Information Governance? Von der Theorie in die Praxis mit Netmail

Die Tatsache, dass Daten ein wichtiger Produktionsfaktor sind, sollte mittlerweile auch in den kleinen und mittleren Unternehmen angekommen sein. Diese Unternehmen, die das Rückgrat der deutschen Wirtschaft bilden, tun sich dennoch häufig schwer einen Ansatz zu finden mit ihren Daten und Informationen umzugehen. Dies ist nicht nur nötig, weil der Wert von Daten und Informationen rapide steigt, sondern auch weil immer mehr und konkretere gesetzliche Vorgaben zu erfüllen sind. Man erinnert sich sicherlich an die umfangreiche mediale Präsenz des Themas DSGVO Mitte letzten Jahres. Dies war für viele Unternehmen, insbesondere im Bereich der KMU, Anstoß um sich intensiv mit dem Thema Daten und Informationen in Unternehmen auseinanderzusetzen. Dennoch blickt man nur auf einen kleinen Teil des Informationsmanagements in Unternehmen, wenn man sich ausschließlich aus der DSGVO-Perspektive annähert. Ein ganzheitlicher Ansatz um mit Daten und Informationen in Unternehmen umzugehen ist Information Governance, kurz IG. Information Governance ist in der jüngeren Vergangenheit eher noch aus akademischer Sicht und sehr theoretisch behandelt worden und wurde dadurch mit der Praxis im Unternehmensalltag noch nicht so recht warm. Insbesondere weil sich viele Unternehmen fragen, wo sie denn nun anfangen sollen.

Gut, dass Unternehmen mit dem Thema DSGVO nun einen Fuß in der Tür des Informations-managements haben. Die Auseinandersetzung mit der europäischen Datenschutzgrundverordnung bietet einen hervorragenden Einstieg in das Thema Informationsmanagement und Information Governance.

Wie definiert sich Information Governance?

Information Governance beschreibt die Organisation, die Prozesse und die Technologien, die nötig sind um Informationen während ihres gesamten Lebenszyklus in Übereinstimmung mit den strategischen Anforderungen des Unternehmens, sowie allen internen und externen Regularien, zu erfassen, zu klassifizieren, zu nutzen, aufzubewahren und zu löschen.

In der Praxis bezeichnen wir Information Governance ganz kompakt als aktive und kontrollierte Handhabung von Daten und Informationen.

Wo fängt man mit der kontrollierten Handhabung von Daten und Information an?

Die meisten Unternehmen beginnen mit der Einführung einer gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung. Als erster großer Baustein eines modernen Informationsmanagements ist dies ein nachvollziehbarer Schritt. Insbesondere wenn man näher betrachtet, welche Regularien Einfluss auf das Thema E-Mail in Unternehmen haben – diese sind unter anderem die EU-DSGVO, die GoBD, die AO, das BDSG, das AGG und das TKG.

Netmail bietet mit seiner mehrfach ausgezeichneten E-Mail-Management Software bereits seit Jahrzehnten eine auf dem Markt der Enterprise-E-Mail-Archivierungen herausragende Option. Für Unternehmen ist nicht nur die Wahl der Archiv-Software ein wichtiger Schritt zum modernen Informationsmanagement, sondern auch die Leistungen, die nötig sind um von A nach B zu kommen. Denn meist wird die Einführung einer gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung in Unternehmen parallel zu einer Migration auf ein modernes E-Mail-System begleitet. Seit bekannt ist, dass IBM das von vielen Unternehmen eingesetzte E-Mail-System Notes verkauft, ist die Nachfrage nach Notes Migrationen zusätzlich angestiegen. Auch Groupwise, on-premise Microsoft Exchange oder andere Mail-Systeme werden auf modernere Lösungen migriert, wie beispielsweise die Office 365 Cloud oder Hybridvarianten. Da die Compliance Funktionen von Microsoft aber nicht ausreichen um gesetzeskonform zu archivieren, ist eine separate E-Mail-Archivlösung dennoch nötig und von hoher Relevanz. Insbesondere wenn mit der gewählten Archivlösung weitere Aspekte des Informationsmanagements in Unternehmen gelöst werden können.

Welchen Herausforderungen stellen sich Unternehmen im Umgang mit Daten und Informationen?

Unternehmen benötigen gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung mit optimierter und kostengünstiger Datenhaltung, schnelle und ressourcensparende Bearbeitung von E-Discovery Anfragen durch Konnektivität an verschiedenste Datenquellen – egal ob on-premise oder in der Cloud.

Bei Gerichtsverfahren und den damit einhergehenden E-Discovery-Maßnahmen, bildet das Einsammeln, Überprüfen und Versenden von Daten durchschnittlich einen Anteil von 73 Prozent der Gesamtkosten.

Die Verwaltung von sensiblen Daten setzt optimalen Einblick für Auditoren und intelligente Filterfunktionen voraus. Verschlüsselte Kommunikation im täglichen E-Mail-Verkehr, auch für externe User ist ein wichtiger Bestandteil, genauso wie die optimale Verwaltung großer Datenmengen. Durch Analyse und Evaluierung der Speicherorte eines Unternehmens muss ein strukturierter Einblick in unstrukturierte Daten möglich werden. Die Automatisierung von Aufgaben des Informationsmanagements, wie beispielsweise das Einhalten von Richtlinien, Optimieren der Speicherumgebung sowie Wiederherstellung und Sicherung von Daten gehört ebenfalls zu den Themen, die Unternehmen für einen modernen Ansatz im Umgang mit Daten und Informationen beachten sollten.

Welche Fragestellungen sollten bei einem IG-Programm beachtet werden und wie geht man diese Herausforderungen an?

Um die Herausforderungen eines modernen Informationsmanagements erfüllen zu können und dabei intelligenten Information Governance Prinzipien zu folgen, wurde die bekannte E-Mail-Management Software Suite von Netmail so umfangreich erweitert, dass sie nun unter dem Namen NetGovern vertrieben wird. Dies soll die umfangreiche Erweiterung der Kernfunktionen widerspiegeln, die nun ermöglicht Information Governance Programme ganzheitlich in Unternehmen umzusetzen. Durch den modularen Aufbau der NetGovern Information Management Suite ist es möglich Schritt für Schritt das aktive und kontrollierte Handling von Unternehmensdaten zu verbessern und damit die volle Kontrolle über alle Unternehmensinformationen zu erlangen. Wir helfen dabei die dringendsten Fragestellungen eines Information Governance Programms zu beantworten.

  • Wer hat Zugriff auf Unternehmensdaten?
  • Welche Informationen werden gespeichert?
  • Wann sollten Daten gelöscht werden?
  • Wo werden die Daten aufbewahrt?
  • Wie überprüfen wir das alles?

Können Sie diese Fragen sofort beantworten? Meistens ist die Antwort: „Nein!“

Wir unterstützen Sie mit NetGovern und unserer Expertise im Information Governance Bereich um schrittweise ein modernes Informationsmanagement in Ihrem Unternehmen zu etablieren.

Mit Konnektivität sowohl an Cloud und on premise Plattformen, Smart Audits, intelligenter Suche, eDiscovery und Case Management Funktionen, garantiert die NetGovern Suite Sicherheit und Compliance für Ihre Informationen.

Sie möchten mehr über die NetGovern Suite, E-Mail- und Datenmigration, Archivierung in der Cloud und Information Governance erfahren? Besuchen Sie Netmail auf dem diesjährigen European Collaboration Summit in Wiesbaden am 28. und 29. Mai oder schauen Sie auf netmail.com vorbei. Wir freuen uns auf Sie!

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Neues Helpdesk- und Ticketsystem für IBM Notes | Easy-Support 8

Seit Jahrzehnten ist IBM Notes (ehemals Lotus Notes) fester Bestandteil in vielen Unternehmensstrukturen. Nachdem es um das System in den vergangenen Jahren relativ ruhig geworden war, kündigte IBM Ende 2017 neue Investitionen und eine neue Partnerschaft, dieses System betreffend, an. Dem lange von der Anwendergemeinde und den Entwicklerkreisen erwarteten Innovationsschub wird nun voller Vorfreude auf die Version 10 (und folgende) dieses fantastischen Groupware-Werkzeuges entgegengesehen.

Bezüglich der Kontinuität dieser Plattform gibt es wohl kaum strittige Meinungen und keine echte Alternative am weltweiten Softwaremarkt. Wenn man bedenkt, dass die ersten Versionen von Lotus Notes von der Firma Iris Associates in Boston bereits 1985 entwickelt wurden und Notes noch heute von Millionen Anwendern genutzt wird, kann man sich sicher sein, eine wirklich hochklassige und Trend angebende Software zu nutzen. Gibt es denn Alternativen hierzu? Aus Sicht der RI-SE Enterprise GmbH nicht wirklich. Zu diesem Ergebnis ist das Softwarehaus als Hersteller von Applikationen für IBM Notes/Domino nach ihrer 6-monatigen Marktrecherche gekommen.

Selbstverständlich gibt es diverse Möglichkeiten, Workflowszenarien auf elektronischem Wege und mobil darzustellen und auch die Mailkommunikation auf allen Ebenen und Geräten abzubilden. Dennoch ist der Softwarehersteller aus Mecklenburg-Vorpommern in letzter Konsequenz zu dem Ergebnis gekommen, dass kaum ein relevantes und vor allem marktetabliertes System eines anderen Herstellers Notes/Domino auch nur ansatzweise das Wasser reichen kann. Die RI-SE Enterprise GmbH sieht die Stärken von Notes nicht primär im Bereich Mailkommunikation und Kalender (PIM), sondern in erster Linie im Bereich Applikationsmanagement.

„Infolge der nun durch IBM angekündigten Innovationen und Investitionen in diese Anwendungsplattform, gemeinsam mit einem indischen IT-Partner, haben wir uns dazu entschlossen, auch zukünftig sämtliche Entwicklerressourcen in die Erstellung und Weiterentwicklung unseres Anwendungsportfolios für IBM Notes zu investieren.“, so eine Sprecherin des Unternehmens.

Das jüngste Kind des Produktportfolios ist die brandneue Version 8 des seit vielen Jahren sehr erfolgreichen Helpdesk- und Ticketsystems Easy-Support. Bereits im Jahre 2002 wurde die erste Version dieser IBM Notes Applikation veröffentlicht. Heute setzen hunderte von Unternehmen mit vielen zehntausend Anwendern auf dieses benutzerfreundliche Supportsystem.

Easy-Support sieht seine Kernkompetenz zweifelsohne im Ticketmanagement, liefert allerdings optional auch Zusatzmodule für Inventarisierung (inkl. SB-Technik), Informationsmanagement und Kundendatenbank. Alles in allem handelt es sich um ein äußerst leistungsfähiges Paket, welches vorzugsweise von mittelständischen Unternehmen, Kreditinstituten und Behörden eingesetzt wird. Maximale Sicherheit, übersichtlich und nachvollziehbar aufgebaute Workflows sowie vielfältige Konfigurationsmöglichkeiten runden die optisch sehr ansprechend gestaltete Software ab.

Wer sich die Applikation zum ersten Mal anschaut, wird sehr schnell feststellen, dass der Anwendungsschwerpunkt in der Ticketbearbeitung liegt. Dem ambitionierten „Supporter“ stehen zahlreiche, sehr pfiffige  Funktionen zur Verfügung, die ihn in die Lage versetzen, das Störungs- und Anfrageaufkommen optimal zu organisieren, zu delegieren und enorm zeiteffizient abzuarbeiten.

Mit der Version 8 wurden neue Schnittstellen implementiert, so dass die Anwendung mithilfe eines frei konfigurierbaren Regelwerkes in der Lage ist, auch E-Mails und Kontaktformulare (z. B. aus dem Internet) entgegenzunehmen, diese zu analysieren und vollautomatisiert in Tickets zu konvertieren. Darüber hinaus kann die Erfassung neuer Tickets ganz klassisch direkt im Notes System oder auf Wunsch auch in einem beliebigen Browser erfolgen. Die Zugangskanäle neuer Tickets können durch die Administratoren völlig frei definiert werden.

Ganz wesentlich verantwortlich für viele neue Funktionen sind die neuen gesetzlichen Anforderungen der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin). Mit der Veröffentlichung der bankaufsichtlichen Anforderungen an die IT (BAIT) vom 06.11.2017 gelten insbesondere für Kreditinstitute zum Teil recht strenge und neue Anforderungen, wenn es um das Störungsmanagement im Unternehmen geht. Themen wie Eskalation, individuelle Priorisierung sowie regelmäßige und zeitnahe Information der Geschäftsleitung zum Störungsaufkommen wurden mit Easy-Support 8 besonders beleuchtet und benutzerfreundlich umgesetzt.

„Wir wollten unsere Anwender in die Lage versetzen, maximale Ergebnisse bei minimalem menschlichem Aufwand zu erzielen. …. Dies wird durch die Nutzung der neuen Roboter innerhalb der Applikation möglich.“, so der Geschäftsführer der RI-SE Enterprise GmbH, René Richter, zum Kerngedanken der neuen Version 8.

Um Anwender und neue Interessenten in das neue Release einzuführen, steht eine 90-minütige Videodokumentation mit den Highlights der Version 8 zur Verfügung (https://youtu.be/z7XxSh-zdI8). Das Feedback zu diesem Video war nach Aussage des Unternehmens bisher durchweg positiv, da es für viele Anwender eine große Hilfe darstellt, sich mit den neuen und zum Teil sehr komplexen Mechanismen der Version 8 vertraut zu machen.

Fazit:

Das Helpdesk- und Ticketsystem Easy-Support für IBM Notes vermittelt in der neuen Version 8 einen wirklich ausgewachsenen Eindruck. Viele Schwächen der Vorgängerversionen konnten abgestellt werden, so dass die Anwendung für Unternehmen eine durchaus beachtenswerte Alternative zu den bereits etablierten Ticketsystemen am Markt darstellt. Das Preis-Leistungs-Verhältnis dieser Software ist im Marktvergleich definitiv überragend.

Firmen, die bereits eine IBM Notes Infrastruktur aufgebaut, aber für die Bearbeitung täglich eingehender Benutzeranforderungen und Probleme noch keine adäquate Software im Einsatz haben, empfiehlt es sich, Easy-Support 8 einmal näher anzuschauen.

Neben Easy-Support finden sich auf der Webseite des Herstellers zahlreiche weitere Applikationen für Banken und mittelständische Unternehmen und Behörden. Reinklicken lohnt sich auf jeden Fall.

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