inPuncto realisiert „Spätes Archivieren in SAP mit dem Barcodeverfahren“ bei einem Energiedienstleister

Gegen Ende 2018 wurde das Projekt „Spätes Archivieren in SAP mit dem Barcodeverfahren“ von inPuncto und Partner itelligence erfolgreich realisiert. Der Kunde, ein Energiedienstleister und Hersteller von Batteriespeichern, beschäftigt rund 350 Mitarbeiter an insgesamt sieben Standorten in Deutschland, Italien, Großbritannien, den USA und Australien. 

inPuncto-Standardszenario erfüllt alle Kundenanforderungen

Für die Umsetzung des Projekts „Spätes Archivieren mit dem Barcodeverfahren“ war seitens inPuncto keine kundenspezifische Konfiguration der Software notwendig. Das Standardszenario verfügt bereits über eine so umfangreiche Funktionspalette, dass alle Anforderungen des Kunden erfüllt wurden und keine Anpassungen vorgenommen werden mussten.

Add-on-Software von inPuncto erweitert das SAP-System um die Barcode-Archivierung

Um das Archivierungsszenario zu realisieren wurden folgende inPuncto-Add-ons in das bereits vorhandene SAP-System implementiert: die Scanner-Software biz²Scanner und der Dokumentenverarbeiter biz²ScanServer. Zum Erfassen der Belege kommt ein einfacher Dokumentenscanner zum Einsatz.

Um beim Kunden eingehende Dokumente mit der Lösung von inPuncto und itelligence zu verarbeiten, werden zunächst mittels SAP-Transaktion (z.B. FB60 oder MIGO) SAP-Objekte erzeugt. Beim Verbuchen der Dokumente erfolgt eine automatische Barcode-Abfrage. Damit der Barcode später dem entsprechenden Dokument zugeordnet werden kann, wird der Barcode mittels Barcode-Rolle/-Label auf dem eingehenden Beleg angebracht und mit einem Barcode-Handscanner erfasst. Durch die Transaktion OAM1 sind im Rechnungscockpit alle SAP-Objekte sichtbar, die mit einem Barcode versehen sind.

Die Dokumente, die bereits mit einem Barcode versehen und via Handscanner erfasst wurden, werden anschließend im Stapel eingescannt, vom Dokumentenverarbeiter biz²ScanServer im Hintergrund separiert, ausgelesen und ins Archiv übertragen. Bei der Dokumenterfassung wird außerdem der Barcode ausgelesen und automatisch mit dem zuvor erzeugten SAP-Objekt verknüpft. Dieser Vorgang, nämlich das Verknüpfen eines Dokuments mit einem „wartenden“, also vorher erzeugten SAP-Objekt, wird als „Spätes Archivieren“ bezeichnet.

Archivierungslösung für SAP vereinfacht die Dokumentenverarbeitung

Dank der gemeinsamen Lösung von inPuncto und itelligence ist die Verarbeitung der eingehenden Dokumente für den Kunden nicht nur einfacher, sondern erfolgt im Gegensatz zur manuellen Dokumentenerfassung auch viel schneller und ist nahezu fehlerfrei. Die intuitive Bedienung der inPuncto-Software über die gewohnte SAP-Oberfläche erforderte nur einen minimalen Schulungsaufwand und bereits nach kurzer Zeit waren alle Bearbeiter in der Lage sicher mit der neuen Lösung zu arbeiten.

Der Kunde ist außerdem begeistert von dem guten Preis-Leistungs-Verhältnis und dank der insgesamt beschleunigten Dokumentenbearbeitung samt der daraus resultierenden monetären Vorteile wird sich die Investition schon nach kurzer Zeit amortisieren.

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inPuncto Jahresrückblick 2018

2018 war ein erfolgreiches, dynamisches und vielseitiges Jahr für inPuncto, voller Projekte, Begegnungen und Entwicklungen. Die wichtigsten Leistungen und Ereignisse des vergangenen Jahres gibt es noch einmal gebündelt im inPuncto-Jahresrückblick 2018:

Updates & Zertifizierung

Das ganze Jahr über hat inPuncto eine Reihe von Updates für die SAP-Add-ons bereitgestellt, darunter Updates für den Scan-Client biz²Scanner, das Workflow-Management-Tool biz²DocumentControl und das große Upgrade für den Posteingangsverarbeiter biz²ScanServer.
Der biz²Archiver hat außerdem die SAP-Zertifizierung für die Integration mit SAP S/4HANA® erhalten, wodurch von SAP bestätigt wurde, dass die Archivierungssoftware mit SAP S/4HANA über Standardintegrationstechnologien integriert ist.

Webinare rund um die SAP-Themen

inPuncto hat zahlreiche kostenlose Webinare zum Kennenlernen der SAP-Zusatzsoftware organisiert, wie zum Beispiel Automatisierung von dokumentbasierten Geschäftsprozessen in SAP, E-Mail-PDF-Rechnungen & ZUGFeRD, Digitale Personalakte, Barcode-Archivierung und Einfache Dokumenterstellung aus SAP.
Durch die Webinare hatten die Teilnehmer die Möglichkeit, die Software in Aktion zu erleben. Auch im kommenden Jahr wird inPuncto wieder Webinare anbieten, die Interessenten dabei helfen, mehr über die von inPuncto angebotenen Lösungen zu erfahren.

Soziales Engagement bei tradition-ES

inPuncto legt großen Wert darauf, sich aktiv in sozialen Projekten zu engagieren. In diesem Jahr war Geschäftsführer Dr. Frank Marcial mit dem Unternehmernetzwerk tradition-ES unter anderem beim Eßlinger-Zeitung-Lauf 2018 dabei. Unter dem Motto "Jung für Alt" wurden Spenden gesammelt, um damit soziale Projekte zugunsten von Senioren in und um Esslingen zu finanzieren.

DSAG-Thementag zum Thema "Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung für SAP"

inPuncto hat sich als Aussteller am DSAG-Thementag "Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung für SAP" beteiligt. Diese Gelegenheit wurde dazu genutzt, um sich sowohl mit den Firmenvertretern auszutauschen, die bereits elektronische Rechnungsverarbeitung nutzen, als auch mit denen, die sich für die künftige Einführung interessieren und sich über die Möglichkeiten informieren wollten.

Kundenvertrauen und neue Rekorde

2018 wurden auch wieder zahlreiche Projekte erfolgreich abgeschlossen. Beispielsweise wurde eine Lösung, die in der Vergangenheit für einen Kunden implementiert wurde, so gut von diesem angenommen, dass inPuncto mit einem weiteren Projekt für den Bereich der späten Archivierung betraut wurde.
Aber auch der Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V. kann durch die Implementierung der SAP-Add-ons für die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung jetzt Rechnungen schneller und effizienter bearbeiten.
Für einen weiteren Kunden wurde das Projekt "Automatisierte Rechnungsbearbeitung von Lieferantenrechnungen in SAP" in Rekordgeschwindigkeit umgesetzt. Die schlanken  Lösungen für die automatisierte Rechnungsverarbeitung wurden dafür in das bereits vorhandene SAP-System implementiert.

inPuncto bedankt sich bei seinen Partnern, Kunden und natürlich auch bei seinen Mitarbeiter/innen für die erfolgreiche Zusammenarbeit im vergangenen Jahr und wünscht alles Gute und viel Erfolg für 2019!

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Den Rechnungsprozess in SAP FI vereinfachen

Eingangsrechnungen und andere eingehende Dokumente lassen sich mit den inPuncto-Lösungen automatisch erfassen und direkt in SAP ablegen. Der Rechnungsprozess wird schneller und transparenter, wodurch sich auch die Anschaffungskosten der Zusatzlösungen schnell amortisieren.

Beschleunigung des Rechnungsprozesses

Dank der Lösungen von inPuncto beginnt die Beschleunigung des Rechnungsprozesses schon bei der Ankunft der Eingangsrechnungen. Diese werden, egal ob sie in Papierform oder elektronisch eintreffen, entweder einzeln oder im Stapel erfasst, durch den Posteingangsbearbeiter biz²ScanServer via OCR/ICR-Mechanismen ausgelesen und mit den Stammdaten abgeglichen. Entsprechend einer vorher festgelegten Prozesslogik bzw. Unterschriftenregelung wird ein SAP-Workflow initiiert. Dank der automatischen Weiterleitung der Rechnungen an den jeweils nächsten Bearbeiter verkürzt sich das Umlaufverfahren der Rechnungsbearbeitung enorm. Durch das inPuncto-Rechnungseingangsbuch mit SAP-Cockpit-Funktion haben alle Beteiligten jederzeit einen Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand der Rechnungen und die dazugehörigen Originaldokumente – und zwar ohne aufwändige Suche, da alle Dokumente an einem Ort sind. Auch Vertreterregelungen und Eskalationen sind klar geregelt, sodass es im Bearbeitungsprozess keinen Zeitverlust gibt.

Kosteneinsparungen beim Rechnungsprozess mit inPuncto-Add-ons

Dadurch, dass die Prozesse und Abläufe standardisiert und Vertretungen klar definiert sind, muss nicht jedes einzelne Mal neu entschieden werden. Die Prozesskosten lassen sich dadurch bis zu 50 Prozent reduzieren. Ein weiterer Vorteil ist, dass alle Rechnungen (Papier, E-Mail, EDI…) mit dem Posteingangsverarbeiter biz²ScanServer erfasst werden. Die Rechnungen werden dann im Rechnungscockpit gesammelt und verarbeitet. Via Cockpit oder Business Workplace, E-Mails oder Web können die Rechnungen dann an die nächsten Bearbeiter weitergeleitet werden. Auch Nicht-SAP-User lassen sich so bequem in den Rechnungsprozess einbinden. Da SAP immer das führende System bleibt, müssen sich die Anwender nicht in ein neues System einarbeiten, was wiederum den Schulungsaufwand minimiert. Kostenvorteile entstehen außerdem durch die Steigerung der Skontoerträge und Mahngebühren entfallen dank der Einhaltung der Zahlungsziele. Die Zusatzlösungen für SAP verfügen über eine intuitive Oberfläche und den Anwendern steht ein kompetenter Support mit einem persönlichen Ansprechpartner zur Seite.

Optimierung des Rechnungsprozesses

Die standardisierten Abläufe sparen nicht nur Zeit und Kosten, sondern reduzieren auch die Fehleranfälligkeit und sorgen für Revisionssicherheit und Transparenz im Rechnungsprozess.  Zusätzlich werden alle Verarbeitungsaktionen lückenlos protokolliert und erfüllen somit die gesetzlichen Vorgaben. Dies ließ sich die inPuncto GmbH von Wirtschaftsprüfern zertifizieren. Für jeden Rechnungsworkflow wird außerdem ein Protokoll im PDF-Format generiert, das dann automatisch mit der Rechnung verknüpft wird. Im Rechnungseingangsbuch mit Cockpit können sich alle Beteiligten jederzeit einen Überblick über alle Rechnungen und deren Bearbeitungsstand verschaffen, sodass die Bearbeitung effizient koordiniert und verteilt werden kann. Per Knopfdruck lassen sich bestimmte Auswertungen vornehmen, sodass gezielt Reports über Fälligkeiten und Skonti, Liquiditäts-Abfluss etc. erstellt und entsprechend darauf reagiert werden kann.

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