SuperOffice präsentiert neue DSGVO-Funktionen

SuperOffice präsentiert mit Stolz die neuen Funktionen zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die Unternehmen bei der Einhaltung der DSGVO unterstützen und ihnen helfen, ihre Kontaktdatenbank effizienter zu verwalten sowie die Privatsphäre ihrer Kunden besser zu schützen.

Nach zwei Jahren harter Arbeit und intensiver Recherche der rechtlichen Anforderungen und Herausforderungen der DSGVO ist SuperOffice einer der ersten CRM-Softwareanbieter in Europa, der seinen Kunden Funktionen zur Einhaltung der DSGVO anbietet.

„Ich bin sehr stolz darauf, dass SuperOffice jetzt tatsächliche, greifbare Funktionen anbietet, die die Einhaltung der DSGVO-Bestimmungen erleichtern“, sagt Guttorm Nielsen, Chief Product Officer. „Wir haben in den letzten beiden Jahren hart gearbeitet und genau untersucht, wie ein CRM-System von der neuen Richtlinie betroffen ist. Und jetzt, zwei Monate vor Inkrafttreten der DSGVO, ist SuperOffice bereit.“

Die neue und verbesserte Version SuperOffice CRM 8.2 bietet spezielle Funktionen, die Unternehmen bei der Einhaltung der DSGVO-Richtlinien bezüglich Aufbewahrung, Schutz und Verwaltung personenbezogener Daten von EU-Bürgern unterstützen – von dem Moment an, indem sie als Kontakte in SuperOffice CRM erstellt werden bis zu dem Zeitpunkt, an dem sie gelöscht oder entfernt werden.

„Ich bin ein großer Befürworter der DSGVO und ihrer Botschaft. Die Richtlinie schützt das grundlegende Recht jeder Person – nämlich das Recht auf Privatsphäre“, erklärt Gisle Jentoft, CEO. „Wir bei SuperOffice haben die Privatsphäre immer respektiert. Aus diesem Grund freuen wir uns über die Herausforderung und können Unternehmen jetzt ein System an die Hand geben, das sie auf ihrem Weg zur DSGVO-Konformität unterstützt.“
SuperOffice plant, die Funktionen zur DSGVO in mehreren Phasen im Laufe des Jahres 2018 einzuführen.

Heute wird die erste und wichtigste Phase veröffentlicht. SuperOffice bietet jetzt eine Reihe von DSGVO-Kernfunktionen, wie Zustimmungsmanagement, Abonnementmanagement und Massenaktualisierungen. Mit diesen können Unternehmen ihre CRM-Daten verwalten und gleichzeitig Datensicherheit und Schutz der Privatsphäre bei jedem Schritt im Auge behalten.

Nahtlos in SuperOffice CRM integriert und gemäß den Anforderungen der DSGVO erstellt – die neue Funktion Privacy by Design stellt sicher, dass der Datenschutz in alle Aktivitäten und Prozesse eines Unternehmens integriert ist.

CEO von SuperOffice, Gisle Jentoft, sagt voraus: „Wir erleben heute den Beginn einer neuen Ära, in der persönliche Rechte und Freiheiten besonders geschützt werden. Meiner Überzeugung nach werden Kunden bald nicht mehr bei Unternehmen einkaufen, die nicht zeigen, dass sie sorgfältig mit personenbezogenen Daten umgehen. Um bestehende Kunden zu behalten und neue zu gewinnen müssen Unternehmen anfangen, Fragen rund um den Datenschutz ernst zu nehmen. Und je früher das geschieht, desto besser.“

Die neuen Funktionen zur DSGVO sind ab dem 13. März 2018 sowohl für Kunden der Cloud-Version als auch der Standortinstallation verfügbar.

Eine Übersicht der neuen DSGVO-Funktionen in SuperOffice CRM:

  • Zustimmungsmanagement – Gemäß der DSGVO-Richtlinie muss ein Unternehmen immer einen Zweck definieren, um personenbezogene Informationen zu erfassen. Ein Zweck muss durch eine rechtliche Grundlage gestützt sein. Unternehmen müssen für alle Personen, die in einem CRM-System gespeichert ist, den Zweck und die rechtliche Grundlage für die Datenspeicherung dokumentieren.

    Die neuen Funktionen ermöglichen es Unternehmen, auf einfache Weise mehrere Zwecke und mehrere Zustimmungen zu speichern, die rechtliche Grundlage für die Datenspeicherung zu dokumentieren, die Quelle der Zustimmung anzugeben sowie zu speichern, wann und wer die Kontaktinformationen aktualisiert hat.

  • Abonnementmanagement – Gemäß europäischem Recht, das für nationale Marketingpraktiken gilt, ist es einem Unternehmen nur gestattet, digitale Marketingmitteilungen an Personen zu senden, die eine entsprechende Erlaubnis gegeben haben. Selbst wenn dies keine gesetzliche Anforderung ist, gilt dies dennoch als gute Praxis.

    Mehrere neue Funktionen zum Abonnementmanagement in SuperOffice CRM ermöglichen Unternehmen, auf einfache Weise die Art von Informationen, die Interessenten und Kunden erhalten möchten, zu erfassen und zu dokumentieren (Opt-in oder Opt-out) und somit eine bessere, zielgerichtete Kommunikation sicherstellen.

  • Massenaktualisierung – Ein wesentlicher Schritt zur Erfüllung der DSGVO ist eine Prüfung der in SuperOffice CRM-System gespeicherten personenbezogenen Daten in Bezug auf die neuen DSGVO-Anforderungen. Daher müssen viele Unternehmen eine erhebliche Anzahl der Kontakte in ihrer Datenbank aktualisieren.

    Mit der Massenaktualisierung können Unternehmen personenbezogene Daten für eine große Gruppe von Kontakten, Aktivitäten, Verkäufen und Projekten ändern – und das mit nur wenigen Klicks.

Im weiteren Jahresverlauf wird SuperOffice weitere Funktionen zur Einhaltung der DSGVO einführen.

Für weitere Informationen zu den neuen DSGVO-Funktionen in SuperOffice CRM und unseren Services wenden Sie sich bitte an: info@superoffice.de

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Papyrus setzt europaweit auf SuperOffice CRM

Mit mehr als 50.000 Kunden und einem Jahresumsatz von 1.340 Millionen Euro in 2016 ist Papyrus ein führender Anbieter von Papier- und Logistiklösungen für die Druckindustrie und ein bedeutender Distributor von Büropapier in Europa. Als Botschafter für den Einsatz von Papier im Kommunikationsmix schafft Papyrus über eine pan-europäische Papier-Logistik Mehrwerte für über 50.000 Kunden in 19 Märkten in Europa.

Im Januar 2017 stand Papyrus Deutschland im Zuge einer SAP-Umstellung vor der Herausforderung, auch eine Lösung für ein CRM-System zu finden. Das Kundeninformationssystem, das das Unternehmen bis dato im Einsatz hatte, war veraltet und konnte nicht ohne weiteres dem neuen SAP-Standard angepasst werden. Da jedoch der Zeitplan für die Einführung des neuen Standards für den Sommer 2017 relativ eng gehalten war, kam man zum Entschluss, besser in eine neue CRM-Lösung zu investieren. Diese musste aber bis zur SAP-Umstellung komplett lauffähig sein.

Da bereits die skandinavischen Unternehmen der Papyrus-Gruppe SuperOffice CRM erfolgreich im Einsatz hatten, war es naheliegend, dessen Nutzung neben CRM-Systemen anderer Anbieter auch für Papyrus Deutschland zu prüfen – ein zeitaufwändiger Prozess, der den Gesamtzeitplan für eine Systemimplementierung noch stärker unter Druck setzte. Mitte Mai fiel jedoch die Entscheidung, SuperOffice als europaweites CRM-System in der gesamten Papyrus-Gruppe zu nutzen, verbunden mit der Herausforderung, das System zum 1. August bei Papyrus Deutschland implementiert und lauffähig zu haben. Insgesamt sollten ca. 250 User ab dem 2. August mit SuperOffice CRM produktiv arbeiten können.

Bernd Weick, Bereichsleiter e-Business bei Papyrus Deutschland erinnert sich: „Wir waren unter enormen Zeitdruck, denn im Zuge der SAP-Umstellung im Sommer und dem Abschalten des bisherigen CRM-Systems musste sichergestellt sein, dass wir ab dem 1. August alle Kundendaten im neuen CRM zur Verfügung hatten.“ Dank eines schlanken und hoch motivierten Projektteams seitens Papyrus und der Unterstützung durch ein kleines Expertenteam von SuperOffice-Mitarbeitern stand das Test-System bereits in der zweiten Juliwoche zur Verfügung. „Eine sehr offene Kommunikationsweise zwischen Papyrus und SuperOffice war der Schlüssel zum Erfolg: Wir konnten frühzeitig unsere Wünsche adressieren, und die Experten von SuperOffice konnten rechtzeitig auf die daraus resultierenden Aufgabenstellungen reagieren“, so Bernd Weick weiter.

Nach den ersten Tests der Hauptprozesse im Testsystem fanden zeitnah und parallel zur SAP-Umstellung die ersten Schulungen in SuperOffice statt. Nach dem „Train-the-trainer“-Prinzip wurden zunächst Mitarbeiter geschult, die dann wiederum ihr Wissen an andere Anwender weitergaben. So konnte ein fließender Wissenstransfer stattfinden, aufkommende Fragen frühzeitig beantwortet und Vertrauen in das neue System geschaffen werden.

Nach der erfolgreichen Einführung des neuen SAP-Standards bei Papyrus Deutschland, der bereits in vielen anderen Papyrus-Ländern als Standard genutzt wurde, griff nun auch die SuperOffice-Schnittstelle auf das SAP-ERP zu und der Datentransfer zwischen CRM und ERP konnte rechtzeitig und erfolgreich in Betrieb genommen werden. Nach der erfolgreichen Implementierung der Systeme seit Anfang August können nun die Prozesse im SuperOffice CRM noch individueller auf die Bedürfnisse und internen Abläufe von Papyrus angepasst werden. SuperOffice CRM bietet über die Flexibilität in der Anpassung klare Vorteile für Unternehmen, denn das System passt sich den Unternehmensprozessen an und nicht das Unternehmen an die Prozesse des CRM-Systems. Nach der Implementierung von SuperOffice bei Papyrus Deutschland folgte im Oktober 2017 die Einführung bei Papyrus in der Schweiz. Die Papyrus-Unternehmen in den Niederlanden, Polen und Ungarn folgen im nächsten Schritt. Insgesamt arbeiten aktuell mehr als 600 Anwender bei Papyrus in Europa mit SuperOffice CRM.

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Der Kundenservice-Benchmark-Bericht 2018

SuperOffice, Europas führender Anbieter von Customer Relationship Management (CRM)-Software, hat in einer neuen Studie festgestellt, dass 62 % der Unternehmen Kundenserviceanfragen nicht beantworten.

Branchenumfragen zeigen, dass zwar 80 % der Unternehmen glauben, dass sie ausgezeichneten Kundenservice bieten, jedoch nur 8 % der Kunden das Gefühl haben, ausgezeichneten Kundenservice zu erhalten. SuperOffice wollte diese Zahlen überprüfen und hat aus diesem Grund eine eigene Leistungsanalyse zum Kundenservice mit weltweit 1.000 kleinen und großen Unternehmen durchgeführt.

SuperOffice hat allen Unternehmen die gleiche E-Mail mit zwei Fragen geschickt und Folgendes bewertet: wie schnell die Unternehmen antworten, den Inhalt der Support-Antwort sowie Qualität und Tonfall der Antwort.

Vor der Studie ging SuperOffice davon aus, dass der Service der meisten Unternehmen sehr gut ist, dass kleinere Unternehmen besser abschneiden als große und dass alle Firmen schnell auf Kundenserviceanfragen reagieren.

Hier sind die wichtigsten Erkenntnisse der Studie:

• 62 % der Unternehmen reagierten nicht auf Kundenservice-E-Mails.
• 90 % der Unternehmen bestätigen den Erhalt der E-Mails nicht.
• 97 % der Unternehmen fragten nicht nach, ob die Antwort zufriedenstellen war.
• Nur 20 % der Unternehmen beantwortete unsere Fragen in der ersten Antwort.
• Die durchschnittliche Bearbeitungszeit einer Kundenserviceanfrage betrug 12 Stunden und 10 Minuten.

Weitere Informationen zur Umfrage und die genauen Ergebnisse finden Sie hier.

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