Norddeutsches Klinikum nutzt die inPuncto-Scanner-Software für SAP zum direkten Scannen am Wareneingang und im Einkauf

inPuncto führte bei seinem Kunden, einem norddeutschem Klinikum, bereits erfolgreich die Rechnungsbearbeitung (mit und ohne Bestellbezug) ein. Nun wurde der Softwareentwickler für SAP-Zusatzsoftware mit einem Folgeprojekt im Bereich der digitalen Archivierung betraut: Der Kunde wünschte sich eine Lösung, um die bereits vorhandene SAP-Scanner-Software biz²Scanner in den Buchungsvorgang zu integrieren. Alle Dokumente, die zu einer Buchung gehören, sollen in der ebenfalls bereits vorhandenen SAP-Archivierungssoftware biz²Archiver als Anlage verfügbar sein und nachträglich sollen Dokumente hinzugefügt werden können.

Integration der Scanner-Software in den Buchungsvorgang

Um diesen Kundenwunsch zu erfüllen, ging inPuncto folgendermaßen vor: Zunächst wurde die Scanner-Software biz²Scanner in den Buchungsvorgang der SAP-Transaktionen MIGO und ME21N integriert, wodurch bei jedem Buchungsvorgang der biz²Scanner beim Speichern automatisch in-place aufgerufen wird. Mit der Transaktion MIGO wird der Lieferschein abgelegt, mit der Transaktion ME21 die jeweiligen Begleitdokumente (z.B. Angebote).

Alle Dokumente sind an der Bestellung als Anlage verfügbar

Nachdem alle Dokumente (Lieferscheine, erzeugte Bestellungen und Bestellbegleitdokumente) erfasst sind, werden diese anschließend mit der SAP-Archivierungssoftware biz²Archiver revisionssicher archiviert. Die Dokumente sind nun final an der Bestellung als Anlage verfügbar, d.h., ein Lieferschein ist nicht nur am Materialbeleg, sondern via ArchiveLink auch mit der Bestellung verknüpft. Der inPuncto-Kunde kann jetzt auch über die generischen Objektdienste via biz²Scanner im Nachgang Dokumente an die bestehenden SAP-Objekte scannen (hier: Materialbeleg / Bestellung).

Vorhandene inPuncto-Add-ons wurden angepasst und erweitert

Der Kundenwunsch wurde mit den bereits vorhandenen SAP-Add-ons in weniger als einem Monat realisiert. Da die Software modular und flexibel erweiterbar ist, konnten die bestehenden Komponenten einfach an die neuen Anforderungen angepasst werden und für die Realisierung war weder zusätzliche Software noch hoher Schulungsaufwand nötig.

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Den Rechnungsprozess in SAP FI vereinfachen

Eingangsrechnungen und andere eingehende Dokumente lassen sich mit den inPuncto-Lösungen automatisch erfassen und direkt in SAP ablegen. Der Rechnungsprozess wird schneller und transparenter, wodurch sich auch die Anschaffungskosten der Zusatzlösungen schnell amortisieren.

Beschleunigung des Rechnungsprozesses

Dank der Lösungen von inPuncto beginnt die Beschleunigung des Rechnungsprozesses schon bei der Ankunft der Eingangsrechnungen. Diese werden, egal ob sie in Papierform oder elektronisch eintreffen, entweder einzeln oder im Stapel erfasst, durch den Posteingangsbearbeiter biz²ScanServer via OCR/ICR-Mechanismen ausgelesen und mit den Stammdaten abgeglichen. Entsprechend einer vorher festgelegten Prozesslogik bzw. Unterschriftenregelung wird ein SAP-Workflow initiiert. Dank der automatischen Weiterleitung der Rechnungen an den jeweils nächsten Bearbeiter verkürzt sich das Umlaufverfahren der Rechnungsbearbeitung enorm. Durch das inPuncto-Rechnungseingangsbuch mit SAP-Cockpit-Funktion haben alle Beteiligten jederzeit einen Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand der Rechnungen und die dazugehörigen Originaldokumente – und zwar ohne aufwändige Suche, da alle Dokumente an einem Ort sind. Auch Vertreterregelungen und Eskalationen sind klar geregelt, sodass es im Bearbeitungsprozess keinen Zeitverlust gibt.

Kosteneinsparungen beim Rechnungsprozess mit inPuncto-Add-ons

Dadurch, dass die Prozesse und Abläufe standardisiert und Vertretungen klar definiert sind, muss nicht jedes einzelne Mal neu entschieden werden. Die Prozesskosten lassen sich dadurch bis zu 50 Prozent reduzieren. Ein weiterer Vorteil ist, dass alle Rechnungen (Papier, E-Mail, EDI…) mit dem Posteingangsverarbeiter biz²ScanServer erfasst werden. Die Rechnungen werden dann im Rechnungscockpit gesammelt und verarbeitet. Via Cockpit oder Business Workplace, E-Mails oder Web können die Rechnungen dann an die nächsten Bearbeiter weitergeleitet werden. Auch Nicht-SAP-User lassen sich so bequem in den Rechnungsprozess einbinden. Da SAP immer das führende System bleibt, müssen sich die Anwender nicht in ein neues System einarbeiten, was wiederum den Schulungsaufwand minimiert. Kostenvorteile entstehen außerdem durch die Steigerung der Skontoerträge und Mahngebühren entfallen dank der Einhaltung der Zahlungsziele. Die Zusatzlösungen für SAP verfügen über eine intuitive Oberfläche und den Anwendern steht ein kompetenter Support mit einem persönlichen Ansprechpartner zur Seite.

Optimierung des Rechnungsprozesses

Die standardisierten Abläufe sparen nicht nur Zeit und Kosten, sondern reduzieren auch die Fehleranfälligkeit und sorgen für Revisionssicherheit und Transparenz im Rechnungsprozess.  Zusätzlich werden alle Verarbeitungsaktionen lückenlos protokolliert und erfüllen somit die gesetzlichen Vorgaben. Dies ließ sich die inPuncto GmbH von Wirtschaftsprüfern zertifizieren. Für jeden Rechnungsworkflow wird außerdem ein Protokoll im PDF-Format generiert, das dann automatisch mit der Rechnung verknüpft wird. Im Rechnungseingangsbuch mit Cockpit können sich alle Beteiligten jederzeit einen Überblick über alle Rechnungen und deren Bearbeitungsstand verschaffen, sodass die Bearbeitung effizient koordiniert und verteilt werden kann. Per Knopfdruck lassen sich bestimmte Auswertungen vornehmen, sodass gezielt Reports über Fälligkeiten und Skonti, Liquiditäts-Abfluss etc. erstellt und entsprechend darauf reagiert werden kann.

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SAP-Verschlüsselung von Daten und Dokumenten

Da SAP-Nutzer sich mit einem Passwort im SAP-System anmelden, sind sämtliche Aktionen und Zugriffe auf Daten und Dokumente über die jeweiligen SAP-Berechtigungen geregelt. Das zertifizierte SAP-Archiv von inPuncto unterstützt die Standard-Schnittstelle „HTTP(S)“, das bedeutet, dass die Datenübertragung zwischen SAP-Server bzw. SAP-Client und SAP-Archiv direkt erfolgt und nicht über SAP-Applikationsserver. Die Datenübertragung vom SAP-Server oder -Client in das SAP-Archiv über HTTPS ist zwar sicher gegenüber Zugriffen, allerdings erfolgt die Datenspeicherung im Archiv ohne Verschlüsselung. Daten und Dokumente können deshalb trotzdem eingesehen werden, wenn der Zugriff direkt (z.B. via IT-Infrastruktur) auf das SAP-Archiv erfolgt. Mit der SAP-Verschlüsselungssoftware biz²CryptoServer von inPuncto lassen sich sensible Daten bzw. Dokumente verschlüsselt im Archiv speichern und sind dadurch auch bei direktem Zugriff auf das Archiv nicht auslesbar.

SAP-Datenverschlüsselung mit dem biz²CryptoServer

Um die Daten zu verschlüsseln, wird der biz²CryptoServer zwischen dem SAP-Server oder -Client und dem SAP-Archiv platziert. Die Daten werden im biz²CryptoServer nicht gespeichert, sondern lediglich zur Ver-/Entschlüsselung durchgeleitet. Wenn eine Verschlüsselung für bestimmte Daten und Dokumente nicht benötigt wird, dann kann der Datenaustausch auch weiterhin direkt und verschlüsselt bzw. unverschlüsselt zwischen SAP-Server oder -Client und dem biz²Archiver erfolgen.

Im Gegensatz zum Content Server ist das inPuncto Archiv ein echtes, gesetzeskonformes SAP-Archiv (bis hin zu vollständigen Komprimierung und Verschlüsslung von Daten und Dokumenten). Mit dem Zusatzmodul für Crypto- bzw. Verschlüsselungstechniken biz²CryptoServer wird sogar eine normale Festplatte zu einem wormfähigen Medium.

Vorteile durch die Datenverschlüsselung mit dem biz²CryptoServer für SAP

  • Erweiterung des reinen Kompressionsmechanismus des Content-Servers.
  • Der biz²CryptoServer lässt sich als Proxy für mehrere biz²Archiver konfigurieren.
  • Daten und Dokumente werden dank der Verschlüsselungssoftware gegenüber Zugriffen auf Infrastruktur-Ebene hochsicher.
  • Anwendung mehrerer Verschlüsselungs-Komponenten, wie Zufalls-Algorithmen, Passwörter etc. für zusätzliche Sicherheit
  • Alle Sicherheitsfunktionen, die in der SAP-Spezifikation vorgesehen sind, bleiben trotz der Verschlüsselung von Daten vollständig erhalten.

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SAP-Add-ons von inPuncto: Zusatzfunktionen für das SAP-System

SAP-Add-ons kommen immer dann zum Einsatz, wenn die umfangreichen Standardfunktionen eines SAP-Systems die Anforderungen der Anwender nicht mehr erfüllen. Dank SAP-Add-ons lässt sich ein bereits vorhandene SAP-System nämlich ganz gezielt um genau diese Zusatzfunktionen erweitern – und zwar ohne neue Systeme oder Datenbanken zu implementieren. Im Gegensatz zu sogenannten Plug-ins werden Add-ons tief in bereits vorhandene Systeme integriert und benötigen keine Schnittstellen zu anderen Systemen.

SAP-Add-ons von inPuncto

Mit den SAP-Add-ons von inPuncto lassen sich bereits vorhandene SAP-Systeme erweitern, um dokumentenbasierte Geschäftsprozesse zu automatisieren. Die Lösungen reichen hierbei von der Dokumenterfassung über den Workflow bis hin zur Archivierung.

Capture Software für Papier- und elektronische Dokumente

Die Scanner-Software biz²Scanner verbindet beliebige Dokumentenscanner mit dem SAP-System. Dank der nahtlosen Scanneranbindung lassen sich Dokumente in nur einem Arbeitsschritt direkt in das SAP-System überführen. So können z.B. sensible Unterlagen (z.B. Personaldokumente) direkt am Arbeitsplatz mit dem Dokumentenscanner erfasst und automatisch einem Business-Objekt zugeordnet werden. Die SAP-Scanner-Software lässt sich auch als Capture-Client im Rahmen von hochvolumigen Posteingangs- & Dokumentenverarbeitungs-Szenarien einsetzen.

SAP-Add-on für die automatische Posteingangsverarbeitung

Das serverbasierte SAP-Add-on biz²ScanServer zur Posteingangsverarbeitung & Dokumentenverarbeitung verfügt über mehrere Eingangskanäle (z.B. für Scans, Files, E-Mails, XMLs etc.), d.h. der Posteingangsverarbeitungs-Server von inPuncto ist im Rahmen der Eingangskanäle flexibel und nicht auf ein bestimmtes Format fixiert. Die Aufgaben des Posteingangsverarbeitungs-Servers ist es die eingescannten Dokumente oder elektronischen Dokumente nach SAP zu bringen, diese dort zu bearbeiten, mit den jeweiligen Business-Objekten zu verknüpfen und zu archivieren.

Workflow-Tool zur Steuerung von Prüfungs- und Freigabeprozessen

Elektronische Workflows zur Dokumentenprüfung & Dokumentenfreigabe können mit dem SAP-Add-on biz²DocumentControl realisiert werden. Mit dem Workflow-Management-Tool lassen sich in Abhängigkeit vom Inhalt des Dokuments automatisch elektronische Workflows zur Dokumentenfreigabe initiieren und zielgerichtet steuern, sodass die relevanten, erforderlichen Prozessbeteiligten gemäß des Genehmigungsverfahren am elektronischen Workflow beteiligt werden. Dies ist auch für Nicht-SAP-User oder von unterwegs via Web oder E-Mail, sogar via E-Mail ohne Internet-Verbindung möglich, z.B. im Flugzeug oder im Zug.

SAP-Add-on zu Einbindung von E-Mails und MS-Office

Mit dem SAP-Add-on biz²Office lassen sich Dokumente und Inhalte bidirektional zwischen SAP und MS-Office synchronisieren. Das Add-on bildet beide Welten ab: Werden Daten in Microsoft-Office oder SAP geändert, so werden sie im jeweils anderen System automatisch aktualisiert. Das Tool eignet sich außerdem zur automatischen Erzeugung von Microsoft Word-Dokumente mit Daten aus SAP (z.B. personalisierte Mitarbeiteranschreiben). Diese lassen sich mit wenigen Klicks automatisch erstellen und direkt mit aktuellen Daten aus SAP befüllen.

SAP-Add-on zur Visualisierung von elektronischen Akten

Mit dem Dokumentenbrowser biz²Explorer lassen sich elektronische Aktenstrukturen als "eAkte" direkt in SAP abbilden. Das heißt, dass Informationen nicht mehr mühsam durch unzählige Transaktionssprünge in SAP zusammengesucht werden müssen, sondern dass sich diese direkt im SAP-Interface strukturiert anzeigen lassen. So lassen sich alle businessrelevanten Objekte sowie deren Abhängigkeiten und Verknüpfung zu Dokumenten verwalten.

SAP-Dokumenten-Viewer

Anders als Plug-in-Viewer, bei denen sich die Anwender komplett außerhalb der SAP-Business-Logik und den jeweiligen Berechtigungen befinden, ist der SAP-Dokumentenviewer biz²Viewer von inPuncto tief in SAP integriert und wird auch von SAP aus gesteuert, sodass entsprechende Berechtigungen für die Dokumentbetrachtung und -bearbeitung übernommen werden können. Dies ist besonders in sensiblen Bereichen von Unternehmen und Organisationen von großer Bedeutung, z.B. im Personalbereich.

SAP-Add-on für die Archivierung

Die SAP-Archiv-Software biz²Archiver von inPuncto ist SAP-zertifiziert und deckt alle Ablage- und Archivierungsformen ab. Im Gegensatz zu einem Content-Server ist das inPuncto Archiv ein gesetzeskonformes SAP-Archiv, das auch zur vollständigen Komprimierung und Verschlüsslung von Daten und Dokumenten dient. Mit dem inPuncto-Zusatzmodul für Crypto- bzw. Verschlüsselungstechniken wird eine normale Festplatte zu einem WORM-fähigen Medium.

Dank der inPuncto Add-ons lässt sich ein bereits vorhandenes SAP-System gezielt um Zusatzfunktionen zur automatischen Dokumentenverarbeitung, Dokumentenerzeugung und Dokumentenarchivierung erweitern. Da die Software modular und flexibel ist, können die einzelnen Tools auch miteinander kombiniert und kundenspezifisch angepasst werden.

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