Digitalisierung braucht ECM: DMSFACTORY-Webinar am 30.1.

Auch wer schon durchgehend mit digitalen Dokumenten arbeitet, hat noch nicht zwangsläufig für mehr Ordnung im Arbeitsalltag gesorgt. Erst ein ECM-System vernetzt Informationen unternehmensweit, so dass aus der Digitalisierung wirkliche Wettbewerbsvorteile in Form schnelleren Zugriffs auf geschäftskritische Informationen und Dokumenten, höherer Transparenz und somit fundierteren Entscheidungen resultieren. In ihrem nächsten Webinar am 30. Januar 2019 (10:00 – 10.45 Uhr) erläutert die DMSFACTORY praxiserprobte Lösungswege zum richtigen Einsatz eines ECM, die auch in mittelständischen Unternehmen umzusetzen sind und zu einem sichtbaren Erfolg führen.

Für ihre digitalen Dokumente und Informationen benötigen Unternehmen ein System zur Kategorisierung und Ablage, für schnelles Auffinden und sinnvolle Wiederverwendung. Im DMSFACTORY-Webinar wird beleuchtet, wie intuitiv ein solches System zu nutzen ist und wie einfach die Suche nach wichtigen Informationen, Daten und Dokumenten sein kann. TeilnehmerInnen erfahren, wie sie ihre Produktivität durch vernetzte Informationen und automatisierte Workflows im Unternehmen um bis zu 30% steigern können – mit der ECM-Technologie von M-Files, die bisher nur großen Unternehmen zur Verfügung stand.

Wer sich jetzt unter https://zoom.us/webinar/register/WN_04dAeXPMSOSWt7vcgy_4mA anmeldet, kommt in den Genuss eines speziellen Einführungsangebotes.

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DMSFACTORY zeigt auf dem DIGITAL FUTUREcongress 2019 Wege zum modernen Informationsmanagement auf

Unternehmen, die das Jahr 2019 im Zeichen der Digitalisierung gestalten wollen, finden auf dem DIGITAL FUTUREcongress in Frankfurt dafür den idealen Einstiegspunkt. Nochmals gewachsen, findet die Veranstaltung in diesem Jahr am 14. Februar statt (Ort: Congress Center der Messe Frankfurt, Ludwig-Erhard-Anlage 1, 60327 Frankfurt). Die DMSFACTORY zeigt an ihrem zentral gelegenen Messestand (C1, Ebene 2, direkt gegenüber dem Haupteingang) Lösungen rund um die Themen Dokumentenmanagement, Enterprise-Content-Management, Qualitätsmanagementsystem, Vertragsmanagement, automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung und digitale HR-Akte.

Digitalisierung heißt nicht zwingend mehr Ordnung. Deshalb benötigen Unternehmen auch für ihre digitalen Dokumente und Informationen ein System für deren Kategorisierung und Ablage, für schnelles Auffinden und sinnvolle Wiederverwendung. Am Messestand der DMSFACTORY finden CEOs und IT-Entscheider Best-Practice-Lösungen auf Basis des KI-gestützten Dokumentenmanagementsystems M-Files Online. Auch Lösungen mit Produkten der DMSFACTORY-Partner ABBYY, Kofax und Hyland hat die DMSFACTORY im Portfolio.

„Digitalisiert… und jetzt? Wie modernes Informationsmanagement gelingt“ heißt der Vortrag von DMSFACTORY-Experte Nikolas Forst, in dem er praktische Ansätze vorstellt, um dem digitalen Chaos entgegen zu wirken. Mit der richtigen digitalen Strategie gelingt es, den Umsatz zu steigern, Kosten zu senken, MitarbeiterInnen zu motivieren und die Unternehmenswerte zu schützen.

Knapp 50 weitere Vorträge anerkannter Top-Referenten und Workshops von über 150 Ausstellern bieten den BesucherInnen des DIGITAL FUTUREcongress ein vielfältiges Angebot an Trends und Lösungen für die Digitalisierung. Auf den fünf Bühnen geht es um die Themen Online Marketing & Vertrieb, Prozessoptimierung & IT-Infrastruktur, Arbeit 4.0 – Neue Arbeitswelten, Cyber Security & Datenschutz (DSGVO ) und Digitalisierung & Transformation. Pro Bühne gibt es mindestens 160 Sitzplätze – drei Mal mehr als im letzten Jahr.

Auf der Webseite der DMSFACTORY unter https://goo.gl/19BhWE gibt es die Möglichkeit, Freikarten im Wert von je 69,00 Euro zur Veranstaltung zu erhalten.

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Rechnungsbearbeitung bei der City1 Group mit M-Files-Lösung der DMSFACTORY

Die City1 Group, Projektentwickler, Bauträger und Bestandsverwalter mit Hauptsitz in Neu-Isenburg, hat das ECM-System M-Files für die Rechnungsbearbeitung, -freigabe und elektronische Archivierung eingeführt, implementiert von der DMSFACTORY GmbH. Zur Gesamtlösung gehören neben M-Files die erforderlichen Scanner und eine Software zum Auslesen der Rechnungsdaten, ABBYY Flexi Capture for Invoices.

Papierrechnungen wurden bei City 1 früher per Hauspost an die verschiedenen Freigeber geschickt, einen automatisierten Prüfungs- und Freigabeprozess gab es nicht. Die Buchungssätze wurden manuell in DATEV und die Branchenanwendung COOR für das Baukostenmanagement übertragen. Es kostete viel Zeit, Rechnungen zuzuordnen und freizugeben. Außerdem gingen in der Kommunikation mit den unterschiedlichen Baustellen und Gewerken immer wieder Belege verloren. Verzug und z.T. hohe Skontoverluste ließen sich nicht vermeiden.

Die monatlich rund 500 eingehenden Belege teilen sich auf in allgemeine Rechnungen, Baurechnungen und einen kleinen Teil Kassenbelege. Jede Eingangsrechnung wird nun in der Poststelle auf einem Stapel der jeweiligen Kategorie abgelegt. Die jeweils erste Rechnungsseite erhält einen Barcodeaufkleber mit eindeutiger fortlaufender Nummer, anschließend folgt das Scannen. Die ABBYY-Software liest die Kopfdaten aus, eine Mitarbeiterin prüft kurz, ob alles richtig erkannt wurde und im nächsten Schritt exportiert die Scansoftware das erzeugte PDF/A-Dokument samt der Rechnungsdaten als XML-Datei nach M-Files, wo es rechtssicher im Archiv abgelegt wird. Die Rechnung wird einem bestimmen Projekt/Sachbearbeiter bzw. einer Abteilung zugewiesen und damit startet der Rechnungsfreigabeworkflow, über den die Freigeber eine Benachrichtigung mit Link auf die digitalisierte Rechnung erhalten. Gleichzeitig stellt das System die Buchungssätze in Form von CSV-Dateien für die Anfangsbuchung in DATEV bereit.

M-Files ist für die einzelnen Gesellschaften der City 1 Group mandantenfähig aufgebaut und wurde von der DMSFACTORY mit der DATEV-Software sowie COOR verbunden. Knapp 30 Mitarbeiter/innen arbeiten permanent mit M-Files, die sowohl in der Firmenzentrale, aber auch in externen Büros und auf Baustellen sitzen.

Gestiegene Transparenz über den Rechnungsstatus und weniger Skontoverluste sind für City1 Group-Geschäftsführer Vassilios Farmakis die größten Vorteile des neuen Rechnungsprüfungsprozesses. „Wir sehen im Workflow ganz genau, wo die Bearbeitung klemmt und können entsprechend nachhaken“, erklärt er. „M-Files kann nicht nur als Rechnungsfreigabeprogramm genutzt werden, sondern lässt sich später zur digitalen Verwaltung verschiedenster Dokumentarten ausbauen, zum Beispiel für Bauaktenpläne, Schriftverkehr mit Kunden und weitere Dokumente.“

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FIS wettet auf Erfolg beim DSAG-Jahreskongress 2018

FIS präsentiert sich auf dem DSAG-Jahreskongress 2018 (16. – 18. Oktober, Congress Center Leipzig) als Anbieter, der für jeden die passende Lösung findet. Deshalb steht nicht ein einzelnes Thema im Vordergrund, sondern wie FIS die Kunden entlang der gesamten Prozesskette optimal unterstützen kann. Darauf wettet der SAP-Spezialist mit seinen Standbesucher/innen.

FIS, das SAP-Systemhaus mit Gold-Status, präsentiert sich auf dem DSAG-Jahreskongress 2018 an Stand L16 als Partner für die strategische Konzeption und Implementierung der Systeme bei Kunden, bis hin zum Support nach dem Go-Live. Messebesucher/innen erhalten eine 360°-Sicht auf das gesamte Spektrum branchenübergreifender IT-Lösungen im Bereich SAP S/4HANA, Digitalisierung, Cloud, Internet of Things, Customer Experience u.v.m.

Anhand dieses umfassenden Produktportfolios zeigt sich, dass es für jeden Kunden eine geeignete Lösung gibt. Darauf schließt FIS eine Wette ab: Kunden können am Messestand einen Folgetermin vereinbaren, an dem FIS davon überzeugt, die richtigen Lösungen für die individuellen Herausforderungen zu bieten. Wer mit der Erstberatung nicht zu 100 % zufrieden ist und daher keinen Zweittermin zur weiteren Zusammenarbeit vereinbart, erhält einen Gutschein im Wert von 200 € für ein Mittagessen mit seinem Team. Maximal zehn Wettpartner sind zugelassen – es gelten die am Stand L16 ausgelegten Teilnahmebedingungen.

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DSAG-Thementag: FIS und TADANO FAUN zeigen durchgängige Prozesse im Procure2Pay

Die TADANO FAUN GmbH hat mit FIS ihre gesamte Prozesskette – von der Beschaffung über die Lieferung bis hin zur Rechnungsverarbeitung – optimiert, automatisiert und in SAP integriert. Ziel des Thementags ist es, interessierten Unternehmen im Bereich der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung Hilfestellung bei der Auswahl der richtigen Software zu geben. Der DSAG-Thementag stellt neben den rechtlichen Grundsätzen auch das praktische Vorgehen bei der Anbieterauswahl und die Anbindung an das SAP-System vor.

TADANO FAUN verbessert Qualität im Reportwesen
Das gemeinsam von FIS und TADANO FAUN vorgestellte Projekt geht weit über die reine Eingangsrechnungsverarbeitung hinaus. Unter dem Titel „Die digitale Wertschöpfungskette – durchgängige Prozesse im Procure2Pay“ erklärt Johannes Runge, Manager IT bei der TADANO FAUN GmbH, wie Beschaffungs- und Lieferprozesse automatisch an die SAP-integrierte Rechnungsverarbeitung angebunden werden. Die Digitalisierung der kompletten P2P-Prozesskette ermöglicht der deutschen Tochter der international agierenden TADANO Ltd. Unternehmens-Gruppe umfassende Analysen und Reportings auf Knopfdruck.

Der DSAG Thementag findet statt im Harres Veranstaltungszentrum, An der Autobahn 60, 68789 St. Leon-Rot (9.00 – 16.40 Uhr).

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WMD als Experte für elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung auf dem DSAG-Thementag

Mit steigender Anzahl elektronischer Eingangsrechnungen wächst auch die Nachfrage nach Lösungen für die Digitalisierung der sich anschließenden Rechnungsverarbeitungsprozesse in den Unternehmen. Auf dem DSAG-Thementag „Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung für SAP“ am 19. September 2018 in St. Leon-Rot stellt die WMD Group als Aussteller und Referent mit der xSuite for SAP ihre Lösung vor, mit der elektronische Eingangsrechnungen angenommen und verarbeitet werden können.

Auf ihrem Thementag will die DSAG interessierten Unternehmen im Bereich der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung Hilfestellung bei der Auswahl der richtigen Software geben. Neben rechtlichen Grundsätzen und steuerlichen Voraussetzungen im Sinne der GoBD stehen auf der Veranstaltung das praktische Vorgehen bei der Anbieterauswahl und die Anbindung an SAP im Vordergrund. Auch Electronic Data Interchange (EDI) bei der E-Rechnung im SAP-Umfeld ist ein Thema.

Christian Breiholz, WMD Group GmbH, und Jochen Emrich, R+V Versicherung AG, stellen die automatische Annahme und Bearbeitung von Eingangsrechnungen mit der xSuite for SAP bei der R+V AG in einem Praxisvortrag vor (14:00 bis 14:30 sowie 15:30 bis 16:00 Uhr). Die Lösung nimmt Rechnungen aus beliebigen Eingangskanälen entgegen (Papier, E-Mail, EDI, XML-Formate wie ZUGFeRD und XRechnung) und sorgt durch ihre sich anschließende elektronische automatisierte Weiterleitung für eine deutliche Verringerung der Rechnungsdurchlaufzeiten und eine Senkung der durchschnittlichen Bearbeitungskosten pro Rechnung.

Die DSAG erwartet zum Thementag zwischen 50 und 200 Teilnehmer/innen. Veranstaltungsort ist das Harres Veranstaltungszentrum, An der Autobahn 60, 68789 St. Leon-Rot, Dauer der Veranstaltung: 9.00 – 16.30 Uhr.

Weitere Informationen und Anmeldung:

https://www.dsag.de/…

 

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Den Rechnungsprozess in SAP FI vereinfachen

Eingangsrechnungen und andere eingehende Dokumente lassen sich mit den inPuncto-Lösungen automatisch erfassen und direkt in SAP ablegen. Der Rechnungsprozess wird schneller und transparenter, wodurch sich auch die Anschaffungskosten der Zusatzlösungen schnell amortisieren.

Beschleunigung des Rechnungsprozesses

Dank der Lösungen von inPuncto beginnt die Beschleunigung des Rechnungsprozesses schon bei der Ankunft der Eingangsrechnungen. Diese werden, egal ob sie in Papierform oder elektronisch eintreffen, entweder einzeln oder im Stapel erfasst, durch den Posteingangsbearbeiter biz²ScanServer via OCR/ICR-Mechanismen ausgelesen und mit den Stammdaten abgeglichen. Entsprechend einer vorher festgelegten Prozesslogik bzw. Unterschriftenregelung wird ein SAP-Workflow initiiert. Dank der automatischen Weiterleitung der Rechnungen an den jeweils nächsten Bearbeiter verkürzt sich das Umlaufverfahren der Rechnungsbearbeitung enorm. Durch das inPuncto-Rechnungseingangsbuch mit SAP-Cockpit-Funktion haben alle Beteiligten jederzeit einen Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand der Rechnungen und die dazugehörigen Originaldokumente – und zwar ohne aufwändige Suche, da alle Dokumente an einem Ort sind. Auch Vertreterregelungen und Eskalationen sind klar geregelt, sodass es im Bearbeitungsprozess keinen Zeitverlust gibt.

Kosteneinsparungen beim Rechnungsprozess mit inPuncto-Add-ons

Dadurch, dass die Prozesse und Abläufe standardisiert und Vertretungen klar definiert sind, muss nicht jedes einzelne Mal neu entschieden werden. Die Prozesskosten lassen sich dadurch bis zu 50 Prozent reduzieren. Ein weiterer Vorteil ist, dass alle Rechnungen (Papier, E-Mail, EDI…) mit dem Posteingangsverarbeiter biz²ScanServer erfasst werden. Die Rechnungen werden dann im Rechnungscockpit gesammelt und verarbeitet. Via Cockpit oder Business Workplace, E-Mails oder Web können die Rechnungen dann an die nächsten Bearbeiter weitergeleitet werden. Auch Nicht-SAP-User lassen sich so bequem in den Rechnungsprozess einbinden. Da SAP immer das führende System bleibt, müssen sich die Anwender nicht in ein neues System einarbeiten, was wiederum den Schulungsaufwand minimiert. Kostenvorteile entstehen außerdem durch die Steigerung der Skontoerträge und Mahngebühren entfallen dank der Einhaltung der Zahlungsziele. Die Zusatzlösungen für SAP verfügen über eine intuitive Oberfläche und den Anwendern steht ein kompetenter Support mit einem persönlichen Ansprechpartner zur Seite.

Optimierung des Rechnungsprozesses

Die standardisierten Abläufe sparen nicht nur Zeit und Kosten, sondern reduzieren auch die Fehleranfälligkeit und sorgen für Revisionssicherheit und Transparenz im Rechnungsprozess.  Zusätzlich werden alle Verarbeitungsaktionen lückenlos protokolliert und erfüllen somit die gesetzlichen Vorgaben. Dies ließ sich die inPuncto GmbH von Wirtschaftsprüfern zertifizieren. Für jeden Rechnungsworkflow wird außerdem ein Protokoll im PDF-Format generiert, das dann automatisch mit der Rechnung verknüpft wird. Im Rechnungseingangsbuch mit Cockpit können sich alle Beteiligten jederzeit einen Überblick über alle Rechnungen und deren Bearbeitungsstand verschaffen, sodass die Bearbeitung effizient koordiniert und verteilt werden kann. Per Knopfdruck lassen sich bestimmte Auswertungen vornehmen, sodass gezielt Reports über Fälligkeiten und Skonti, Liquiditäts-Abfluss etc. erstellt und entsprechend darauf reagiert werden kann.

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CTO Balzuweit als TOP CONSULTANT ausgezeichnet

Im Rahmen der offiziellen Preisverleihung auf dem 5. Deutschen Mittelstands-Summit in Ludwigsburg wurde die CTO Balzuweit GmbH mit dem TOP CONSULTANT Preis ausgezeichnet. Christian Wulff, Bundespräsident a.D., gratuliert den Geschäftsführern Peter und Markus Balzuweit zu diesem Erfolg.

Digitalisierung, ECM, Cloud und Co. – der Beratermarkt im Bereich Dokumentenmanagement ist hart umkämpft. Oft entscheiden Nuancen darüber, ob die Voraussetzungen stimmen und ein gemeinsames Projekt gestartet wird. Auszeichnungen können hierbei einen Anhaltspunkt für die Qualität der Beratung liefern und bei der Auswahl des Partners unterstützen.

Neben einer qualifizierten Beratung sind vor allem langfristige und stabile Kundenbeziehungen das Ziel der CTO Balzuweit GmbH aus Stuttgart. Das Unternehmen berät seine Kunden seit 1990 zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Neben der eigenen Input-Management-Produktlinie CLARC ENTERPRISE fokussiert sich das Unternehmen auf ganzheitliche Beratung und bietet zudem die Digitalisierung von Dokumenten als Service an.

Der Beratungsansatz von CTO schließt ein, dass es bei der Einführung von ECM-Systemen um mehr geht, als den reinen technischen Aspekt: „Wenn wir nach Analyse und Konzeptionserstellung den Auftrag bekommen, gehen wir zwar standardisiert, aber doch agil und flexibel an die Beratung heran. Wir beraten bei den erforderlichen Prozessen, die mit einer neuen IT-Einführung einhergehen, und in gewissem Maße auch beim Change Management. Denn die Einführung einer IT-Lösung darf nicht nur aus technischer Sicht betrachtet werden. Wir wollen auch die Kundenmitarbeiter mitnehmen“ erklärt Geschäftsführer Markus Balzuweit.

Diese Vorgehensweise wurde jetzt belohnt. Auf dem 5. Deutschen Mittelstands-Summit in Ludwigsburg erhielt die CTO Balzuweit GmbH die Auszeichnung TOP CONSULTANT, überreicht von Mentor Christian Wulff, Bundespräsident a.D.

Welche Unternehmen mit dem TOP CONSULTANT-Siegel ausgezeichnet werden, entscheidet allein die wissenschaftliche Leitung des Wettbewerbs: Prof. Dr. Dietmar Fink und Bianka Knoblach. Die beiden Geschäftsführer der Wissenschaftlichen Gesellschaft für Management und Beratung (WGMB) in Bonn befragen im Auftrag von compamedia Kunden der teilnehmenden Beratungsunternehmen. Die Ergebnisse dieser Kundenbefragung werden anschließend gemeinsam mit weiteren Unternehmensdaten ausgewertet. Das TOP CONSULTANT-Siegel wird nur an Beratungshäuser verliehen, die hierbei ein sehr gutes Ergebnis erzielen.

„Aus diesem Grund freuen wir uns auch so über diesen Preis, weil es unsere Kunden waren, die sich für uns und unsere Leistung ausgesprochen haben. Das zeigt uns, dass wir auf dem richtigen Weg sind“ kommentiert Markus Balzuweit die Auszeichnung.

Ein ausführliches Porträt über die CTO Balzuweit GmbH findet sich auf dem Onlineportal www.beste-mittelstandsberater.de.

Über den Beratervergleich TOP CONSULTANT

Entscheidend für die Auszeichnung mit dem Qualitätssiegel TOP CONSULTANT ist eine kundengerechte, mittelstandsorientierte Beraterleistung. Das Teilnehmerfeld des seit 2010 von compamedia organisierten Wettbewerbs besteht größtenteils aus Management-, IT- und Personalberatern. Diese Unternehmen stellen sich der Untersuchung durch die wissenschaftliche Leitung des Wettbewerbs: Prof. Dr. Dietmar Fink, Professor für Unternehmensberatung an der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg, und Bianka Knoblach. Beide leiten die Wissenschaftliche Gesellschaft für Management und Beratung (WGMB) in Bonn. Mentor von TOP CONSULTANT ist Bundespräsident a. D. Christian Wulff. Medienpartner ist das manager magazin.

www.top-consultant.de

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Der Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V. automatisiert die Rechnungsbearbeitung in SAP mit inPuncto-Software

Karitative Einrichtungen müssen (ebenso wie Wirtschaftsunternehmen) verwaltet werden. Der Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V. nutzt dafür das SAP-System und seit 2013 für die automatisierte Rechnungsbearbeitung zusätzlich noch die SAP-Add-on-Software von inPuncto. Vor der Einführung der inPuncto-Software mussten alle Rechnungen, die in Papierform oder elektronisch z. B. als PDF per E-Mail eintrafen manuell eingescannt bzw. abgespeichert, dann geprüft und anschließend freigegeben werden. Diese manuelle Rechnungsbearbeitung war nicht nur sehr zeitaufwändig, sondern auch leicht fehleranfällig.

„Wir suchten deshalb nach einer Lösung, die uns die zeitintensive Rechnungserfassung abnimmt und die Rechnungsprüfung automatisiert“, berichtet John Schopfel, Leiter Anwendungsbetreuung Finanz- und Rechnungswesen.

Um die Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen zu realisieren, wurden die folgenden SAP-Add-ons in das bereits vorhandene SAP-System des Caritasverbands implementiert: Der Scanner-Client biz²Scanner, der Posteingangsverarbeiter biz²ScanServer und das Workflow-Tool biz²DocumentControl.

Automatischer Rechnungsworkflow von elektronischen Rechnungen und Papierrechnungen

Auch heute treffen die Rechnungen beim Cariatasverband in Papierform oder in elektronischer Form als PDF per E-Mail ein. Die Papierrechnungen werden zunächst mit einem Barcode versehen, einzeln oder in Masse mit der Scanner-Software biz²Scanner erfasst und an den Posteingangs-Verarbeitungsservers biz²ScanServer weitergeleitet. Dort werden die Daten via OCR-Texterkennung ausgelesen und im Hintergrund mit den SAP-Stammdaten abgeglichen und vorbelegte Rechnungsdaten anhand der Kundennummer ermittelt. Anschließend startet der Prüf- und Freigabeworkflow mit dem Workflow-Tool biz²DocumentControl. Elektronische Rechnungen werden per Drag&Drop direkt an den biz²ScanServer übertragen. Die Rechnungsdaten werden auch bei elektronischen Rechnungen via OCR ausgelesen, mit den in SAP hinterlegten Daten abgeglichen und vorbelegte Rechnungsdaten anhand der Kundennummer ermittelt bevor der Prüf- und Freigabeworkflow mit dem Workflow-Tool biz²DocumentControl startet.

Kann eine Rechnung keinem Kreditor zugeordnet werden, dann lässt sich dieser mit der Transaktion FK01 direkt anlegen. Die Rechnungsfreigabe erfolgt nach einer Freigabematrix gemäß dem Rechnungsbetrag sowie dem 4-Augen-Prinzip. Es können dazu sowohl SAP-User als auch nicht SAP-User (z.B. via E-Mail) in den Freigabeprozess einbezogen werden. Die Validierung durch die einzelnen Bearbeiter kann auch offline abgewickelt werden. Nachdem der Überweisungsauftrag von allen Stellen freigegeben wurde, findet die Buchung statt und der zuständige Freigeber erhält eine Infomail.

Die Einführung der automatische Rechnungsbearbeitung beim Caritasverband setzte auch bei der inPuncto-Software neue Maßstäbe: „Zwei Funktionen, nämlich die Infomail an den Freigeber und das direkte Anlegen eines Kreditors mit der Transaktion FK01, fanden wir so nützlich, dass wir unsere Software seitdem standardmäßig mit diesen beiden Funktionen ausliefern“, verrät Jürgen Ullrich, Projektleiter bei der inPuncto GmbH.

Automatische Bearbeitung von Überweisungsaufträgen mit und ohne Genehmigungsworkflow

„Die SAP-Zusatzsoftware von inPuncto bot genau das an, was wir suchten und dank der Möglichkeiten, die sich durch die Software boten, konnten wir gleichzeitig auch noch andere Prozesse verbessern“, erinnert sich John Schopfel.

Eine Besonderheit beim Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V. ist nämlich die Nutzung von sogenannten Überweisungsaufträgen. Bei diesen Formularen werden z.B. auch Kontierungswerte aufgedruckt, von der OCR ausgelesen und in SAP automatisch zur Rechnung vorbelegt. Diese Formulare gibt es in zwei verschiedenen Varianten: mit elektronischer Freigabe und ohne elektronische Freigabe. Die Variante mit elektronischer Freigabe ist vergleichbar mit dem normalen Prüfungs- und Freigabeworkflow von Rechnungen ohne Bestellbezug, das Formular ohne Genehmigungsworkflow enthält zusätzlich Felder für Unterschriften, die dann via OCR ausgelesen werden. Sind alle erforderlichen Unterschriften auf dem Formular enthalten, kann die Rechnung gleich gebucht werden.

Erweiterung der Rechnungsprüfung um SEPA-Mandate

Eine weitere Besonderheit beim Caritasverbund war die Erweiterung der Rechnungsprüfung um SEPA-Mandate. Da die Einführung der automatisierten Rechnungsverarbeitung mit der SEPA-Pflicht ab Februar 2014 zusammenfiel, mussten für den Rechnungsprüfungsprozess beim Caritasverbund auch SEPA-Mandate integriert werden. Gemeinsam mit ZALARIS (damals LBU-Systemhaus) wurde dies realisiert. Der Mandatsvordruck wird hierfür mit den Daten des entsprechenden Debitors aus SAP heraus befüllt mit einem Barcode versehen, ausgedruckt und dem Kontoinhaber zum Unterschreiben zugesendet. Die zurückgesendete, unterschriebene Version wird dann eingescannt und via Archive-Link bei den Stammdaten archiviert. Aber dies wurde noch erweitert. Kommen nun unterschriebene SEPA-Formulare an, wird durch das Auslesen und Abgleichen der Formulardaten mit den in SAP hinterlegten Daten der Debitor ermittelt. Liegt ein SEPA-Mandat vor, wird das Dokument automatisch mit dem Debitor verknüpft und durch diese Rückmeldung das Mandat aktiviert. „Dank der automatischen Zuordnung der Formulare sparen wir uns doppelte Arbeit bei den bereits genehmigten SEPA-Mandaten“, erzählt John Schopfel zufrieden.

Kurze Einarbeitungszeit und nahtlose Integration der inPuncto-Software in das vorhandene SAP-System

Eine umfangreiche Einarbeitung der Mitarbeiter des Caritasverbands in die neue Software und Funktionen war nicht nötig, da alle mit der gewohnten SAP-GUI weiterarbeiten konnten. „SAP ist und bleibt das führende System“, erläutert Dr. Frank Marcial, Geschäftsführer der inPuncto GmbH. „Unsere Add-on-Produkte und Lösungen lassen sich nahtlos in das bereits vorhandene SAP-System integrieren, sodass ein teures Drittsystem nicht nötig ist und das bestehende System dank unserer schlanken Software genau um die Funktionen erweitert wird, die benötigt werden.“

Über den Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V.

Der Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V. wurde 1922 von den katholischen Elisabethenvereinen, Vinzenzvereinen und Fürsorgeeinrichtungen gegründet, um gemeinsam Menschen in Not besser helfen zu können. Heute ist der Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V. als Träger- und Spitzenverband der katholischen Kirche der größte soziale Arbeitgeber in der Erzdiözese München und Freising (Oberbayern). Die ca. 7.200 feste Mitarbeiter und ca. genauso viele Ehrenamtlichen bieten in den über 350 Einrichtungen und Diensten vielfältige soziale Dienstleistungen für Menschen aller Altersklassen, gesellschaftlichen Schichten und Konfessionen an.

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SAP-Add-ons von inPuncto: Zusatzfunktionen für das SAP-System

SAP-Add-ons kommen immer dann zum Einsatz, wenn die umfangreichen Standardfunktionen eines SAP-Systems die Anforderungen der Anwender nicht mehr erfüllen. Dank SAP-Add-ons lässt sich ein bereits vorhandene SAP-System nämlich ganz gezielt um genau diese Zusatzfunktionen erweitern – und zwar ohne neue Systeme oder Datenbanken zu implementieren. Im Gegensatz zu sogenannten Plug-ins werden Add-ons tief in bereits vorhandene Systeme integriert und benötigen keine Schnittstellen zu anderen Systemen.

SAP-Add-ons von inPuncto

Mit den SAP-Add-ons von inPuncto lassen sich bereits vorhandene SAP-Systeme erweitern, um dokumentenbasierte Geschäftsprozesse zu automatisieren. Die Lösungen reichen hierbei von der Dokumenterfassung über den Workflow bis hin zur Archivierung.

Capture Software für Papier- und elektronische Dokumente

Die Scanner-Software biz²Scanner verbindet beliebige Dokumentenscanner mit dem SAP-System. Dank der nahtlosen Scanneranbindung lassen sich Dokumente in nur einem Arbeitsschritt direkt in das SAP-System überführen. So können z.B. sensible Unterlagen (z.B. Personaldokumente) direkt am Arbeitsplatz mit dem Dokumentenscanner erfasst und automatisch einem Business-Objekt zugeordnet werden. Die SAP-Scanner-Software lässt sich auch als Capture-Client im Rahmen von hochvolumigen Posteingangs- & Dokumentenverarbeitungs-Szenarien einsetzen.

SAP-Add-on für die automatische Posteingangsverarbeitung

Das serverbasierte SAP-Add-on biz²ScanServer zur Posteingangsverarbeitung & Dokumentenverarbeitung verfügt über mehrere Eingangskanäle (z.B. für Scans, Files, E-Mails, XMLs etc.), d.h. der Posteingangsverarbeitungs-Server von inPuncto ist im Rahmen der Eingangskanäle flexibel und nicht auf ein bestimmtes Format fixiert. Die Aufgaben des Posteingangsverarbeitungs-Servers ist es die eingescannten Dokumente oder elektronischen Dokumente nach SAP zu bringen, diese dort zu bearbeiten, mit den jeweiligen Business-Objekten zu verknüpfen und zu archivieren.

Workflow-Tool zur Steuerung von Prüfungs- und Freigabeprozessen

Elektronische Workflows zur Dokumentenprüfung & Dokumentenfreigabe können mit dem SAP-Add-on biz²DocumentControl realisiert werden. Mit dem Workflow-Management-Tool lassen sich in Abhängigkeit vom Inhalt des Dokuments automatisch elektronische Workflows zur Dokumentenfreigabe initiieren und zielgerichtet steuern, sodass die relevanten, erforderlichen Prozessbeteiligten gemäß des Genehmigungsverfahren am elektronischen Workflow beteiligt werden. Dies ist auch für Nicht-SAP-User oder von unterwegs via Web oder E-Mail, sogar via E-Mail ohne Internet-Verbindung möglich, z.B. im Flugzeug oder im Zug.

SAP-Add-on zu Einbindung von E-Mails und MS-Office

Mit dem SAP-Add-on biz²Office lassen sich Dokumente und Inhalte bidirektional zwischen SAP und MS-Office synchronisieren. Das Add-on bildet beide Welten ab: Werden Daten in Microsoft-Office oder SAP geändert, so werden sie im jeweils anderen System automatisch aktualisiert. Das Tool eignet sich außerdem zur automatischen Erzeugung von Microsoft Word-Dokumente mit Daten aus SAP (z.B. personalisierte Mitarbeiteranschreiben). Diese lassen sich mit wenigen Klicks automatisch erstellen und direkt mit aktuellen Daten aus SAP befüllen.

SAP-Add-on zur Visualisierung von elektronischen Akten

Mit dem Dokumentenbrowser biz²Explorer lassen sich elektronische Aktenstrukturen als "eAkte" direkt in SAP abbilden. Das heißt, dass Informationen nicht mehr mühsam durch unzählige Transaktionssprünge in SAP zusammengesucht werden müssen, sondern dass sich diese direkt im SAP-Interface strukturiert anzeigen lassen. So lassen sich alle businessrelevanten Objekte sowie deren Abhängigkeiten und Verknüpfung zu Dokumenten verwalten.

SAP-Dokumenten-Viewer

Anders als Plug-in-Viewer, bei denen sich die Anwender komplett außerhalb der SAP-Business-Logik und den jeweiligen Berechtigungen befinden, ist der SAP-Dokumentenviewer biz²Viewer von inPuncto tief in SAP integriert und wird auch von SAP aus gesteuert, sodass entsprechende Berechtigungen für die Dokumentbetrachtung und -bearbeitung übernommen werden können. Dies ist besonders in sensiblen Bereichen von Unternehmen und Organisationen von großer Bedeutung, z.B. im Personalbereich.

SAP-Add-on für die Archivierung

Die SAP-Archiv-Software biz²Archiver von inPuncto ist SAP-zertifiziert und deckt alle Ablage- und Archivierungsformen ab. Im Gegensatz zu einem Content-Server ist das inPuncto Archiv ein gesetzeskonformes SAP-Archiv, das auch zur vollständigen Komprimierung und Verschlüsslung von Daten und Dokumenten dient. Mit dem inPuncto-Zusatzmodul für Crypto- bzw. Verschlüsselungstechniken wird eine normale Festplatte zu einem WORM-fähigen Medium.

Dank der inPuncto Add-ons lässt sich ein bereits vorhandenes SAP-System gezielt um Zusatzfunktionen zur automatischen Dokumentenverarbeitung, Dokumentenerzeugung und Dokumentenarchivierung erweitern. Da die Software modular und flexibel ist, können die einzelnen Tools auch miteinander kombiniert und kundenspezifisch angepasst werden.

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