Information Governance? Von der Theorie in die Praxis mit Netmail

Die Tatsache, dass Daten ein wichtiger Produktionsfaktor sind, sollte mittlerweile auch in den kleinen und mittleren Unternehmen angekommen sein. Diese Unternehmen, die das Rückgrat der deutschen Wirtschaft bilden, tun sich dennoch häufig schwer einen Ansatz zu finden mit ihren Daten und Informationen umzugehen. Dies ist nicht nur nötig, weil der Wert von Daten und Informationen rapide steigt, sondern auch weil immer mehr und konkretere gesetzliche Vorgaben zu erfüllen sind. Man erinnert sich sicherlich an die umfangreiche mediale Präsenz des Themas DSGVO Mitte letzten Jahres. Dies war für viele Unternehmen, insbesondere im Bereich der KMU, Anstoß um sich intensiv mit dem Thema Daten und Informationen in Unternehmen auseinanderzusetzen. Dennoch blickt man nur auf einen kleinen Teil des Informationsmanagements in Unternehmen, wenn man sich ausschließlich aus der DSGVO-Perspektive annähert. Ein ganzheitlicher Ansatz um mit Daten und Informationen in Unternehmen umzugehen ist Information Governance, kurz IG. Information Governance ist in der jüngeren Vergangenheit eher noch aus akademischer Sicht und sehr theoretisch behandelt worden und wurde dadurch mit der Praxis im Unternehmensalltag noch nicht so recht warm. Insbesondere weil sich viele Unternehmen fragen, wo sie denn nun anfangen sollen.

Gut, dass Unternehmen mit dem Thema DSGVO nun einen Fuß in der Tür des Informations-managements haben. Die Auseinandersetzung mit der europäischen Datenschutzgrundverordnung bietet einen hervorragenden Einstieg in das Thema Informationsmanagement und Information Governance.

Wie definiert sich Information Governance?

Information Governance beschreibt die Organisation, die Prozesse und die Technologien, die nötig sind um Informationen während ihres gesamten Lebenszyklus in Übereinstimmung mit den strategischen Anforderungen des Unternehmens, sowie allen internen und externen Regularien, zu erfassen, zu klassifizieren, zu nutzen, aufzubewahren und zu löschen.

In der Praxis bezeichnen wir Information Governance ganz kompakt als aktive und kontrollierte Handhabung von Daten und Informationen.

Wo fängt man mit der kontrollierten Handhabung von Daten und Information an?

Die meisten Unternehmen beginnen mit der Einführung einer gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung. Als erster großer Baustein eines modernen Informationsmanagements ist dies ein nachvollziehbarer Schritt. Insbesondere wenn man näher betrachtet, welche Regularien Einfluss auf das Thema E-Mail in Unternehmen haben – diese sind unter anderem die EU-DSGVO, die GoBD, die AO, das BDSG, das AGG und das TKG.

Netmail bietet mit seiner mehrfach ausgezeichneten E-Mail-Management Software bereits seit Jahrzehnten eine auf dem Markt der Enterprise-E-Mail-Archivierungen herausragende Option. Für Unternehmen ist nicht nur die Wahl der Archiv-Software ein wichtiger Schritt zum modernen Informationsmanagement, sondern auch die Leistungen, die nötig sind um von A nach B zu kommen. Denn meist wird die Einführung einer gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung in Unternehmen parallel zu einer Migration auf ein modernes E-Mail-System begleitet. Seit bekannt ist, dass IBM das von vielen Unternehmen eingesetzte E-Mail-System Notes verkauft, ist die Nachfrage nach Notes Migrationen zusätzlich angestiegen. Auch Groupwise, on-premise Microsoft Exchange oder andere Mail-Systeme werden auf modernere Lösungen migriert, wie beispielsweise die Office 365 Cloud oder Hybridvarianten. Da die Compliance Funktionen von Microsoft aber nicht ausreichen um gesetzeskonform zu archivieren, ist eine separate E-Mail-Archivlösung dennoch nötig und von hoher Relevanz. Insbesondere wenn mit der gewählten Archivlösung weitere Aspekte des Informationsmanagements in Unternehmen gelöst werden können.

Welchen Herausforderungen stellen sich Unternehmen im Umgang mit Daten und Informationen?

Unternehmen benötigen gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung mit optimierter und kostengünstiger Datenhaltung, schnelle und ressourcensparende Bearbeitung von E-Discovery Anfragen durch Konnektivität an verschiedenste Datenquellen – egal ob on-premise oder in der Cloud.

Bei Gerichtsverfahren und den damit einhergehenden E-Discovery-Maßnahmen, bildet das Einsammeln, Überprüfen und Versenden von Daten durchschnittlich einen Anteil von 73 Prozent der Gesamtkosten.

Die Verwaltung von sensiblen Daten setzt optimalen Einblick für Auditoren und intelligente Filterfunktionen voraus. Verschlüsselte Kommunikation im täglichen E-Mail-Verkehr, auch für externe User ist ein wichtiger Bestandteil, genauso wie die optimale Verwaltung großer Datenmengen. Durch Analyse und Evaluierung der Speicherorte eines Unternehmens muss ein strukturierter Einblick in unstrukturierte Daten möglich werden. Die Automatisierung von Aufgaben des Informationsmanagements, wie beispielsweise das Einhalten von Richtlinien, Optimieren der Speicherumgebung sowie Wiederherstellung und Sicherung von Daten gehört ebenfalls zu den Themen, die Unternehmen für einen modernen Ansatz im Umgang mit Daten und Informationen beachten sollten.

Welche Fragestellungen sollten bei einem IG-Programm beachtet werden und wie geht man diese Herausforderungen an?

Um die Herausforderungen eines modernen Informationsmanagements erfüllen zu können und dabei intelligenten Information Governance Prinzipien zu folgen, wurde die bekannte E-Mail-Management Software Suite von Netmail so umfangreich erweitert, dass sie nun unter dem Namen NetGovern vertrieben wird. Dies soll die umfangreiche Erweiterung der Kernfunktionen widerspiegeln, die nun ermöglicht Information Governance Programme ganzheitlich in Unternehmen umzusetzen. Durch den modularen Aufbau der NetGovern Information Management Suite ist es möglich Schritt für Schritt das aktive und kontrollierte Handling von Unternehmensdaten zu verbessern und damit die volle Kontrolle über alle Unternehmensinformationen zu erlangen. Wir helfen dabei die dringendsten Fragestellungen eines Information Governance Programms zu beantworten.

  • Wer hat Zugriff auf Unternehmensdaten?
  • Welche Informationen werden gespeichert?
  • Wann sollten Daten gelöscht werden?
  • Wo werden die Daten aufbewahrt?
  • Wie überprüfen wir das alles?

Können Sie diese Fragen sofort beantworten? Meistens ist die Antwort: „Nein!“

Wir unterstützen Sie mit NetGovern und unserer Expertise im Information Governance Bereich um schrittweise ein modernes Informationsmanagement in Ihrem Unternehmen zu etablieren.

Mit Konnektivität sowohl an Cloud und on premise Plattformen, Smart Audits, intelligenter Suche, eDiscovery und Case Management Funktionen, garantiert die NetGovern Suite Sicherheit und Compliance für Ihre Informationen.

Sie möchten mehr über die NetGovern Suite, E-Mail- und Datenmigration, Archivierung in der Cloud und Information Governance erfahren? Besuchen Sie Netmail auf dem diesjährigen European Collaboration Summit in Wiesbaden am 28. und 29. Mai oder schauen Sie auf netmail.com vorbei. Wir freuen uns auf Sie!

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MarkLogic ist neuer Kooperationspartner der STAR Group

MarkLogic Corporation, ein führender Anbieter operationaler und transaktionaler Enterprise-NoSQL-Datenbanken hat einen neuen OEM Partner. Die STAR Group, ein Schweizer Spezialist für maßgeschneiderte, globale Informationsmanagement-Systeme betreibt PRISMA, seine Lösung für Smart Content Services, nun auf Basis der MarkLogic Plattform.Der Partnervertrag beinhaltet die Bereitstellung der MarkLogic Datenbank-Plattform für den Einsatz bei Kunden der STAR Group, zu denen u.a. mehrere globale Automobil- und Nutzfahrzeugkonzerne sowie Unternehmen aus Maschinenbau, Fertigungsindustrie und Anlagenbau gehören. Beide Seiten sehen in der Kooperation einen deutlichen Mehrwert für ihre Kunden sowie die Chance, im Zuge von Industrie 4.0, weitere Geschäftsfelder zu erschließen.

PRISMA stellt intelligente Inhalte für digitale Prozesse und Arbeitsumgebungen zur Verfügung und unterstützt damit Industrie 4.0 und Internet of Things. Trotz zunehmender Digitalisierung der Arbeitsprozesse werden auch künftig noch viele Arbeitsschritte manuell ausgeführt werden. Bei der Produktion oder Wartung individueller Fahrzeugvarianten beispielsweise, sind sehr viele, unterschiedliche Arbeitsschritte nötig. Informationen dazu standen bislang in Form von Handbüchern oder als allgemeine digitale Arbeitsanweisungen zur Verfügung. Vieles davon ist jedoch für den einzelnen Mitarbeiter je nach Ausbildungsstand und Fahrzeugvariante überflüssig. Mit PRISMA erhalten Fachkräfte flexible, personalisierte Unterstützung und zusätzliche Assistenz-Dienste, um ihre Arbeit produktiv durchführen zu können.

PRISMA liefert benötigte personalisierte Informationen „just in time“ zu jedem Arbeitsschritt und nimmt mit automatisierten Berechnungen, Prüfungen und Protokollierungen dem Mitarbeiter Arbeit ab. Ohne zeitraubende Suche und mit einfach verständlichen, auf den Mitarbeiter abgestimmten Instruktionen wird Arbeiten schneller, effizienter und weniger fehleranfällig. Zudem können bestehende Systeme aus PRISMA personalisierte Produkt- und Prozessinformationen sowie Feedback aus dem Feld aus einer einzigen Quelle beziehen und weiterverarbeiten. Damit lassen sich Digitalisierungsprojekte beschleunigen und vereinfachen. Bisher kam PRISMA vorwiegend im After Sales zum Einsatz. Es kann jedoch überall dort betrieben werden, wo statt statischen Informationen attraktive, personalisierte Unterstützungsdienste gefordert sind, wie z.B. im Finance & Controlling-Sektor. Ein erstes gemeinsames Projekt wird im nicht-technischen Bereich bei einem namhaften europäischen Automobilhersteller umgesetzt.

„Mit MarkLogic haben wir den idealen Partner für unsere Lösung gefunden. Unsere Kunden profitieren von einem erheblichen Mehrwert und erhalten eine zukunftsfähige Lösung für die anstehenden Herausforderungen der Digitalisierung “, so Matthias Gutknecht, zuständig für Business Development bei der STAR Group. „Die notwendigen Inhalte für Kunden-Anwendungen können damit entweder mit der Autorenlösung GRIPS von STAR semantisch erstellt oder aus den verschiedensten Datenquellen zusammengeführt und über PRISMA abgestimmt auf das Produkt, den Geschäftsfall und den Erfahrungsstand des Benutzers personalisiert aufbereitet werden. Dieser Content-Hub unterstützt die funktionalen PRISMA-Anforderungen hervorragend und ist bestens für unternehmenskritische Anwendungen gerüstet.“ Schwach strukturierte Daten werden, unabhängig vom Format, aus einzelnen Datensilos schnell integriert, miteinander verknüpft und können in Echtzeit für den Anwendungsfall personalisiert werden. Außerdem verfügt die Lösung über einen Multi-Modell-Ansatz und bietet hohe Skalierbarkeit, Flexibilität sowie höchste Sicherheitszertifizierungen. Sie ist somit ideal für den professionellen Einsatz in unternehmenskritischen Anwendungen.

Auch MarkLogic sieht in der Kooperation einen wichtigen Meilenstein für intelligente globale Informationsmanagement-Lösungen in Unternehmen. „Wir freuen uns sehr, die international renommierte STAR Group als neuen Partner gewonnen zu haben“, so Andreas Rottenaicher, Director Alliances DACH bei MarkLogic. „PRISMA kommt in Arbeitsumgebungen zum Einsatz, in denen situationsgerechte Informationen in Echtzeit zur Verfügung stehen müssen – unabhängig von Dateiformaten, Medien und Technologien. Deshalb eignet sich die Anwendung sehr gut für den Einsatz im gehobenen Mittelstand und in Großunternehmen. Die Stärken unserer Datenbank-Technologie setzen bei PRISMA an den richtigen Punkten an – beide Produkte ergänzen sich somit hervorragend.“ Derzeit steigt die Nachfrage nach intelligenten Informationsmanagement-Lösungen in komplexen Arbeitsbereichen stark an. „Wir sehen, dass Unternehmen solche Projekte aktuell mit Nachdruck verfolgen und viel daransetzen, um möglichst schnell zu effizienten Lösungen für die Integration, Verarbeitung und Auswertung ihrer Daten zu kommen. Denn nur wer aus seinen gesammelten Daten und Informationen einen tatsächlichen Mehrwert generieren kann, wird im Wettbewerb bestehen“, davon ist Andreas Rottenaicher überzeugt.  

Über STAR

STAR bietet maßgeschneiderte Lösungen für Ihr globales Informations-Management mit Tools und Services in den Bereichen Übersetzung, Technische Dokumentation, Elektronische Publikation, Informations-Management, E-Learning und Workflow-Automatisierung. Mit mehr als 30 Jahren Erfahrung ist STAR der Partner, der Sie unterstützt, für Ihre Märkte und Kunden situationsgerechte Informationen in Echtzeit bereit zu stellen – für alle Medien und Technologien, in sämtlichen Sprachen, jederzeit und weltweit.

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Digitalisierung bedingt solides Master Data Management & Data Governance

Das kostenfreie 3. KnowHow-Meeting fokussiert Master Data Management (Stammdaten-Management) & Data Governance, findet am 5. September 2018 im Hotel Hafen Hamburg statt und bietet Keynote, spannende Kundenberichte (u.a. Adidas, CMA CGM), Company Slam sowie Spaß & Austausch mit nationalen wie internationalen MDM-Experten … * Deutsche Bahn (Frankfurt) * innoscale (Berlin) * Semarchy (London) * Magnitude Software (Austin/USA) * msg systems (Köln/Ismaning) * Innovative Systems (Pittsburgh/USA) * Riversand Technologies (Stuttgart) * Stibo Systems (Hamburg) Informationen & Anmeldung … https://www.datacampus.eu/knowhow-meeting/ Interesse am Company Slam … bitte kurze Nachricht an marc.hirschleber@datacampus.eu!

Teilnahme 3. KnowHow-Meeting (kostenfrei)

Das KnowHow-Meeting richtet sich an Verantwortliche und Interessierte, die sich zum Thema Master Data Management und Data Governance informieren wollen. Die Teilnahme am Event ist kostenlos. Anmeldungen erfolgen über die DataCampus-Website oder XING.

Weitere Informationen zum KnowHow-Meeting und zur Agenda finden Sie unter https://www.datacampus.eu/knowhow-meeting/.

Das 3. KnowHow-Meeting mit Fokus auf Master Data Management (MDM) ist die einzige Veranstaltung in Deutschland, die sich exklusiv diesem Thema widmet. Als Anlaufstelle für praktische Fragestellungen rund um das Thema Stammdatenmanagement mit den verschiedenen vernetzten Themen wie bspw. Datenschutz, Datenintegration und Datenanalysen bietet der Data Campus mit dem 3. KnowHow-Meeting somit eine attraktive Möglichkeit für den aktiven Austausch und das Networking mit Experten.

Über den DataCampus

Der DataCampus (vom Lateinischen Campus = Feld) stellt eine Informations-Plattform dar, auf der Besucher praxisnahe Informationen, Wissenswertes und passende Lösungen zu relevanten Themen des Datenmanagements erhalten. Er dient als Hilfestellung bei Fragen, bietet Know-how, den Austausch mit Spezialisten und Anbietern sowie den preiswerten Zugang zu innovativen Produkten und Lösungen.

Als weiteres Angebot veranstaltet DataCampus regelmäßig KnowHow-Meetings. Den Rahmen bilden hierbei grundlegende Informationen zum jeweiligen Fokusthema zusammen mit innovativen State-of-the-Art-Lösungen, die in Form von Vorträgen, Diskussionen und Live-Demonstrationen präsentiert werden.

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