Connectivity bietet eine Software speziell für Unternehmensberatungen an

Die Grundlage für erfolgreiche Beratungsleistungen sind Informationen. Vollständig und aussagekräftig dargestellt. Und genau dafür ist ConAktiv Consult gemacht. Mit dieser modular aufgebauten Software werden alle Aktivitäten in einer Unternehmensberatung zielgerichtet gesteuert. Die Software ConAktiv Consult ist speziell auf das Projektgeschäft von Consultingunternehmen zugeschnitten und bietet die branchentypischen Funktionen zur Steuerung der Unternehmensabläufe. Alle kaufmännischen Prozesse werden mit einer einzigen Software abgedeckt: CRM und Neukundenakquise, Termin- und Ressourcenplanung, Mitarbeiterqualifikation, Projektsteuerung, Leistungserfassung, Integration freier Mitarbeiter, Auslastungsplanung mit Urlaubsverwaltung, Abrechnung von Zeit und Material, Buchhaltung und Liquiditätsplanung werden integriert.

Die Software ConAktiv überzeugt immer mehr Kunden aus der Consultingbranche. Sie schätzen vor allem:

  • die verbesserten Vertriebschancen durch integriertes CRM (Kunden gewinnen und Kunden binden)
  • die komplette Projektabwicklung und transparente Budgetsteuerung 
  • die optimale Auslastung durch übersichtliche Termin- und Ressourcenplanung
  • mehr Planungssicherheit durch individuelles Reporting
  • die einheitliche Datenbasis und dadurch maximale Transparenz und Effektivität in den Geschäftsprozessen
  • den modularen Aufbau – ConAktiv Consult wächst mit dem Unternehmen mit 
  • die einfache intuitive Bedienung

ConAktiv Consult bietet einen breit gefächerten Funktionsumfang und lässt sich ohne große Programmierarbeiten in die bestehende Infrastruktur einbinden und fügt sich in den Workflow der Unternehmensberatung ein. Das Leistungsspektrum der modularen Unternehmenssoftware kann von Anfang an oder später durch vielfältige Erweiterungen ausgebaut werden. Die Software zeichnet sich zudem durch einen hohen Grad individueller Anpassungsmöglichkeiten aus.

 

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DocuWare steigert Cloud-Umsatz im ersten Halbjahr 2018 um 112 Prozent

Die DocuWare Gruppe knüpft an den Erfolg des letzten Jahres an. Im ersten Halbjahr 2018 spiegeln rasant steigende Cloud-Umsätze die stetig wachsende Zahl der Unternehmen wider, die sich für DocuWare Cloud entscheiden.

DocuWare, Anbieter von Lösungen für Dokumenten-Management und Workflow-Automation, hat in den ersten sechs Monaten des laufenden Geschäftsjahres seinen Umsatz mit DocuWare Cloud mehr als verdoppelt. Mit einem Plus von 112 Prozent unterstreicht das Unternehmen seine weltweit führende Position bei Cloud-Lösungen für den Mittelstand. Und die Aussichten für DocuWare und seinen wachsenden Partnerkanal sind weiterhin sehr günstig – Marktprognosen zeigen, dass 78 Prozent der kleinen und mittleren Unternehmen in den nächsten zwei Jahren auf Cloud Computing umsteigen werden.

In den vergangenen zwei Jahren konnte DocuWare mit seiner Cloud-First-Strategie das Wachstum deutlich beschleunigen. Dank der hohen Verfügbarkeit, nahezu 100-prozentigen Sicherheit sowie enormen Zeit- und Kosteneinsparungen ist die Cloud-basierte Lösung die erste Wahl bei Content-Services-Plattformen. Der Erfolg der DocuWare Gruppe zeigt, dass immer mehr Unternehmen die Vorteile erkannt haben und auch davon profitieren wollen.

„Zweifelsohne haben wir dieses Jahr mit der Verfügbarkeit von DocuWare Version 7 und dem gleichzeitigen Launch unserer vorkonfigurierten Cloud-basierten DocuWare Kinetic Solutions wichtige Produkte auf den Markt gebracht, die das Cloud-Wachstum weiter beeinflussen werden“, sagt Geschäftsführer Jürgen Biffar. „Mit den vorhandenen Lösungen DocuWare Kinetic Solution für Rechnungsverarbeitung und DocuWare Kinetic Solution für Personalmanagement unterstützen wir Unternehmen maßgeblich bei der Umstellung von manuellen auf digitale Prozesse mit kurzer Implementierungsphase sowie bei ihrer Investition in eine zukunftssichere Lösung“, ergänzt DocuWare-Gründer Biffar.

Der Gesamtumsatz des Unternehmens stieg im ersten Halbjahr 2018 währungsbereinigt um 15 Prozent, der operative Gewinn (EBIDTA) um 16 Prozent. „Die hohe Rentabilität von DocuWare ermöglichte es, in die Technologie und Ressourcen zu investieren, um der wachsenden Nachfrage nach Cloud-Lösungen gerecht zu werden. So werden wir auch in Zukunft weitere digitale Workflow-Automatisierungslösungen anbieten, die die Kernprozesse in Unternehmen beschleunigen und sich positiv auf die Geschäftstätigkeit auswirken“, so Jürgen Biffar abschließend.

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Sphere Drones bietet UAV-Lösungen von Microdrones an

Sphere Drones, ein führender australischer Anbieter von Drohnenlösungen für kommerzielle Anwendungen, wird der neueste Vertriebspartner der vollintegrierten Systeme von Microdrones. Darren Wilkinson, Vertriebsmitarbeiter für APAC bei Microdrones, erklärt: „Sphere Drones ist im Bereich Drohnen ein zuverlässiger und anerkannter Großanbieter von Vertrieb, Vermietung, Service und Lösungen in Australien. Ihre Mitarbeiter und unsere Produkte … sie ergänzen sich mit diesem Markt hervorragend.“

Paris Cockinos, geschäftsführender Direktor von Sphere Drones: „Wir freuen uns besonders, einen Technologiepionier und Marktinnovator wie Microdrones im Portfolio unserer UAVs zu haben. Systeme von Microdrones bieten alles, was ein kommerzieller Anwender benötigt, um mit dem Einsatz von Drohnen für die Vermessung und Kartierung zu beginnen – das UAV, die Sensoren, die Software, die Hardware, den Workflow, die Schulung und den Support.“ Die derzeit beliebtesten Systeme im Produktprogramm sind:

mdMapper1000DG für Photogrammetrie

mdLIDAR1000 für LiDAR Punktwolkengenerierung

mdTECTOR1000CH4 für Methangas Infrastruktur Detektion

Cockinos erklärte: „Alle Lösungen von Microdrones sind so konzipiert, dass es für Unternehmen einfach und kostengünstig ist, kommerzielle Drohnen einzusetzen. Sie unterstützen einen nahtlos integrierten Workflow – von der Hardware über die Datenerfassung bis hin zur Datenverarbeitung“. Er fügte hinzu: „Dieser integrierte Ansatz ermöglicht es Wirtschaftsunternehmen, automatisch und ohne Verzögerung Informationen aus der Luft zu erfassen, zu analysieren und rasch in ihre täglichen Betriebsabläufe zu integrieren. Außerdem sorgt dieser Ansatz für einen bemerkenswerten Wertzuwachs!“

Neben der Bereitstellung vollständig integrierter Systeme ist die Flugplattform von Microdrones auch eine ideale Basis für Kundenanwendungen. Ausgelegt für den harten kommerziellen Einsatz im Feld, widerstehen Microdrones-Systeme Hitze, Kälte und Feuchtigkeit und bewahren gleichzeitig ihre Stabilität bei Wind und Wetter. Wilkinson fügte hinzu: „Eines der Dinge, die wir über unsere Drohnen aussagen können – sie melden sich nicht krank. Sie sind unverwüstlich unter harten Bedingungen. Das bedeutet, dass Sie selbst an Tagen, an denen Sie es vielleicht nicht wollen, dort draußen sein können, um Arbeit zu erledigen.“

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Den Rechnungsprozess in SAP FI vereinfachen

Eingangsrechnungen und andere eingehende Dokumente lassen sich mit den inPuncto-Lösungen automatisch erfassen und direkt in SAP ablegen. Der Rechnungsprozess wird schneller und transparenter, wodurch sich auch die Anschaffungskosten der Zusatzlösungen schnell amortisieren.

Beschleunigung des Rechnungsprozesses

Dank der Lösungen von inPuncto beginnt die Beschleunigung des Rechnungsprozesses schon bei der Ankunft der Eingangsrechnungen. Diese werden, egal ob sie in Papierform oder elektronisch eintreffen, entweder einzeln oder im Stapel erfasst, durch den Posteingangsbearbeiter biz²ScanServer via OCR/ICR-Mechanismen ausgelesen und mit den Stammdaten abgeglichen. Entsprechend einer vorher festgelegten Prozesslogik bzw. Unterschriftenregelung wird ein SAP-Workflow initiiert. Dank der automatischen Weiterleitung der Rechnungen an den jeweils nächsten Bearbeiter verkürzt sich das Umlaufverfahren der Rechnungsbearbeitung enorm. Durch das inPuncto-Rechnungseingangsbuch mit SAP-Cockpit-Funktion haben alle Beteiligten jederzeit einen Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand der Rechnungen und die dazugehörigen Originaldokumente – und zwar ohne aufwändige Suche, da alle Dokumente an einem Ort sind. Auch Vertreterregelungen und Eskalationen sind klar geregelt, sodass es im Bearbeitungsprozess keinen Zeitverlust gibt.

Kosteneinsparungen beim Rechnungsprozess mit inPuncto-Add-ons

Dadurch, dass die Prozesse und Abläufe standardisiert und Vertretungen klar definiert sind, muss nicht jedes einzelne Mal neu entschieden werden. Die Prozesskosten lassen sich dadurch bis zu 50 Prozent reduzieren. Ein weiterer Vorteil ist, dass alle Rechnungen (Papier, E-Mail, EDI…) mit dem Posteingangsverarbeiter biz²ScanServer erfasst werden. Die Rechnungen werden dann im Rechnungscockpit gesammelt und verarbeitet. Via Cockpit oder Business Workplace, E-Mails oder Web können die Rechnungen dann an die nächsten Bearbeiter weitergeleitet werden. Auch Nicht-SAP-User lassen sich so bequem in den Rechnungsprozess einbinden. Da SAP immer das führende System bleibt, müssen sich die Anwender nicht in ein neues System einarbeiten, was wiederum den Schulungsaufwand minimiert. Kostenvorteile entstehen außerdem durch die Steigerung der Skontoerträge und Mahngebühren entfallen dank der Einhaltung der Zahlungsziele. Die Zusatzlösungen für SAP verfügen über eine intuitive Oberfläche und den Anwendern steht ein kompetenter Support mit einem persönlichen Ansprechpartner zur Seite.

Optimierung des Rechnungsprozesses

Die standardisierten Abläufe sparen nicht nur Zeit und Kosten, sondern reduzieren auch die Fehleranfälligkeit und sorgen für Revisionssicherheit und Transparenz im Rechnungsprozess.  Zusätzlich werden alle Verarbeitungsaktionen lückenlos protokolliert und erfüllen somit die gesetzlichen Vorgaben. Dies ließ sich die inPuncto GmbH von Wirtschaftsprüfern zertifizieren. Für jeden Rechnungsworkflow wird außerdem ein Protokoll im PDF-Format generiert, das dann automatisch mit der Rechnung verknüpft wird. Im Rechnungseingangsbuch mit Cockpit können sich alle Beteiligten jederzeit einen Überblick über alle Rechnungen und deren Bearbeitungsstand verschaffen, sodass die Bearbeitung effizient koordiniert und verteilt werden kann. Per Knopfdruck lassen sich bestimmte Auswertungen vornehmen, sodass gezielt Reports über Fälligkeiten und Skonti, Liquiditäts-Abfluss etc. erstellt und entsprechend darauf reagiert werden kann.

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Neue Workflow-Effizienz im Schienenfahrzeugbau

Auf der Innotrans 2018 zeigt Software-Entwickler Aucotec mit seiner Mobility-Lösung erstmals eine spezielle Variante für die Entwicklung der Fahrzeugelektrik und Verdrahtung von Schienenfahrzeugen. Die kooperative Plattform Engineering Base (EB) unterstützt sowohl standardisiertes Arbeiten als auch individuelle Anforderungen. Zum einen erlaubt sie die Wiederverwendung ganzer Funktionen, zum anderen zwingt sie Abläufe nicht wie sonst üblich in eine starre Chronologie.

Richtig kombiniert

Der Ruf nach standardisierten Modulen wird auch im Railway-Bereich immer lauter. Sie versprechen schnellere Fahrzeugentwicklung und reibungslosere Inbetriebnahmen. Doch ein fertiger Baukasten wie im PKW-Bereich funktioniert hier nicht, denn Schienenfahrzeuge müssen individuell auf verschiedene Streckenanforderungen angepasst werden.

In EB lassen sich in einem beliebig erweiterbaren Grundbaukasten Funktionen als Bausteine halten, z. B. für Beleuchtung, die aus Steuerungen, Anzeigen und Leuchten besteht. Optionen sind als separate Teilschaltungen hinterlegt, das erspart die sonst zahllosen Blattvarianten mit allen möglichen Options-Kombinationen. Mit EB werden Wagons nicht mehr für jeden Zug einzeln gezeichnet, sondern aus den qualitätsgeprüften Funktions-Modulen konfiguriert. „So kombiniert die Plattform Individualität und Standards zu einem deutlich optimierten Workflow“, sagt Georg Hiebl, Produktmanager Mobility bei Aucotec.

Flexibel anpassbar

Doch das war den Softwareentwicklern nicht genug. Perfekt ist ein Workflow erst, wenn das Engineering-System den Anwendern Freiheit im Arbeitsablauf ermöglicht. „Beim derzeitigen Kostendruck ist es wichtig, den Planungsprozess an die internen Vorgaben anzupassen – nicht umgekehrt die Abläufe den begrenzenden Fähigkeiten eines Systems unterwerfen zu müssen“, so Hiebl. Außerdem müsse alles nahtlos in die IT-Umgebung integrierbar sein. Dafür ist EB mit einer Mehrschicht-Architektur ausgestattet, die flexible Anpassungen an Prozesse und nahtloses Anbinden an andere Systeme ermöglicht.

„Single Source of Truth“ macht Änderungen transparent

Zusätzlich erlaubt das System einen außergewöhnlich transparenten Änderungsprozess. Die vielen Änderungen im Schienenfahrzeug-Entwicklungsprozess sind bei der Zusammenarbeit unterschiedlicher Disziplinen eine große Herausforderung. In EB arbeiten alle Disziplinen parallel, auch simultan, auf einem zentralen Datenmodell. Diese „Single Source of Truth“ bleibt automatisch aktuell und ergibt nicht nur für Ingenieure, sondern auch für die individuell konfigurierbaren Fertigungslisten eine besonders durchgängige Datenkonsistenz. Dabei ist jederzeit nachvollziehbar, was von wem geändert wurde. EBs Datenmodell sorgt dafür, dass Korrekturen, einmal an einer Stelle der Dokumentation gemacht, sich sofort in jeder weiteren Repräsentanz des geänderten Objekts zeigen.

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Automatisierte Berichtsverarbeitung in Microsoft Dynamics 365 for Sales

Der UniPRO/ReportManager realisiert für Microsoft Dynamics 365 for Sales einen automatisierten Prozess zur Ausgabe und Verteilung von Berichten und Belegen. Zentral ist ein allgemeingültiger Ablauf, an dessen Ende der Versand des Reports per E-Mail, die Ausgabe in Microsoft Dynamics 365 for Sales bzw. Microsoft SharePoint oder der Druck in Papierform steht.  

Der Freilassinger Softwarehersteller Unidienst entwickelte den UniPRO/ReportManager ursprünglich, um den administrativen Aufwand in Vertrieb und Rechnungswesen einzudämmen. Heute haben die Funktionen des Programms durch ihre Allgemeingültigkeit an den verschiedensten Stellen der Geschäftsprozesse in Microsoft Dynamics 365 for Sales ihren festen Platz. So werden Angebote, Aufträge und Rechnungen im System erfasst und unmittelbar an den Kunden übermittelt. Das mühsame manuelle Erzeugen des Belegs, das Zusammenführen mit einem Versanddokument und das Verschicken entfällt. Der UniPRO/ReportManager generiert nach der Freigabe durch den Anwender den jeweiligen Beleg, schickt ihn per E-Mail an den Kunden, gibt das Briefdokument auf dem Drucker aus oder speichert diesen in Microsoft SharePoint oder im CRM-System.

Durch die Allgemeingültigkeit des Programms ist dieser Ablauf für beliebige Datensatztypen in Microsoft Dynamics 365 for Sales umsetzbar. So erzeugen etwa Finanzdienstleister Beratungsprotokolle, welche sie an den Mandanten senden; Produktionsbetriebe Lieferscheine und Bestellungen oder Softwarehersteller die Kundenlizenzdokumente.

Bei der Entwicklung legte Unidienst großes Augenmerk auf die Konfigurierbarkeit der Anwendung und die Automatisierung der Prozesse. Zentral ist einmal die Generierung der Vorlagen und Versandtemplates für Briefe und E-Mails. Sie hängen von der Art des Belegs (z.B. Angebot), als auch vom Versandtext ab – und beides darüber hinaus von der gewählten Kundensprache. Nicht nur die Sprache, auch die Ausgabeziele E-Mail, Drucker, Microsoft SharePoint und Microsoft Dynamics 365 for Sales sind pro Kunde bestimmbar. Parameter definieren die Filter, die für den Belegversand herangezogen werden sollen. Beispiele hierfür sind der E-Mail-Betreff oder gezielte Kontaktdaten.

Die zweite zentrale Funktion ist der Einsatz von Workflows. Workflows steuern nicht nur die eben genannten Parameter, sondern sind die Grundlage für die flexible Automatisierung unternehmensspezifischer Anforderungen: Sie berücksichtigen auch Sonderbedingungen! So erzeugen sich Geschäftsführer mit UniPRO/ReportManagement durch Workflows periodisch gezielte Auswertungen (z.B. Umsatzberichte) in Microsoft Dynamics 365 for Sales – und stellen sich diese selbst per E-Mail bereit!

Die Basisfunktion des UniPRO/ReportManagers, nämlich das Erzeugen von Berichten, das Zusammenführen mit Versanddokumenten mit und ohne Anhang und die Bereitstellung als E-Mail, Brief oder Dokument auf Microsoft SharePoint ist in diverse Richtungen flexibel zu öffnen. Eine Übersicht über die laufenden, automatisch abzuarbeitenden Berichtsaufträge und deren Erfolg geben Dashboards.

Die Applikation eignet sich für Microsoft Dynamics 365 for Sales Online und für OnPremise Installationen. Wobei zuletzt bei der Online-Funktionalität noch eine Hürde zu nehmen war: Durch ein Client-Tool wird ein Papierbeleg nun auch direkt an den Drucker ausgegeben. Ein Zwischenspeichern des Dokuments ist jetzt nicht mehr notwendig.

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Ascom bringt neuen Ansatz für Workflow-Digitalisierung und –Optimierung im Krankenhaus

Die Ascom Healthcare Platform (AHP) ist ein neuer, klarer Ansatz, um Workflow-Digitalisierung und Optimierungen wie auch Analysen und Smart Data im Krankenhaus durchgehend bereitzustellen. Offen und technologieunabhängig konzipiert, schliesst die Plattform digitale Informationslücken zwischen Geräten, Krankenhaussystemen und klinischem Pflegepersonal. Durch einen verbesserten Fluss und eine optimale Koordination von klinischen Informationen macht die Ascom Healthcare Platform die richtigen Informationen den richtigen Personen zur richtigen Zeit im richtigen Kontext zugänglich und unterstützt so die bestmöglichen Entscheidungen im Pflegeprozess.

Mit der Ascom Healthcare Platform erhalten Pflegekräfte über eine leistungsstarke Integrations-Engine Zugang zu diversen Krankenhaussystemen – und damit jederzeit und überall Zugriff auf wichtige Informationen. Dazu gehören unter anderem Alarme und Notifikationen von Medizinprodukten, Zugriffe auf Patienteninformationen (ePA), verschiedene klinische Anwendungen und eine Integration mit Licht- und Pflegerufsystemen.

Bernward Adams, Managing Director DACH bei Ascom: "Geringere Fehlkommunikation, verbesserte Reaktionszeiten, einfacherer Zugang zu klinischen Daten und eine höhere Verfügbarkeit bei der Patientenpflege sind nur einige der Vorteile der Ascom Healthcare Platform."

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Der Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V. automatisiert die Rechnungsbearbeitung in SAP mit inPuncto-Software

Karitative Einrichtungen müssen (ebenso wie Wirtschaftsunternehmen) verwaltet werden. Der Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V. nutzt dafür das SAP-System und seit 2013 für die automatisierte Rechnungsbearbeitung zusätzlich noch die SAP-Add-on-Software von inPuncto. Vor der Einführung der inPuncto-Software mussten alle Rechnungen, die in Papierform oder elektronisch z. B. als PDF per E-Mail eintrafen manuell eingescannt bzw. abgespeichert, dann geprüft und anschließend freigegeben werden. Diese manuelle Rechnungsbearbeitung war nicht nur sehr zeitaufwändig, sondern auch leicht fehleranfällig.

„Wir suchten deshalb nach einer Lösung, die uns die zeitintensive Rechnungserfassung abnimmt und die Rechnungsprüfung automatisiert“, berichtet John Schopfel, Leiter Anwendungsbetreuung Finanz- und Rechnungswesen.

Um die Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen zu realisieren, wurden die folgenden SAP-Add-ons in das bereits vorhandene SAP-System des Caritasverbands implementiert: Der Scanner-Client biz²Scanner, der Posteingangsverarbeiter biz²ScanServer und das Workflow-Tool biz²DocumentControl.

Automatischer Rechnungsworkflow von elektronischen Rechnungen und Papierrechnungen

Auch heute treffen die Rechnungen beim Cariatasverband in Papierform oder in elektronischer Form als PDF per E-Mail ein. Die Papierrechnungen werden zunächst mit einem Barcode versehen, einzeln oder in Masse mit der Scanner-Software biz²Scanner erfasst und an den Posteingangs-Verarbeitungsservers biz²ScanServer weitergeleitet. Dort werden die Daten via OCR-Texterkennung ausgelesen und im Hintergrund mit den SAP-Stammdaten abgeglichen und vorbelegte Rechnungsdaten anhand der Kundennummer ermittelt. Anschließend startet der Prüf- und Freigabeworkflow mit dem Workflow-Tool biz²DocumentControl. Elektronische Rechnungen werden per Drag&Drop direkt an den biz²ScanServer übertragen. Die Rechnungsdaten werden auch bei elektronischen Rechnungen via OCR ausgelesen, mit den in SAP hinterlegten Daten abgeglichen und vorbelegte Rechnungsdaten anhand der Kundennummer ermittelt bevor der Prüf- und Freigabeworkflow mit dem Workflow-Tool biz²DocumentControl startet.

Kann eine Rechnung keinem Kreditor zugeordnet werden, dann lässt sich dieser mit der Transaktion FK01 direkt anlegen. Die Rechnungsfreigabe erfolgt nach einer Freigabematrix gemäß dem Rechnungsbetrag sowie dem 4-Augen-Prinzip. Es können dazu sowohl SAP-User als auch nicht SAP-User (z.B. via E-Mail) in den Freigabeprozess einbezogen werden. Die Validierung durch die einzelnen Bearbeiter kann auch offline abgewickelt werden. Nachdem der Überweisungsauftrag von allen Stellen freigegeben wurde, findet die Buchung statt und der zuständige Freigeber erhält eine Infomail.

Die Einführung der automatische Rechnungsbearbeitung beim Caritasverband setzte auch bei der inPuncto-Software neue Maßstäbe: „Zwei Funktionen, nämlich die Infomail an den Freigeber und das direkte Anlegen eines Kreditors mit der Transaktion FK01, fanden wir so nützlich, dass wir unsere Software seitdem standardmäßig mit diesen beiden Funktionen ausliefern“, verrät Jürgen Ullrich, Projektleiter bei der inPuncto GmbH.

Automatische Bearbeitung von Überweisungsaufträgen mit und ohne Genehmigungsworkflow

„Die SAP-Zusatzsoftware von inPuncto bot genau das an, was wir suchten und dank der Möglichkeiten, die sich durch die Software boten, konnten wir gleichzeitig auch noch andere Prozesse verbessern“, erinnert sich John Schopfel.

Eine Besonderheit beim Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V. ist nämlich die Nutzung von sogenannten Überweisungsaufträgen. Bei diesen Formularen werden z.B. auch Kontierungswerte aufgedruckt, von der OCR ausgelesen und in SAP automatisch zur Rechnung vorbelegt. Diese Formulare gibt es in zwei verschiedenen Varianten: mit elektronischer Freigabe und ohne elektronische Freigabe. Die Variante mit elektronischer Freigabe ist vergleichbar mit dem normalen Prüfungs- und Freigabeworkflow von Rechnungen ohne Bestellbezug, das Formular ohne Genehmigungsworkflow enthält zusätzlich Felder für Unterschriften, die dann via OCR ausgelesen werden. Sind alle erforderlichen Unterschriften auf dem Formular enthalten, kann die Rechnung gleich gebucht werden.

Erweiterung der Rechnungsprüfung um SEPA-Mandate

Eine weitere Besonderheit beim Caritasverbund war die Erweiterung der Rechnungsprüfung um SEPA-Mandate. Da die Einführung der automatisierten Rechnungsverarbeitung mit der SEPA-Pflicht ab Februar 2014 zusammenfiel, mussten für den Rechnungsprüfungsprozess beim Caritasverbund auch SEPA-Mandate integriert werden. Gemeinsam mit ZALARIS (damals LBU-Systemhaus) wurde dies realisiert. Der Mandatsvordruck wird hierfür mit den Daten des entsprechenden Debitors aus SAP heraus befüllt mit einem Barcode versehen, ausgedruckt und dem Kontoinhaber zum Unterschreiben zugesendet. Die zurückgesendete, unterschriebene Version wird dann eingescannt und via Archive-Link bei den Stammdaten archiviert. Aber dies wurde noch erweitert. Kommen nun unterschriebene SEPA-Formulare an, wird durch das Auslesen und Abgleichen der Formulardaten mit den in SAP hinterlegten Daten der Debitor ermittelt. Liegt ein SEPA-Mandat vor, wird das Dokument automatisch mit dem Debitor verknüpft und durch diese Rückmeldung das Mandat aktiviert. „Dank der automatischen Zuordnung der Formulare sparen wir uns doppelte Arbeit bei den bereits genehmigten SEPA-Mandaten“, erzählt John Schopfel zufrieden.

Kurze Einarbeitungszeit und nahtlose Integration der inPuncto-Software in das vorhandene SAP-System

Eine umfangreiche Einarbeitung der Mitarbeiter des Caritasverbands in die neue Software und Funktionen war nicht nötig, da alle mit der gewohnten SAP-GUI weiterarbeiten konnten. „SAP ist und bleibt das führende System“, erläutert Dr. Frank Marcial, Geschäftsführer der inPuncto GmbH. „Unsere Add-on-Produkte und Lösungen lassen sich nahtlos in das bereits vorhandene SAP-System integrieren, sodass ein teures Drittsystem nicht nötig ist und das bestehende System dank unserer schlanken Software genau um die Funktionen erweitert wird, die benötigt werden.“

Über den Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V.

Der Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V. wurde 1922 von den katholischen Elisabethenvereinen, Vinzenzvereinen und Fürsorgeeinrichtungen gegründet, um gemeinsam Menschen in Not besser helfen zu können. Heute ist der Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V. als Träger- und Spitzenverband der katholischen Kirche der größte soziale Arbeitgeber in der Erzdiözese München und Freising (Oberbayern). Die ca. 7.200 feste Mitarbeiter und ca. genauso viele Ehrenamtlichen bieten in den über 350 Einrichtungen und Diensten vielfältige soziale Dienstleistungen für Menschen aller Altersklassen, gesellschaftlichen Schichten und Konfessionen an.

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SAP-Add-ons von inPuncto: Zusatzfunktionen für das SAP-System

SAP-Add-ons kommen immer dann zum Einsatz, wenn die umfangreichen Standardfunktionen eines SAP-Systems die Anforderungen der Anwender nicht mehr erfüllen. Dank SAP-Add-ons lässt sich ein bereits vorhandene SAP-System nämlich ganz gezielt um genau diese Zusatzfunktionen erweitern – und zwar ohne neue Systeme oder Datenbanken zu implementieren. Im Gegensatz zu sogenannten Plug-ins werden Add-ons tief in bereits vorhandene Systeme integriert und benötigen keine Schnittstellen zu anderen Systemen.

SAP-Add-ons von inPuncto

Mit den SAP-Add-ons von inPuncto lassen sich bereits vorhandene SAP-Systeme erweitern, um dokumentenbasierte Geschäftsprozesse zu automatisieren. Die Lösungen reichen hierbei von der Dokumenterfassung über den Workflow bis hin zur Archivierung.

Capture Software für Papier- und elektronische Dokumente

Die Scanner-Software biz²Scanner verbindet beliebige Dokumentenscanner mit dem SAP-System. Dank der nahtlosen Scanneranbindung lassen sich Dokumente in nur einem Arbeitsschritt direkt in das SAP-System überführen. So können z.B. sensible Unterlagen (z.B. Personaldokumente) direkt am Arbeitsplatz mit dem Dokumentenscanner erfasst und automatisch einem Business-Objekt zugeordnet werden. Die SAP-Scanner-Software lässt sich auch als Capture-Client im Rahmen von hochvolumigen Posteingangs- & Dokumentenverarbeitungs-Szenarien einsetzen.

SAP-Add-on für die automatische Posteingangsverarbeitung

Das serverbasierte SAP-Add-on biz²ScanServer zur Posteingangsverarbeitung & Dokumentenverarbeitung verfügt über mehrere Eingangskanäle (z.B. für Scans, Files, E-Mails, XMLs etc.), d.h. der Posteingangsverarbeitungs-Server von inPuncto ist im Rahmen der Eingangskanäle flexibel und nicht auf ein bestimmtes Format fixiert. Die Aufgaben des Posteingangsverarbeitungs-Servers ist es die eingescannten Dokumente oder elektronischen Dokumente nach SAP zu bringen, diese dort zu bearbeiten, mit den jeweiligen Business-Objekten zu verknüpfen und zu archivieren.

Workflow-Tool zur Steuerung von Prüfungs- und Freigabeprozessen

Elektronische Workflows zur Dokumentenprüfung & Dokumentenfreigabe können mit dem SAP-Add-on biz²DocumentControl realisiert werden. Mit dem Workflow-Management-Tool lassen sich in Abhängigkeit vom Inhalt des Dokuments automatisch elektronische Workflows zur Dokumentenfreigabe initiieren und zielgerichtet steuern, sodass die relevanten, erforderlichen Prozessbeteiligten gemäß des Genehmigungsverfahren am elektronischen Workflow beteiligt werden. Dies ist auch für Nicht-SAP-User oder von unterwegs via Web oder E-Mail, sogar via E-Mail ohne Internet-Verbindung möglich, z.B. im Flugzeug oder im Zug.

SAP-Add-on zu Einbindung von E-Mails und MS-Office

Mit dem SAP-Add-on biz²Office lassen sich Dokumente und Inhalte bidirektional zwischen SAP und MS-Office synchronisieren. Das Add-on bildet beide Welten ab: Werden Daten in Microsoft-Office oder SAP geändert, so werden sie im jeweils anderen System automatisch aktualisiert. Das Tool eignet sich außerdem zur automatischen Erzeugung von Microsoft Word-Dokumente mit Daten aus SAP (z.B. personalisierte Mitarbeiteranschreiben). Diese lassen sich mit wenigen Klicks automatisch erstellen und direkt mit aktuellen Daten aus SAP befüllen.

SAP-Add-on zur Visualisierung von elektronischen Akten

Mit dem Dokumentenbrowser biz²Explorer lassen sich elektronische Aktenstrukturen als "eAkte" direkt in SAP abbilden. Das heißt, dass Informationen nicht mehr mühsam durch unzählige Transaktionssprünge in SAP zusammengesucht werden müssen, sondern dass sich diese direkt im SAP-Interface strukturiert anzeigen lassen. So lassen sich alle businessrelevanten Objekte sowie deren Abhängigkeiten und Verknüpfung zu Dokumenten verwalten.

SAP-Dokumenten-Viewer

Anders als Plug-in-Viewer, bei denen sich die Anwender komplett außerhalb der SAP-Business-Logik und den jeweiligen Berechtigungen befinden, ist der SAP-Dokumentenviewer biz²Viewer von inPuncto tief in SAP integriert und wird auch von SAP aus gesteuert, sodass entsprechende Berechtigungen für die Dokumentbetrachtung und -bearbeitung übernommen werden können. Dies ist besonders in sensiblen Bereichen von Unternehmen und Organisationen von großer Bedeutung, z.B. im Personalbereich.

SAP-Add-on für die Archivierung

Die SAP-Archiv-Software biz²Archiver von inPuncto ist SAP-zertifiziert und deckt alle Ablage- und Archivierungsformen ab. Im Gegensatz zu einem Content-Server ist das inPuncto Archiv ein gesetzeskonformes SAP-Archiv, das auch zur vollständigen Komprimierung und Verschlüsslung von Daten und Dokumenten dient. Mit dem inPuncto-Zusatzmodul für Crypto- bzw. Verschlüsselungstechniken wird eine normale Festplatte zu einem WORM-fähigen Medium.

Dank der inPuncto Add-ons lässt sich ein bereits vorhandenes SAP-System gezielt um Zusatzfunktionen zur automatischen Dokumentenverarbeitung, Dokumentenerzeugung und Dokumentenarchivierung erweitern. Da die Software modular und flexibel ist, können die einzelnen Tools auch miteinander kombiniert und kundenspezifisch angepasst werden.

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7. Fogra Colour Management Café – „Inline-Farbmessung – Neue Möglichkeiten in der Qualitätssicherung“

Das nächste Colour Management Café findet am 6. Juni 2018 in den Räumlichkeiten des Fogra Forschungsinstituts für Medientechnologien e.V., Aschheim bei München, statt. Ab 15 Uhr haben die Teilnehmer die Möglichkeit, sich entweder via Online-Teilnahme oder live vor Ort zum Thema Inline-Spektralmessung zu informieren.

Dr. Michael Dattner und Tobias Enk (BST eltromat International) stellen auf Basis aktueller Forschungsergebnisse vor, wie die Inline-Spektralfarbmessung industrietauglich wird.

Generell wird durch die Verwendung spektraler Daten eine konsistentere Farbdatenkommunikation ermöglicht; eine in den Workflow integrierte, automatisierte Inline-Spektralmessung generiert daher für den Nutzer einen Mehrwert entlang der gesamten Wertschöpfungskette.

Wie dies in der Praxis funktioniert, wird beim Fogra Colour Management Café vorgestellt.

Die Anmeldung erfolgt per E-Mail an cmcafe@fogra.org. Weitere Informationen hierzu sind auf der Veranstaltungswebseite zu finden: www.fogra.org/cmcafe/

Zu diesem Thema ist auch gerade das Fogra-Extra 38 erschienen mit dem Titel „Einsatzmöglichkeiten und Potenziale von Inline-Spektralmessgeräten“. Es steht zum kostenlosen Download auf der Fogra-Website bereit.

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