lädt der Softwarehersteller ELO Digital Office wieder zu seiner deutschlandweiten ECM-Tour, um über Neuigkeiten rund um das Thema „Digitalisierung in Unternehmen“ zu informieren. Nach dem Auftakt am 22. Mai in Berlin folgen Stopps in Hamburg, Heidenheim, Neuss und Wiesbaden. Highlights der Tour sind Fachvorträge zur neuen ELO ECM Suite 12 und zahlreiche Anwenderberichte aus der Praxis. Begleitet werden die Events von GoBD-Mitverfasser und -Experte Dirk-Peter Kuballa vom Finanzministerium Schleswig-Holstein.

Die ELO ECM-Tour steht ganz im Zeichen der ECM-Basistechnologien: Ob zentrales Informations-Repository, automatisierte Prozesse, digitaler Workplace oder mobiles Arbeiten – digitale Geschäftsprozesse sind mit einem ECM-System einfach und schnell umgesetzt. Mit der ELO ECM Suite 12, die Ende Mai veröffentlicht wird, setzt der Digitalisierungsexperte aus Stuttgart dabei eine neue Bestmarke. Eine hochentwickelte Verschlüsselungstechnologie sorgt für erhöhte Sicherheitsstandards und ein neuer ELO Desktop Client für die komfortable Integration sämtlicher MS Office-Anwendungen. Auch die Verbindung mit ERP- und CRM-Systemen wurde optimiert und gewährleistet durch den neuen ELO Integration Client eine nahtlose Prozessunterstützung. Weitere Highlights der Version 12 sind ein zentrales Wissensmanagement und unterstützende kollaborative Funktionen: Mit dem ELO Teamroom ist eine standortübergreifende Zusammenarbeit für Projektgruppen einfach und schnell umsetzbar.

Vorträge wird es jedoch nicht nur zur ELO ECM Suite 12 und ECM-Klassikern wie E-Mail-Management oder SAP-Integration geben. Auf der Agenda stehen auch zahlreiche spannende Praxisvorträge von Kunden und ihren betreuenden ELO Business Partnern, die über die erfolgreiche Einführung des ELO Systems in ihren Unternehmen berichten. Gleichzeitig dürfen natürlich die ELO Business Solutions nicht fehlen, ergänzen die vorkonfigurierten Fachlösungen doch die ECM Suite um die gefragten Best-Practice-Ansätze zur Digitalisierung.

Ebenfalls mit von der Partie ist Dirk-Peter Kuballa vom Finanzministerium Schleswig-Holstein, der als Mitverfasser der GoBD in seiner Keynote die kontrovers diskutierten Grundsätze gewohnt unterhaltsam thematisieren wird. Eine begleitende Fachausstellung von ELO Business Partnern und Hardwareherstellern mit spezialisierten Branchenlösungen rundet das umfangreiche Veranstaltungsprogramm ab.

Die ELO ECM-Tour startet am 22. Mai in Berlin, es folgen Heidenheim am 10. Juli, Hamburg am 4. September sowie im November Wiesbaden (06.11.) und Neuss (13.11.) Die Teilnahme an den Events ist kostenlos. Weitere Informationen sind über folgenden Link verfügbar: www.elo.com/ecmtour

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billwerk integriert Adyen und unterstreicht Führungsanspruch in Europa

Mit der Integration des globalen Zahlungsanbieters Adyen unterstreicht billwerk seinen Anspruch, die führende Subscription Management-Plattform in D/A/CH und in der EU zu sein. Durch die Anbindung von Adyen haben billwerk-Kunden jetzt noch mehr Optionen für internationale Zahlungsabwicklung.

Mit der Integration von Adyen im neuesten Release stellt billwerk seinen Kunden einen weiteren relevanten internationalen Payment Provider für wiederkehrende Zahlungen zur Verfügung. Adyen ist ein globaler Zahlungsanbieter, der es Merchants ermöglicht, wiederkehrende Zahlungen im E-Commerce, Mobile Commerce und am Point-of-Sale abzuwickeln.

Der niederländische Payment Provider unterstützt Unternehmen weltweit dabei, Zahlungen aus nahezu allen Vertriebskanälen anzunehmen. Adyen bietet Lösungen für den elektronischen Zahlungsverkehr mit modernen mobilen/one-touch-Zahlungsmethoden. Sie können den globalen Anbieter sowohl für Kreditkartenzahlungen als auch für das EU-weite SEPA-Lastschriftverfahren einsetzen.

„Mit der Adyen-Integration unterstreichen wir unseren Anspruch, die führende Subscription Management-Plattform in der EU zu sein.“ begründet billwerk-CEO Dr. Ricco Deutscher diese Maßnahme. „Immer mehr europäische Corporates setzen für Ihr Subscription Business auf unsere Plattform. Dadurch steigen auch die Anforderungen vermehrt internationale Payment Provider und Zahlungsarten zu integrieren“ fährt Deutscher fort. „Es gibt derzeit keinen anderen Subscription Management-Plattformbetreiber weltweit, der mehr deutsche und europäische Zahlungsanbieter standardisiert integriert hat. Das verschafft uns neben der GoBD-Zertifizierung ein weiteres Alleinstellungsmerkmal gegenüber dem US-amerikanischen Wettbewerb“ unterstreicht billwerk-CMO Pierre Schramm.

Mit der Adyen-Integration stehen billwerk-Kunden mit BS Payone, Wirecard, GoCardless, SlimPay, Heidelpay, Paypal und Stripe jetzt insgesamt 8 Standard-Schnittstellen zu deutschen, europäischen und global agierenden Payment Providern zur Verfügung.

Die Adyen-Integration steht für billwerk-Kunden ab sofort auf der billwerk-Sandbox bereit. Der Release im Produktivsystem ist für den 19. März 2019 geplant.

Über Adyen

Adyen ist ein globaler Zahlungsanbieter, der es Merchants ermöglicht, wiederkehrende Zahlungen im E-Commerce, Mobile Commerce und am Point-of-Sale abzuwickeln. Adyen hat mehr als 3.500 Kunden, darunter u. A. Spotify, Hello Fresh, Delivery Hero und FLIXBUS. Der Payment Provider mit dem Headquarter in Amsterdam / Niederland beschäftigt über 600 Mitarbeiter, ist an der Börse Euronext notiert und hat 2017 mehr als 108 Mrd. Euro Zahlungsvolumen abgewickelt.

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E-Invoicing und Steuerrecht: Hilft eine Rechnungssoftware bei der Ein-haltung der GoB und GoBD?

Wenn es um Rechnungen geht, sind sie immer wieder im Gespräch: die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). In letzter Zeit sind es vor allem die GoBD, die die Gemüter bewegen. Diese bereits 2014 festgelegten Grundsätze dienen seit Januar 2015 als steuerrechtliche Grundlage für das Ändern und Archivieren von Rechnungsdokumenten in elektronischer Form. Im Januar 2017 endete die Übergangsfrist und nun drohen bei Nichteinhalten Geldstrafen.

Wir stellen uns die Frage, ob eine Rechnungssoftware Unterstützung bei der Erfüllung dieser steuerrechtlichen Regeln bieten kann und haben bei Marko Fliege, CEO der JustOn GmbH in Jena nachgefragt.

Zunächst einmal vorab: Was halten Sie von den Grundsätzen und glauben Sie, dass der GoBD-Standard tatsächlich mehr Sicherheit bringt?

Sicherlich kann der Standard die Sicherheit in Buchungs- und Rechnungsprozessen sowohl für Unternehmen als auch für Finanzämter verbessern, schon allein dadurch, dass er Regeln zur Archivierung und Änderung von Belegen nun endgültig festlegt. Eine automatisierte, digitale Rechnungsverwaltung kann vieles erleichtern, so auch die Einhaltung der Grundsätze, die auf den ersten Blick kompliziert wirken.

Welche konkreten Vorteile bietet eine Rechnungssoftware gegenüber anderen Formen der Buchführung und Rechnungsverwaltung?

Eine auf Rechnungsverwaltung spezialisierte Software hat im Bezug auf die GoB und GoBD natürlich ganz eindeutige Vorteile gegenüber einer Rechnungserstellung über Word, Excel oder ähnliche Programme. Belege werden nachvollziehbar erzeugt, sicher gespeichert und sind nicht veränderbar bzw. es erfolgt eine Kennzeichnung von Änderungen an Belegen. Die Belege lassen sich besser ordnen, lückenlos und zeitnah archivieren und alle Buchungen lassen sich besser nachprüfen. Nicht zuletzt profitiert der Nutzer von einer Zeitersparnis, weil für den Jahresabschluss alles vollständig und rechtzeitig vorliegt.

Und nun ganz konkret zu JustOn: Entspricht Ihre Software denn den gesetzlichen Anforderungen?

Ja, das tut sie. Wir freuen uns sehr, dass JustOn im Juli 2017 die aufwändige Prüfung einer externen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft bestanden hat. Geprüft wurde unsere Software unter Beachtung des international anerkannten Standards für Informationssicherheit IDW PS 880. Für unsere Kunden bedeutet das vor allem, dass JustOn konform mit den GoB arbeitet und gut geeignet ist, den Anwender bei der Erfüllung der GoBD zu unterstützen. Selbst wenn die Grundsätze bereits seit 2014 der Entwicklung und Weiterentwicklung von JustOn kontinuierlich zugrunde gelegt wurden, bieten wir unseren Kunden mit der Zertifizierung noch mehr Investitionssicherheit.

Ihre Kunden können also mit JustOn GoB- und GoBD-konform abrechnen und archivieren?

Ja, und das ohne sich Gedanken zu machen. Die Software automatisiert neben der Rechnungserstellung die Archivierung der Daten und Belege, gewährleistet die Ordnung der Dokumente und verbessert die Nachprüfbarkeit aller Buchungen. Selbst in Zukunft müssen sich unsere Kunden nicht um gesetzliche Anforderungen in der Rechnungsabwicklung kümmern: Wir passen unsere Software regelmäßig an aktuelle Vorschriften an.

Nochmal zum Thema Archivierung: Liegt hier Ihrer Meinung nach die größte Herausforderung? Welche Vorteile bietet beispielsweise das cloudbasierte JustOn-System im Vergleich zu anderen Archivierungslösungen.

Da in Rechnungsprozessen Fragen der Datensicherung und Sicherheit immer eine große Rolle spielen, ist die Archivierung tatsächlich eine besondere Herausforderung. JustOn bietet als Cloud-Lösung die sicherste Variante der Datenspeicherung. Wir archivieren die Rechnungsdaten über Partner in zertifizierten Rechenzentren, die sich in regionaler Nähe zum Kunden befinden. Das heißt auch, dass unsere Kunden, selbst wenn sie zu einer alternativen Rechnungslösung wechseln, ihre Daten dennoch über diese Partner sichern lassen können.

Lohnt sich der finanzielle Aufwand einer Softwarelösung dann eigentlich für jedes Unternehmen? Auch im Hinblick auf die Strafen bei Nichteinhaltung der steuerrechtlichen Grundsätze.

Die Nutzung einer Rechnungslösung ist immer dann sinnvoll, wenn die Rechnungsabwicklung Zeit in Anspruch nimmt, die der Unternehmer auch in sein Kerngeschäft investieren könnte. Unsere Software ist ideal geeignet für mittelständische Unternehmen ab zehn Mitarbeitern, die 50 bis 50.000 Rechnungen im Monat stellen. Um aber jeder Größe von Unternehmen gerecht zu werden, wird JustOn in verschiedenen Versionen angeboten. Wenn man als Unternehmer sicher sein möchte und sich um die Einhaltung der Grundsätze keine Gedanken machen möchte, dann lohnt sich der finanzielle Aufwand einer Softwarelösung selbstverständlich.

Vielen Dank für das spannende Interview.

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Datenschutz bei E-Rechnungen

Da elektronische Rechnungen eine Vielzahl sensibler Informationen enthalten, kommt dem Thema Sicherheit und Datenschutz eine große Bedeutung zu. Lagert ein Unternehmen die Rechnungserstellung aus, bleibt es dennoch weiterhin zuständig für die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen an Sicherheit sowie Ordnungsmäßigkeit und sollte entsprechende Richtlinien vertraglich absichern lassen. „Wir als cloudbasierter Softwaredienstleister bieten unseren Auftraggebern daher nicht nur einen reibungslosen elektronischen Austausch und die Verarbeitung von Dokumenten, sondern berücksichtigen im Prozess auch alle datenschutz- und steuerrechtlichen Aspekte“, betont Marko Fliege, CEO und Gründer der JustOn GmbH, Full-Service-Dienstleister im Bereich Abrechnung und elektronische Rechnungserstellung aus Jena.

Aufbewahrung von Informationen

Aus steuerrechtlicher Sicht gelten für das Digitalisieren von Dokumenten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Das Ergebnis muss bildlich mit dem Original übereinstimmen und jederzeit nachvollziehbar sowie prüfbar bleiben. Außerdem sollte eine entsprechende Verfahrensdokumentation im Sinne steuerlich relevanter Informationen stattfinden. „Um Kunden größtmögliche Sicherheit zu garantieren, lassen wir unsere Software und unser Unternehmen derzeit zertifizieren“, erklärt Marko Fliege. „Hier haben sich Normen wie ISO/IEC 27017 oder IDW PS 880 etabliert und sind auch international als Standard für Informationssicherheit in Unternehmen anerkannt.“

Datenschutz bei Cloud-Anbietern

Softwareunternehmen wie die JustOn GmbH bieten Cloud-Lösungen zur automatisierten E-Rechnungserstellung an. „Im Gegensatz zu herkömmlichen Servern, die in einem unternehmenseigenen Rechenzentrum liegen, bietet die Cloud-Plattform mehr Brain-Power zum Thema Sicherheit“, weiß der Experte. „Wir haben hier mit Salesforce einen Partner gefunden, dem mehr als 150.000 Kunden vertrauen und der täglich an sicherheitsrelevanten Aspekten wie Hackerangriffen, Datenverschlüsselung sowie Zugriffsmöglichkeiten für Unbefugte arbeitet.“ Dieses Wissen kann ein mittelständisches Unternehmen nur schwer aufbringen, sodass Cloud-Lösungen, die wie bei JustOn in deutschen Rechenzentren der Deutschen Telekom laufen, die sichere Variante darstellen.

Weitere Informationen unter www.juston.com

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Erfolgreiche Zertifizierung für JustOn nach „IDW PS 880“

Die Rechnungssoftware JustOn spart nicht nur Zeit und Geld, sondern bietet ihren Kunden auch größtmögliche Sicherheit. Das bestätigte im Juli 2017 eine externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die die Software unter Beachtung des international anerkannten Standards für Informationssicherheit IDW PS 880 zertifizierte. „Wir freuen uns sehr über das Ergebnis des aufwändigen Prüfungsprozesses. Wichtig ist für uns vor allem, dass die Zertifizierung bescheinigt, dass JustOn konform mit den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) arbeitet und gut geeignet ist, den Anwender bei der Erfüllung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu unterstützen“, erklärt Marko Fliege, CEO der JustOn GmbH.

GoBD-konform abrechnen und archivieren

Die GoBD, die bereits 2014 festgelegt wurden, dienen seit Januar 2015 als steuerrechtliche Grundlage für das Ändern und Archivieren von Rechnungsdokumen- ten. JustOn-Kunden müssen sich mit diesen Grundsätzen allerdings nicht näher auseinandersetzen. Die Software automatisiert neben der Rechnungserstellung die lückenlose und zeitnahe Archivierung der Daten und Belege, gewährleistet die Ordnung der Dokumente und verbessert die Nachprüfbarkeit aller Buchungen. Darüber hinaus müssen sich die Nutzer auch in Zukunft nicht um gesetzliche Anforderungen in der Rechnungsabwicklung kümmern: „Selbstverständlich passen wir unsere Software regelmäßig an aktuelle Vorschriften an. So bleiben unsere Kunden immer auf der sicheren Seite.“ betont Marko Fliege.

Lesen Sie Details zum GoBD-Standard in der JustOn-Dokumentation und informieren Sie sich zu JustOn auf www.juston.com

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Wege zur digitalen Rechnung

Immer mehr Unternehmen bedienen sich der digitalen Rechnungsstellung, um Kosten und Zeit zu sparen. Dabei spielt die richtige Abrechnungssoftware eine entscheidende Rolle. Was Unternehmen dabei beachten sollten und welche Kriterien wichtig sind, erklärt Marko Fliege, CEO und Gründer der JustOn GmbH, Full-Service-Dienstleister im Bereich Abrechnung und elektronische Rechnungserstellung aus Jena.

1. Hohe Datensicherheit
Datensicherheit und -schutz haben gerade bei E-Rechnungen eine hohe Bedeutung, da diese sensible Informationen enthalten. Bei der Rechnungsstellung und -verarbeitung gilt es, alle gesetzlichen Anforderungen an Sicherheit und Ordnungsmäßigkeit zu erfüllen. Beispielsweise obliegt Unternehmen laut GoBD die Pflicht, alle Grundsätze zur ordentlichen Führung und Aufbewahrung von Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form zu erfüllen. Darunter fallen auch elektronische Rechnungen und der Datenzugriff. Insbesondere bei der Datenverarbeitung und -speicherung ist es wichtig, auch auf international anerkannte Normen und Standards für Informationssicherheit zu achten.

2. Flexible Preismodelle
Eine ideale Abrechnungssoftware stellt variable Preismodelle zur Verfügung, die den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen. Im Optimalfall lassen sich diese auf das jeweilige Geschäftsmodell zuschneiden und erlauben mithilfe zusätzlicher Features eine Konfiguration und Erweiterung. Über spezialisierte BillingSysteme wie beispielsweise JustOn ist jedes Preismodell abrechenbar – egal, ob es sich um wiederkehrende Abrechnungen oder einmalige Produktverkäufe handelt. Damit eignet sich die Anwendung besonders für periodische Rechnungsstellungen, die auf individuellen Verbrauchsdaten basieren.

3. Übersichtliche Oberfläche
Hauptziel einer Buchhaltungssoftware ist die Vereinfachung von Rechnungsprozessen. "Eine Abrechnungssoftware, die unübersichtlich und schwer zu bedienen ist, hat ihr Ziel deutlich verfehlt. Deshalb sollten Unternehmen gezielt nach Probe-Abos fragen, um die jeweilige Software zu testen", rät Marko Fliege.

4. Konstanter Kundensupport
Seriöse Anbieter von Rechnungssoftware stellen Nutzern eine stetige Betreuung in verschiedenem Umfang zur Verfügung. Einige Modelle orientieren sich an Firmengröße, Nutzerzahl sowie Funktions- und Supportleistung. Dabei sollten neben einem typischen E-Mail- und Telefonservice auch Standardeinführungen in das Produkt sowie kundenspezifische Schulungen und Workshops gewährleistet werden. Je nach Umfang und Anforderung können diese online oder vor Ort stattfinden.

5. Individuelle Konfiguration
Eine hochwertige Software sollte vor allem erweiterbar und flexibel konfigurierbar sein. "Besonders Cloud-Anwendungen eignen sich für eine automatisierte Abrechnung, da sie sowohl bei der Integration als auch beim Anpassen und Bedienen ein hohes Maß an Fle-xibilität bieten", erläutert Fliege. Solche Softwarelösungen lassen sich ohne größeren Pro-grammieraufwand einbinden und sind innerhalb von wenigen Tagen einsatzbereit. Dabei bedarf es keiner spezifischen technischen Voraussetzungen. Zudem besteht die Möglich-keit, die Software individuell in CRM-, ERP-, Buchhaltungs- und andere Unternehmenssys-teme einzubinden oder sie über Konnektoren zu verbinden. Dank der Cloud-Anbindung stehen dem Kunden Rechnungsdaten jederzeit und an jedem Ort zur Verfügung.

Weitere Informationen unter www.juston.com

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Lassen Sie uns digital durchstarten!

Am Donnerstag, den 31. Januar 2019 ist es wieder soweit: der ELO ECM-Fachkongress öffnet seine Pforten und startet als erstes ELO-Event mit umfangreichem Angebot zum Thema Enterprise Content Management (kurz: ECM) und der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Mit fast 20 Jahren Erfahrung als erfolgreicher Business-Partner sind wir selbstverständlich vor Ort und laden Sie ein, uns in der Schwabenlandhalle (Fellbach) zu besuchen.

In 2019 erwartet der Gastgeber, ELO Digital Office GmbH, mehr als 800 Besucher, die sich mit Informationen zu aktuellen Trends und Themen – wie z.B. die Integration von ELO ECM in ERP-Systeme, die GoBD oder die EU-DSGVO – informieren werden.

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ACTIWARE mit XL-Ausstellerstand bei den Kooperationspartnern

Auch in diesem Jahr finden Sie uns im Bereich der Kooperationspartner. Unser Team freut sich auf Ihren Besuch und empfängt Sie mit einer kleinen Überraschung. Unter anderem informieren wir Sie über:

  • ELO Business Logic Provider (ELO BLP) und neue Features aus Release 5.2
    360°-Integration der ELO ECM Suite in über 80 ERP-Systeme (SAP, NAV, AX, abas, u.v.m.) mit mehr Performance, neuen Standards und verbesserter Usability im Design.

  • ELO Business Connect (ELO BC)
    Integrierte Sidebar mit einzigartigen und vorgangsbezogenen Handlungsmöglichkeiten, inkl. neuen Features der Web-Sidebar.

  • FastPass
    Methodik zur rasend schnellen ECM-Einführung mit Standards.

  • Solution Template Trade
    Inhalte als Standards für schnelle Projekterfolge. Über 50 Dokumententypen und vorkonfigurierte Objekte für den ELO BLP.

  • Neue Module & Connectivity Packs
    Salesforce, SAP Business One, Office365 und viele mehr.

  • ACTIWARE RUN
    ELO verfügbar by Deploymend anstelle Setup – in wenigen Minuten – Docker macht’s möglich.

Kundenvortrag der STÖBER Antriebstechnik GmbH & Co. KG
"SAP ECC mit ELO – risikoarme und innovative Einführung mit ELO BLP"

Wir freuen uns, dass auch in 2019 einer unseren Kunden einen Vortrag halten darf. Diplom-Betriebswert Ralf Dilger arbeitet in der IT des Pforzheimer-Unternehmens und präsentiert gemeinsam mit Carsten Manlik (ACTIWARE Sales Consultant) die nahtlose Integration von SAP ECC mit der ELO ECM Suite.

Die Schwerpunkte des Vortrags sind:

  • Einfache & risikoarme Realisierung des ECM-Projekts
  • Ablösung vom Alt-Archiv / EASY DMS
  • 360°-Integration in das führende ERP-System (SAP)
  • Informations- und Handlungsmanagement mit der Connect Sidebar
  • Ausblick auf geplante Projekte (u.a. ELO DocXtractor für die komplette Digitalisierung der Eingangsrechnungsbearbeitung)

Wir laden Sie ein: seien Sie unser Gast
Die letzten Jahre haben gezeigt, dass die Veranstaltung ein absolutes Highlight für alle Unternehmen ist, die sich mit dem Einsatz von Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) auf Basis der ELO ECM Suites beschäftigen, oder bereits einsetzen. Die informativen Fachvorträge und zahlreichen Gespräche bieten allen Teilnehmern einen Mehrwert für die tägliche Arbeit.

Zur Agenda

Gerne begrüßen wir Sie als unseren Gast in Fellbach. Wir nehmen uns die Zeit und stellen Ihnen unsere technischen Innovationen vor und präsentieren Ihnen, wie der Einsatz unserer Lösungen auch die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen optimieren kann.

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GoDB-Zertifizierung von SALONWARE

Die Export-Schnittstelle der Friseursoftware SALONWARE ist seit August 2018 GoBD-zertifiziert. Nutzer der Software können sicher sein, dass ihre Daten bei einer "digitalen" Betriebsprüfung oder einer Kassennachschau im richtigen Format zur Verfügung gestellt werden, das von der Finanzverwaltung akzeptiert wird.

Betriebsprüfungen sind im Handwerk keine Seltenheit, dabei schaut die Finanzverwaltung mitunter sehr genau hin, u.a. was die Kassenführung angeht: "Bei bargeldintensiven Branchen wie der Friseurbranche wird bei einer Betriebsprüfung sehr häufig die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung angezweifelt, was eine Hinzuschätzung oder gar Verwerfung der Kassenführung zur Folge haben kann", sagt Regina Grabmaier, Geschäftsführerin der SALONWARE Pro GmbH in Burghausen.

Um gut vorbereitet in die Kassenprüfung zu gehen, müssen Friseurbetriebe seit 2017 gewisse Standards erfüllen. Dazu gehört u.a., dass die Betriebe ihre Kassendaten unveränderlich und dauerhaft speichern und archivieren müssen, damit sie bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt in ordentlicher Weise zur Verfügung stehen, ausgewertet und geprüft werden können. Zudem muss der Friseurbetrieb bei einer Betriebsprüfung oder einer Kassennachschau in der Lage sein, seine Daten im richtigen Format zur Verfügung zu stellen. Man spricht in dem Fall von einer Z3-Datenträgerüberlassung, d.h. die Daten werden auf CD gebrannt und den Außenprüfern übergeben.

Datenlieferung GoBD-konform
Die Friseursoftware Salonware unterstützt seine Nutzer bei der Erfüllung dieser Standards. Das Kassensystem ist konform mit den "Grundsätzen der ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie dem Datenzugriff (GoBD)". Die technische Validierung der Export-Schnittstelle wurde von der Audicon GmbH, dem offiziellen Softwarelieferanten der Finanzverwaltung, durchgeführt. Durch sie wurde der Nachweis erbracht, dass die Datenlieferung über die GoBD-Schnittstelle von Salonware dem von der Finanzverwaltung empfohlenen Beschreibungsstandard entspricht.

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WMD als Experte für elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung auf dem DSAG-Thementag

Mit steigender Anzahl elektronischer Eingangsrechnungen wächst auch die Nachfrage nach Lösungen für die Digitalisierung der sich anschließenden Rechnungsverarbeitungsprozesse in den Unternehmen. Auf dem DSAG-Thementag „Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung für SAP“ am 19. September 2018 in St. Leon-Rot stellt die WMD Group als Aussteller und Referent mit der xSuite for SAP ihre Lösung vor, mit der elektronische Eingangsrechnungen angenommen und verarbeitet werden können.

Auf ihrem Thementag will die DSAG interessierten Unternehmen im Bereich der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung Hilfestellung bei der Auswahl der richtigen Software geben. Neben rechtlichen Grundsätzen und steuerlichen Voraussetzungen im Sinne der GoBD stehen auf der Veranstaltung das praktische Vorgehen bei der Anbieterauswahl und die Anbindung an SAP im Vordergrund. Auch Electronic Data Interchange (EDI) bei der E-Rechnung im SAP-Umfeld ist ein Thema.

Christian Breiholz, WMD Group GmbH, und Jochen Emrich, R+V Versicherung AG, stellen die automatische Annahme und Bearbeitung von Eingangsrechnungen mit der xSuite for SAP bei der R+V AG in einem Praxisvortrag vor (14:00 bis 14:30 sowie 15:30 bis 16:00 Uhr). Die Lösung nimmt Rechnungen aus beliebigen Eingangskanälen entgegen (Papier, E-Mail, EDI, XML-Formate wie ZUGFeRD und XRechnung) und sorgt durch ihre sich anschließende elektronische automatisierte Weiterleitung für eine deutliche Verringerung der Rechnungsdurchlaufzeiten und eine Senkung der durchschnittlichen Bearbeitungskosten pro Rechnung.

Die DSAG erwartet zum Thementag zwischen 50 und 200 Teilnehmer/innen. Veranstaltungsort ist das Harres Veranstaltungszentrum, An der Autobahn 60, 68789 St. Leon-Rot, Dauer der Veranstaltung: 9.00 – 16.30 Uhr.

Weitere Informationen und Anmeldung:

https://www.dsag.de/…

 

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