IHK warnt vor Rechnungsbetrug

Die IHK Saarland warnt Unternehmen vor einer neuen Betrugsmasche. Aktuell versendet die „Zentrale Zahlstelle Justiz“ aus Berlin Rechnungen für Handelsregistereintragungen.
Mit der Rechnung, die mit dem Bundesadler versehen ist, werden die Unternehmen aufgefordert, den Rechnungsbetrag in Höhe von 830 € innerhalb von drei Tagen zu begleichen. An der genannten Adresse in Berlin befindet sich tatsächlich eine behördliche „Kosteneinziehungsstelle der Justiz“. Zudem gibt es tatsächlich eine „Zentrale Zahlstelle Justiz“ in Hamm. Beide Stellen haben jedoch nichts mit dem tatsächlichen Rechnungsversender zu tun, der eine abweichende Kontoverbindung nutzt.

Die IHK Saarland rät Unternehmen, aufmerksam zu sein. Zahlungen sollten nur auf Rechnung des Amtsgerichts Saarbrücken – Zentrales Handelsregister geleistet werden.

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Günstige Energiepreise und 360°-Energieservice

Ampere ist Mitglied beim Bundesverband Sekundärrohstoffe und Entsorgung e.V. geworden. Der Berliner Energiedienstleister will den vornehmlich mittelständisch geprägten Unternehmen aus der Sekundärrohstoff-, Recycling- und Entsorgungswirtschaft preiswerte Strom- und Gaslieferverträge ermöglichen.

„Vor dem Hintergrund der Energiepreisentwicklungen in der jüngeren Vergangenheit wird das Thema der Kostensenkung in der Recyclingwirtschaft zunehmend wichtiger. Wir freuen uns daher, dass die Ampere AG sich zu der Mitgliedschaft im bvse entschlossen hat“, sagt Thomas Fischer, Referent für Kreislaufwirtschaft und Marktentwicklung beim bvse.

Ampere bietet an, den Energieeinkauf für alle interessierten Unternehmen mittels Nachfragebündelung und der Verhandlung mit leistungsfähigen Lieferanten zu optimieren. Ferner überwacht der Energiedienstleister aus der Hauptstadt, der seit mehr als 20 Jahren tätig ist, auch die vertraglichen Fristen der Unternehmen und überprüft ihre Rechnungen. Kurz: Ampere übernimmt das gesamte Energiebeschaffungsmanagement für die Mitglieder und macht damit neben Budget auch kostbare Zeit für das Tagesgeschäft frei. Die Vergütung erfolgt, wie bei Ampere üblich, ausschließlich erfolgsabhängig, d.h. durch eine nachgelagerte Beteiligung an der Ersparnis.

„Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit den mehr als 900 bvse-Mitgliedern. Aufgrund unserer kontinuierlichen Zusammenarbeit mit mehr als 120 deutschen Verbänden und Organisationen wissen wir um die möglichen Einsparpotenziale der Unternehmen. Wir sind davon überzeugt, auch für die Mitgliedsunternehmen unseres neuen Partners Top-Konditionen aushandeln zu können“, sagt Dr. Arndt Rottenbacher, Gründer und Vorstand der Ampere AG.

Über den bvse

Der bvse-Bundesverband Sekundärrohstoffe und Entsorgung e.V. vertritt mehr als 900 mittelständisch geprägte Unternehmen der Sekundärrohstoff-, Recycling- und Entsorgungswirtschaft. Damit ist der bvse der mitgliederstärkste Branchenverband in Deutschland und Europa. Die bvse-Mitgliedsunternehmen machen Zukunft möglich und zwar nachhaltig. Sie sorgen dafür, dass Industrie, Handwerk und Gewerbe mit (Sekundär-) Rohstoffen versorgt und dadurch natürliche Ressourcen geschont werden. Sie leisten durch ihre Arbeit außerdem einen wichtigen Beitrag zur Energieeinsparung, Energiegewinnung und zum Klimaschutz.

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Darauf sollten Eltern beim Online-Shopping ihrer Kinder achten

Online-Shops locken nicht nur Erwachsene vor den Computer. Auch Kinder und Jugendliche lassen sich online von den neuesten Angeboten inspirieren, suchen im Netz nach Gadgets oder lenken sich mit Smartphone-Games vom Schulstress ab. Manchmal führt ein solcher Ausflug in die digitale Shopping-Welt jedoch zu weit – immer wieder erhalten Eltern Rechnungen in vierstelliger Höhe, weil ihre Sprösslinge mit der elterlichen Kreditkarte eingekauft und downgeloadet haben. Dr. Carsten Föhlisch, Verbraucherrechtsexperte des europäischen Gütesiegels Trusted Shops, erläutert, worauf Eltern hier achten sollten und auf welche Rechte sie sich im Ernstfall berufen können.

1. Ab welchem Alter und bis zu welchem Betrag darf mein Kind Online-Käufe tätigen?

Dr. Carsten Föhlisch: Grundsätzlich gilt der sogenannte Taschengeldparagraf für alle Kinder über sieben Jahre: Sie dürfen online oder im Laden einkaufen, wenn zum Beispiel die Eltern ihnen Geld zur freien Verfügung überlassen haben. Alle Ausgaben, die die Höhe des Taschengeldes bzw. des frei verfügbaren Betrags übersteigen, müssen die Eltern ihren minderjährigen Kinder jedes Mal vorher oder nachträglich erlauben. Geschieht dies nicht, ist der Kaufvertrag ungültig und der Online-Händler muss das Geld rückerstatten. Eine Generalvollmacht für Käufe, die nicht vom Taschengeldparagrafen abgedeckt werden, wäre unwirksam.

2. Kann ich heruntergeladene Musik oder Computerspiele wieder umtauschen und mir das Geld rückerstatten lassen, wenn mein Kind für mehrere tausend Euro Downloads gekauft hat?

Dr. Carsten Föhlisch: Nein. Vor einigen Jahren hat die EU die entsprechenden Regelungen überarbeitet und veranlasst, dass PC- und Konsolenspiele, Hörbücher, Musik oder Filme, die als Download gekauft wurden, nicht mehr an den Händler zurückgegeben werden können, sobald der Download einmal gestartet wurde.

Wenn das Kind allerdings beispielsweise einen Film auf DVD oder eine Musik-CD im Online-Shop bestellt, gilt weiterhin das gesetzliche Widerrufsrecht von 14 Tagen. In diesem Fall können die Eltern als Verbraucher die bestellte Ware ohne Angaben von Gründen an den Online-Händler zurückzuschicken – es sei denn, bei versiegelter Ware wurde bereits das Siegel geöffnet.

3. Mein Kind hat auf dem Smartphone virtuelle Zusatz-Güter für ein Gratisspiel gekauft. Kann ich diese Erweiterungen deinstallieren und das Geld wieder zurückverlangen?

Dr. Carsten Föhlisch: Das geht leider nicht. Wer einem minderjährigen Kind sein Smartphone oder Tablet überlässt, trägt weiterhin die Verantwortung für alle Käufe, die damit getätigt werden.

Für Apple-Nutzer gilt:

Beim Installieren einer App bleibt das notwendige iTunes-Kennwort nach der Eingabe noch 15 Minuten im Hintergrund aktiv. In dieser Zeit kann das Kind also In-App-Käufe tätigen, ohne ein Kennwort eingeben zu müssen. Die Eltern als Geräte-Besitzer sollten deshalb prüfen, ob ihr Gerät über eine Kindersicherungsfunktion verfügt und dann ggf. sicherstellen, dass diese in den „Einstellungen" aktiviert ist. Hat das Kind einmal kostenpflichtige In-App-Käufe getätigt, kann das Geld nicht mehr zurückgefordert werden. Indem die Eltern ihrem Kind das Gerät inklusive Zugang zum App-Store mit gespeicherten Kreditkartendaten überlassen dulden sie, dass dort in ihrem Namen Geschäfte abgeschlossen werden. Um dies zu verhindern, müssen die Eltern technische Vorkehrungen treffen: Zum Beispiel In-App-Käufe blockieren oder die Zugangsdaten nicht auf dem Gerät speichern.

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E-Rechnung: Digitaler Lückenschluss von der Bestellung bis zur Bezahlung

Die Verpflichtung zur Annahme elektronischer Rechnungen besteht für Bundesministerien und Verfassungsorgane seit dem 27. November 2018. Bis zum 18. April 2020 folgt die Umsetzungspflicht auf Länder- und kommunaler Ebene, per November 2020 schließlich tritt die Pflicht zur Einreichung in elektronischer Form in Kraft. Das verbleibende Zeitfenster wird von allen Marktteilnehmern intensiv genutzt werden müssen, um die größten anstehenden Herausforderungen – Integration in die IT-Landschaften und Anpassung der Prozesse – erfolgreich zu meistern.

Deutschland ist im europäischen Vergleich bzgl. des aktuellen Umsetzungsstands der E-Rechnung zwar nicht führend, hat aber gute Chancen, mit deren raschen Einführung einen großen Schritt nach vorne bei der Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen zu machen. Hierzu ist es notwendig, sich zu bestehenden Erfahrungen aus bereits erfolgreich laufenden Projekten und Lösungen in Wirtschaft, Verwaltung und auch im europäischen Kontext auszutauschen und diese nutzbar zu machen. Zahlreiche Unternehmen haben bereits mehrjährige Erfahrungen in puncto Format, Standards und gesetzlichen Erfordernissen, die öffentliche Verwaltung hat in Bremen einen weit sichtbaren Leuchtturm und europäische Nachbarn wie beispielsweise Italien haben bereits eine umfassende Verpflichtung zur E-Rechnung eingeführt. Nur auf den ersten Blick scheint die gesetzliche Verpflichtung der Hauptmotivator zu sein. Bei genauerem Hinsehen ändert sich diese Einschätzung: Die gesamtwirtschaftlichen Effizienzgewinne durch eine konsequente Digitalisierung der Bestell-, Rechnungs- und Bezahlprozesse sind um ein Vielfaches höher als die in manchen Ländern ins Feld geführte Vermeidung von Umsatzsteuerbetrug.

Unter fachlicher Leitung des Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat und des Verbandes elektronische Rechnung tauschen sich im Rahmen des 5. E-Rechnungs-Gipfels am 3. und 4. Juni 2019 in Bonn Akteure aus Wirtschaft, öffentlicher Verwaltung und von führenden Rechnungsdienstleistern zu diesen Themen aus:

  • Erfahrungen mit der E-Rechnung in Bremen, Hamburg, Sachsen und Berlin
  • E-Rechnungsplattformen: Anbindung von Lieferanten, Mitnutzungsmodelle und Weiterentwicklungen
  • XRechnung und PEPPOL: Praktische Umsetzung zweier Standards
  • Aktuelles rund um EN 16931, XRechnung, ZUGFeRD 2.0
  • Kooperationsmodelle von Bundesländern im Kontext OZG und E-Rechnung
  • Italien: E-Rechnungs-Pflicht seit 1.1.2019: Ein gesamtwirtschaftliches Erfolgsmodell
  • Österreich: Mit E-Rechnung auf der Überholspur zum „Digitalen Musterland 2023“?

Weitere Informationen, Downloads und Studien rund um die E-Rechnung: www.e-rechnungsgipfel.de

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Evy Solutions bringt Künstliche Intelligenz ins TechBoost-Programm der Deutschen Telekom

Das Kölner KI-Start-up Evy Solutions GmbH wurde in das TechBoost-Programm der Deutschen Telekom aufgenommen. Mit TechBoost fördert die Deutsche Telekom Start-ups bei ihrer Entwicklung. Dazu zählen nicht nur die Möglichkeiten, Technologien und Ressourcen wie beispielsweise der Open Telekom Cloud im Wert von 100.000 Euro zu nutzen, sondern auch die Unterstützung bei Vertrieb und Marketing bis hin zur Entwicklung gemeinsamer Geschäftsmodelle.

Mit einem auf Künstlicher Intelligenz (KI) und Cloud basierendem Geschäftsmodell ist die Evy Solutions ein idealer TechBoost-Partner. Mit ihrer selbstentwickelten Künstlichen Intelligenz bietet Evy Unternehmen die Möglichkeit, ihre Dokumentenverarbeitung und -analyse vollständig zu automatisieren. Durch das modulare Baukastensystem können individuelle, branchenunabhängige, cloudbasierte Lösungen angeboten werden. Egal ob in Papier- oder elektronischer Form werden die Inhalte von Briefpost, Emails, PDFs, JPGs, Word- und Excel-Dateien gemäß den Kundenwünschen analysiert und automatisch in die betrieblichen Systeme und Abläufe integriert. Damit wird eine aufwendige manuelle Bearbeitung ersetzt. Dies betrifft beispielsweise die Verarbeitung von Verträgen, Rechnungen oder Lieferscheinen. Darüber hinaus erkennt die Künstliche Intelligenz Zusammenhänge in den Daten und stellt diese Erkenntnisse dem Kunden zur Verfügung (Data Mining).

„Mit ‚TechBoost‘ bieten wir Startups ein enorm hilfreiches Paket: Wir bringen sie mit Kunden zusammen, geben ihnen Guthaben und Rabatte für die Technologie, die sie brauchen, und helfen ihnen damit, sich auf das Wesentliche – ihr Business – zu konzentrieren“, sagt Matthias Schievelbusch, Leiter Startup-Kooperationen bei der Telekom. „Mit Evy Solutions verstärken wir unsere Familie mit einem spannenden KI-Startup.“

„Wir freuen uns, TechBoost-Partner der Deutschen Telekom zu sein und sehen die Chance, gemeinsam attraktive Angebote zu entwickeln, die die Dokumentenverarbeitung in Unternehmen revolutionieren können“, sagt Michael Vogel, einer der Gründer und Geschäftsführer der Evy Solutions GmbH.

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Fehlerfrei mit RPA

Ein Software-Roboter wie der b4Bot von AmdoSoft hat viele Vorteile. Dazu gehört neben der höheren Effizienz und dem Einsparpotential vor allem eine signifikante Erhöhung der Arbeitsqualität. Doch was bedeutet das konkret? Sind Roboter nun doch die besseren Arbeiter? Steht der Mensch bald im Schatten der Maschine? Die Antworten auf diese Fragen sind komplex und zugleich doch ganz einfach. RPA kann den Menschen dort ersetzen, wo dessen Fähigkeiten eigentlich gar nicht zur Geltung kommen. Das allerdings, so zeigt sich, in einer höheren Qualität als der Mensch es kann.

Menschliche Fehlerquote verringert Effizienz

Irren ist menschlich. Dieses geflügelte Wort ist genauso wahr wie bedauerlich. Immer wieder sind es die allzu menschlichen Fehler, die im Business zu Nachteilen führen. Das muss nicht immer fatal sein. Es geht hier nicht um den Pilotenfehler bei einem Flugzeugabsturz oder eine verhängnisvolle strategische Fehlentscheidung im Management. Gemeint sind die alltäglichen Ungenauigkeiten, die sich einschleichen, wenn repetitive Routinearbeiten anstehen. Doch jeder kleine Fehler verringert die Qualität des Prozesses und in Summe ergeben viele kleine Fehler letztlich fehlenden Umsatz, verringerte Effektivität oder verärgerte Kunden.

Ein kleines Rechenbeispiel

Nehmen wir an, Sie führen ein E-Commerce Unternehmen und vertreiben eine Nischenware wie etwa Katzenkratzbäume. Fünf Mitarbeiter verarbeiten die Bestellungen Ihrer Kunden, nehmen Kundenanfragen entgegen und prüfen Rechnungen und Zahlungseingänge. Nehmen wir nun an, jedem der fünf Mitarbeiter unterläuft pro Woche ein kleiner Fehler – ein Zahlendreher, eine nicht beantwortete Kundenanfrage, eine versäumte Inkasso-Weiterleitung. Jeder Fehler kostet Sie Zeit, Geld oder Kundenzufriedenheit. Im Jahr häuft sich das Ganze auf rund 250 Fehler. 250 verärgerte Kunden, 250-mal weniger Umsatz, 250-mal Zeitaufwand, der bezahlt werden muss.

Wie fehlerfrei ist ein RPA-Roboter?

Kann ein Software-Roboter wie unser b4 das verhindern? Für die Tätigkeiten im eben skizzierten Beispiel lautet die Antwort schlicht und einfach: ja! Klar definierte, sich wiederholende Arbeiten mit einer festen Struktur – wie Rechnungsausgänge, Zahlungseingänge und schriftliche Kundenanfragen – können von einem RPA-Roboter mit 100%iger Fehlerfreiheit absolviert werden. Der Roboter kann schlicht keine Fehler machen, denn dazu fehlt ihm die nötige Kreativität. Für einen Bot bleiben 39,95 Euro immer gleich. Zahlendreher gibt es nicht. Gibt es einen Logikfehler oder kann der Roboter etwas nicht ausführen, macht er es nicht falsch, sondern gar nicht. Bei dieser Art Prozessen ist das allerdings ein Vorteil. Man könnte auch sagen: Entweder der Roboter macht etwas zu 100% richtig oder gar nicht. Halbherzigkeit, Unkonzentriertheit oder Hektik sind ihm fremd. Das macht RPA so wertvoll für arbeitsintensive, standardisierte Tätigkeiten.

Case Study Schadensfallregulierung

Ein gut zu illustrierendes Beispiel für eine hohe Qualität findet sich in der Versicherungsbranche. Dort haben einige Unternehmen bereits Teile ihrer Schadensregulierung mit RPA-Robotern automatisiert. Mit den passenden Algorithmen lassen sich zum Beispiel Schadensfälle automatisch bewerten, auf Plausibilität prüfen und Zahlungen auf Grundlage der Verträge berechnen. Das passiert nicht nur schneller und wenn nötig 24 Stunden am Tag, sondern vor allem ohne menschliche Varianzen. Ein Roboter bewertet identische Schadensfälle immer gleich. Es gibt keine Abweichungen aufgrund von Emotionen, Langeweile oder Vorsatz. Solange der Vorgang einem der programmierten Standards entspricht, ist das Ergebnis exakt so, wie es ursprünglich gewünscht war. Damit stoßen wir dann aber auch gleich an die Grenze von RPA.

Sind Software-Roboter die besseren Mitarbeiter?

Für klar definierte Prozesse ohne kreative Anforderungen darf man durchaus sagen, dass der b4-Software Roboter und seine „Kollegen“ die bessere Alternative gegenüber Menschen sind. Einige verstehen so eine Aussage immer noch als Affront gegen die Menschlichkeit. Das Gegenteil ist der Fall. Eine RPA-Software nimmt den Menschen die Arbeit ab, die sie eigentlich gar nicht machen wollen. Versicherungen werfen auch mit RPA keine Mitarbeiter raus, sondern nutzen diese effektiv für problematische Fälle. Diese Effizienzsteigerung führt zu mehr Kundenzufriedenheit, guten Bewertungen und neuen Kunden. Eine Win-Win-Win-Situation für alle. Für sehr viele Vorgänge sind RPA-Bots noch immer nicht qualifiziert und werden es auch so schnell nicht. Doch für die tägliche Routine werden Roboter bald unverzichtbar, akzeptiert und geschätzt sein.

Sie möchten auch Ihr Unternehmen auf Potentiale zur Nutzung von RPA prüfen? Dann kontaktieren Sie uns gern per Mail, telefonisch oder nutzen Sie das Kontaktformular auf unserer Website.

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Zukunft gestalten – mit Vorsorgevollmacht oder Betreuungsverfügung

Ein Unfall, eine Krankheit oder eine seelische Krise: Jeder kann plötzlich auf fremde Hilfe angewiesen sein. Wer aber hat dann die rechtliche Befugnis, in Vertretung Rechnungen zu begleichen? Wer darf Entscheidungen treffen, die die Gesundheit, das Vermögen, den Wohnort oder die Lebensqualität betreffen?

Viele Menschen wissen nicht, dass auch Eheleute oder die eigenen Kinder nur mit Vollmachten für sie eintreten können. Daher ist es wichtig, sich rechtzeitig Gedanken über eine Vorsorge zu machen und mit vertrauten Menschen darüber zu sprechen.

Am Mittwoch, 13. März, 18 Uhr, informiert die Betreuungsstelle der Region Hannover im Regionshaus, Hildesheimer Straße 18, Raum N001, über Möglichkeiten der privatrechtlichen Vorsorge durch Vollmachtserteilung und zur Betreuungsverfügung. Der Vortrag ist kostenlos, um Anmeldung unter Telefon 0511/616-23540 oder per E-Mail an franziska.greulich@region-hannover.de wird gebeten.

Der Vortrag ist Teil der gemeinsamen Vortragsreihe der Betreuungsvereine und des Teams Betreuungsangelegenheiten der Region Hannover.

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E-Invoicing und Steuerrecht: Hilft eine Rechnungssoftware bei der Ein-haltung der GoB und GoBD?

Wenn es um Rechnungen geht, sind sie immer wieder im Gespräch: die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). In letzter Zeit sind es vor allem die GoBD, die die Gemüter bewegen. Diese bereits 2014 festgelegten Grundsätze dienen seit Januar 2015 als steuerrechtliche Grundlage für das Ändern und Archivieren von Rechnungsdokumenten in elektronischer Form. Im Januar 2017 endete die Übergangsfrist und nun drohen bei Nichteinhalten Geldstrafen.

Wir stellen uns die Frage, ob eine Rechnungssoftware Unterstützung bei der Erfüllung dieser steuerrechtlichen Regeln bieten kann und haben bei Marko Fliege, CEO der JustOn GmbH in Jena nachgefragt.

Zunächst einmal vorab: Was halten Sie von den Grundsätzen und glauben Sie, dass der GoBD-Standard tatsächlich mehr Sicherheit bringt?

Sicherlich kann der Standard die Sicherheit in Buchungs- und Rechnungsprozessen sowohl für Unternehmen als auch für Finanzämter verbessern, schon allein dadurch, dass er Regeln zur Archivierung und Änderung von Belegen nun endgültig festlegt. Eine automatisierte, digitale Rechnungsverwaltung kann vieles erleichtern, so auch die Einhaltung der Grundsätze, die auf den ersten Blick kompliziert wirken.

Welche konkreten Vorteile bietet eine Rechnungssoftware gegenüber anderen Formen der Buchführung und Rechnungsverwaltung?

Eine auf Rechnungsverwaltung spezialisierte Software hat im Bezug auf die GoB und GoBD natürlich ganz eindeutige Vorteile gegenüber einer Rechnungserstellung über Word, Excel oder ähnliche Programme. Belege werden nachvollziehbar erzeugt, sicher gespeichert und sind nicht veränderbar bzw. es erfolgt eine Kennzeichnung von Änderungen an Belegen. Die Belege lassen sich besser ordnen, lückenlos und zeitnah archivieren und alle Buchungen lassen sich besser nachprüfen. Nicht zuletzt profitiert der Nutzer von einer Zeitersparnis, weil für den Jahresabschluss alles vollständig und rechtzeitig vorliegt.

Und nun ganz konkret zu JustOn: Entspricht Ihre Software denn den gesetzlichen Anforderungen?

Ja, das tut sie. Wir freuen uns sehr, dass JustOn im Juli 2017 die aufwändige Prüfung einer externen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft bestanden hat. Geprüft wurde unsere Software unter Beachtung des international anerkannten Standards für Informationssicherheit IDW PS 880. Für unsere Kunden bedeutet das vor allem, dass JustOn konform mit den GoB arbeitet und gut geeignet ist, den Anwender bei der Erfüllung der GoBD zu unterstützen. Selbst wenn die Grundsätze bereits seit 2014 der Entwicklung und Weiterentwicklung von JustOn kontinuierlich zugrunde gelegt wurden, bieten wir unseren Kunden mit der Zertifizierung noch mehr Investitionssicherheit.

Ihre Kunden können also mit JustOn GoB- und GoBD-konform abrechnen und archivieren?

Ja, und das ohne sich Gedanken zu machen. Die Software automatisiert neben der Rechnungserstellung die Archivierung der Daten und Belege, gewährleistet die Ordnung der Dokumente und verbessert die Nachprüfbarkeit aller Buchungen. Selbst in Zukunft müssen sich unsere Kunden nicht um gesetzliche Anforderungen in der Rechnungsabwicklung kümmern: Wir passen unsere Software regelmäßig an aktuelle Vorschriften an.

Nochmal zum Thema Archivierung: Liegt hier Ihrer Meinung nach die größte Herausforderung? Welche Vorteile bietet beispielsweise das cloudbasierte JustOn-System im Vergleich zu anderen Archivierungslösungen.

Da in Rechnungsprozessen Fragen der Datensicherung und Sicherheit immer eine große Rolle spielen, ist die Archivierung tatsächlich eine besondere Herausforderung. JustOn bietet als Cloud-Lösung die sicherste Variante der Datenspeicherung. Wir archivieren die Rechnungsdaten über Partner in zertifizierten Rechenzentren, die sich in regionaler Nähe zum Kunden befinden. Das heißt auch, dass unsere Kunden, selbst wenn sie zu einer alternativen Rechnungslösung wechseln, ihre Daten dennoch über diese Partner sichern lassen können.

Lohnt sich der finanzielle Aufwand einer Softwarelösung dann eigentlich für jedes Unternehmen? Auch im Hinblick auf die Strafen bei Nichteinhaltung der steuerrechtlichen Grundsätze.

Die Nutzung einer Rechnungslösung ist immer dann sinnvoll, wenn die Rechnungsabwicklung Zeit in Anspruch nimmt, die der Unternehmer auch in sein Kerngeschäft investieren könnte. Unsere Software ist ideal geeignet für mittelständische Unternehmen ab zehn Mitarbeitern, die 50 bis 50.000 Rechnungen im Monat stellen. Um aber jeder Größe von Unternehmen gerecht zu werden, wird JustOn in verschiedenen Versionen angeboten. Wenn man als Unternehmer sicher sein möchte und sich um die Einhaltung der Grundsätze keine Gedanken machen möchte, dann lohnt sich der finanzielle Aufwand einer Softwarelösung selbstverständlich.

Vielen Dank für das spannende Interview.

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Datenschutz bei E-Rechnungen

Da elektronische Rechnungen eine Vielzahl sensibler Informationen enthalten, kommt dem Thema Sicherheit und Datenschutz eine große Bedeutung zu. Lagert ein Unternehmen die Rechnungserstellung aus, bleibt es dennoch weiterhin zuständig für die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen an Sicherheit sowie Ordnungsmäßigkeit und sollte entsprechende Richtlinien vertraglich absichern lassen. „Wir als cloudbasierter Softwaredienstleister bieten unseren Auftraggebern daher nicht nur einen reibungslosen elektronischen Austausch und die Verarbeitung von Dokumenten, sondern berücksichtigen im Prozess auch alle datenschutz- und steuerrechtlichen Aspekte“, betont Marko Fliege, CEO und Gründer der JustOn GmbH, Full-Service-Dienstleister im Bereich Abrechnung und elektronische Rechnungserstellung aus Jena.

Aufbewahrung von Informationen

Aus steuerrechtlicher Sicht gelten für das Digitalisieren von Dokumenten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Das Ergebnis muss bildlich mit dem Original übereinstimmen und jederzeit nachvollziehbar sowie prüfbar bleiben. Außerdem sollte eine entsprechende Verfahrensdokumentation im Sinne steuerlich relevanter Informationen stattfinden. „Um Kunden größtmögliche Sicherheit zu garantieren, lassen wir unsere Software und unser Unternehmen derzeit zertifizieren“, erklärt Marko Fliege. „Hier haben sich Normen wie ISO/IEC 27017 oder IDW PS 880 etabliert und sind auch international als Standard für Informationssicherheit in Unternehmen anerkannt.“

Datenschutz bei Cloud-Anbietern

Softwareunternehmen wie die JustOn GmbH bieten Cloud-Lösungen zur automatisierten E-Rechnungserstellung an. „Im Gegensatz zu herkömmlichen Servern, die in einem unternehmenseigenen Rechenzentrum liegen, bietet die Cloud-Plattform mehr Brain-Power zum Thema Sicherheit“, weiß der Experte. „Wir haben hier mit Salesforce einen Partner gefunden, dem mehr als 150.000 Kunden vertrauen und der täglich an sicherheitsrelevanten Aspekten wie Hackerangriffen, Datenverschlüsselung sowie Zugriffsmöglichkeiten für Unbefugte arbeitet.“ Dieses Wissen kann ein mittelständisches Unternehmen nur schwer aufbringen, sodass Cloud-Lösungen, die wie bei JustOn in deutschen Rechenzentren der Deutschen Telekom laufen, die sichere Variante darstellen.

Weitere Informationen unter www.juston.com

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Reports und Datenanalysen zur Erfolgskontrolle

Zeit- und kostenaufwendige Rechnungsstellung stellt für viele Unternehmen weiterhin eine Herausforderung dar. Zusätzlich nimmt sie große Posten der internen Ressourcen in Anspruch, die wiederum für das Kerngeschäft fehlen. Infolgedessen greifen immer mehr Firmen auf spezialisierte Softwareprogramme zur automatisierten Rechnungsstellung zurück, um sich optimal auf die eigenen Geschäftsprozesse zu konzentrieren. Cloudbasierte Abrechnungssysteme wie JustOn übernehmen und automatisieren Funktionen sowohl für Vertragsmanagement als auch für Abrechnungs-, Zahlungs- und Forderungsmanagement. „Weiterer Vorteil der Software ist die Möglichkeit, regelmäßige Reports und spezifische Analysen abzurufen, um Aussagen über den Erfolg und das Wachstum des Unternehmens zu treffen“, erklärt Marko Fliege, CEO und Gründer der JustOn GmbH, Full-Service-Dienstleister im Bereich Abrechnung und elektronische Rechnungserstellung aus Jena.

Vorausschauende Analysen für die Zukunft

Insbesondere im Hinblick auf das Wachstum eines Unternehmens bieten fundierte Analysen und Reports die Möglichkeit, bessere taktische, strategische und operative Entscheidungen zu treffen. „Allgemeine und kundenspezifische Reports geben Einblicke in einmalige oder wiederkehrende Geschäftseinnahmen, liefern Echtzeit- Feedback zu Nutzungsdaten und eine transparente Auswertung von Schlüsselkennzahlen, wie Kundenfluktuationsraten oder Cashflows. Auf dieser Grundlage ist es möglich, neue Angebote zu generieren und die Kundenbindung zu verbessern“, erläutert Marko Fliege. Offene Punkte in der Finanzabteilung können flexibel und schnell durch Reports geklärt werden. Zudem stützt sich die Recherche auf tatsächliche Umsatzdaten. Langfristig stellen automatisierte Abrechnungslösungen eine Form der Kontrolle dar, die eine Grundlage für den Erfolg des Unternehmens bildet.

Wachstumschance für SaaS

Um den Erfolg einer Unternehmensdienstleistung zu messen, bieten Billing-Systeme die Möglichkeit, spezifische Reports und aussagekräftige Datenanalysen abzurufen. Insbesondere Software-as-a-Service-Anbieter, kurz SaaS, profitieren davon, da sie unter anderem Preise für die eigene Dienstleistung prozessorientiert verändern und skalieren müssen. Flexibilität in Bezug auf Preismodell und -änderung ist Voraussetzung, um Kundenbedürfnissen zu entsprechen. „Eine cloudbasierte Abrechnungslösung wie JustOn, die ebenfalls als SaaS entwickelt wurde, ermöglicht es, Tarifpakete in unbegrenzter Zahl zu definieren“, betont Marko Fliege. Dank der flexiblen Konfigurierbarkeit lässt sich JustOn innerhalb weniger Tage in ERP- Systeme wie SAP einbinden und hält Konnektoren für Buchhaltungs- und Vorgangsverwaltungssysteme bereit. Dabei arbeitet die Software konform zu den aktuellen Richtlinien zur Archivierung von Rechnungen und den neuen steuerrechtlichen Gesetzen. Zudem steht die cloudbasierte Abrechnungslösung jedem Mitarbeiter jederzeit und ortsunabhängig zur Verfügung.

Weitere Informationen unter www.juston.com

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